Voyages d’affaires : Comment savoir si votre système de gestion de notes de frais est efficace?

Les entreprises ayant mis en place une solution informatique de gestion des notes de frais ont souvent l’impression que leur système est globalement fluide et performant. Mais cela repose plus sur une impression générale (faible taux de plainte des utilisateurs notamment), que sur un véritable audit. Alors comment mesurer la réelle efficacité d’un système de gestion des notes de frais de voyages d’affaires ? Sans KPI ou benchmark d’initiatives similaires menées dans d’autres entreprises, la tâche semble ardue, voire impossible.

Traditionnellement, les agences de voyage délivrent une prestation plutôt honorable pour leurs clients professionnels en matière de benchmark sur les tarifs pratiqués ou de reporting sur les voyages réservés. Elles sont notamment capables de donner de précieuses informations sur les tarifs moyens de billets d’avion ou de nuits d’hôtel et de fournir des rapports indiquant par exemple le pourcentage de réservations effectuées en ligne ou encore de réservations confirmées auprès d’une compagnie aérienne ou d’une chaîne hôtelière sous contrat avec l’entreprise.

Cependant, les rapports fournis par les agences ne donnent généralement aucune indication sur la gestion des notes de frais liés aux voyages d’affaires. Et sans ces indications, il est bien difficile d’évaluer les performances réelles d’un programme de voyages d’affaires. Dépensons-nous à bon escient ? Remboursons-nous rapidement les frais engagés par nos salariés ? Notre processus de traitement des notes de frais est-il efficace ? Ces questions courantes que les entreprises doivent se poser conduisent à définir des KPI au sein de leur outil de gestion des dépenses afin de pouvoir mesurer les performances d’un programme, les comparer avec les performances d’autres acteurs du marché et suggérer des améliorations.

Un manque à combler

Voici huit indicateurs de performance pour optimiser les performances d’un programme de gestion de notes de frais liés aux déplacements professionnels :

1. Taux d’audit des dépenses. Cet indicateur mesure le pourcentage de notes de frais que la comptabilité vérifie manuellement. L’objectif étant de maintenir ce taux le plus bas possible et de pouvoir le comparer avec d’autres acteurs pour décider ou non d’apporter des modifications.
2. Taux de conformité des notes de frais. Quel est le pourcentage des notes de frais approuvées qui sont conformes aux règles de l’entreprise ? Théoriquement l’entreprise doit viser 100%.

3. Délai d’approbation des dépenses. Les salariés sont-ils remboursés rapidement ou y a-t-il un délai de plusieurs semaines avant que l’argent soit versé sur leur compte ? Ce délai joue sur la satisfaction des salariés et sur les prévisions de trésorerie.

4. Longueur de la chaîne d’approbation. Combien de personnes en moyenne doivent approuver une note de frais avant que celle-ci soit remboursée ? Cet indicateur est important car la longueur excessive de la chaîne d’approbation peut avoir une incidence sur le délai d’approbation des dépenses et sur les deux critères suivants.

5. Ancienneté moyenne des notes de frais. Sous quel délai les salariés remettent-ils leurs notes de frais ? Les cycles longs nuisent à la visibilité et à la clôture des comptes. Normalement, ils devraient se compter en jours ou en semaines. Au-delà d’un mois, les équipes achats doivent revoir leur programme.

6. Ancienneté moyenne des frais réglés par carte. Beaucoup d‘entreprises souhaitent mieux contrôler le délai sous lequel les salariés remettent le relevé de leurs dépenses réglées avec une carte bancaire personnelle pour éviter des pénalités qui peuvent s’appliquer au-delà de 30 jours de retard. Des procédures automatisées existent pour encourager les utilisateurs à remettre leurs relevés de paiements par carte rapidement afin d’accélérer la procédure d’approbation et le remboursement.

7. Pourcentage des dépenses réglées par carte de société. Les carte de société offrent de nombreux avantages. Les salariés n’avancent pas de frais et la société peut profiter de tarifs préférentiels. Il est recommandé de généraliser l’adoption de ces cartes et d’augmenter le pourcentage des dépenses réglées par ce biais.

8. Economies moyennes réalisées. Les entreprises qui traitent encore manuellement les notes de frais peuvent estimer le potentiel d’économies qu’elles pourraient réaliser en automatisant leurs processus. Il s’agit d’évaluer le nombre de notes de frais traitées et les économies réalisables grâce à l’automatisation. C’est une mesure intéressante à suivre la première année de la migration et à communiquer aux parties prenantes.
Ces huit indicateurs couplés au benchmarking avec les pairs sont utiles pour évaluer la réussite d’un programme de travel & expense. Et c’est un bon moyen d’encourager les entreprises à agir pour optimiser les performances de leur programme.