La conférence annuelle de SAP Concur, le spécialiste des solutions intégrées de gestion des frais et déplacements professionnels, s’est déroulé pour la toute première fois en virtuel, jeudi dernier. L’occasion pour les intervenants, des responsables des différentes composantes du voyage d’affaires, de faire un point sur les évolutions en cours dans le secteur du business travel, à l’heure de la Covid-19.
Sans surprise, l’importance de la santé et de la sécurité en tant que prérequis pour les voyages s’est accrue ces derniers mois, comme l’ont confirmé les intervenants et une récente étude de SAP Concur (lire ci-dessous). Et la notion de « devoir de protection » («duty of care ») des voyageurs est en cours de redéfinition. L’une des préoccupations est notamment de pouvoir localiser en permanence les collaborateurs, partout où ils se trouvent.
Maud Bailly, Chief Digital Officer chez Accor, a invité les professionnels du secteur à davantage travailler ensemble, et notamment sur ces questions sanitaires, aux différents niveaux de la chaîne du voyage, pour proposer une expérience «end to end» sans rupture, «afin de rassurer les voyageurs d’affaires du début à la fin du voyage». Des hôtels aux aéroports est en effet constaté la multiplication du «sans contact» et autres initiatives visant à diminuer les interactions physiques, notamment par le biais d’une accélération de la digitalisation, comme l’a également souligné Jeff Piatt, directeur Global Travel Meetings & Expense chez Zendesk.
Des politiques voyage à mettre à jour
Aux questions sanitaires s’ajoute la volonté de voyager plus vert, comme l’a noté Ian Flint, directeur général d’Inform Logistics, soulignant la priorité donnée au train et à la voiture au détriment de l’avion, tout en notant aussi l’augmentation du recours au jet privé, le retour très progressif des vols intercontinentaux…
Certains intervenants du Travel Industry Summit ont insisté sur le changement du rôle du responsable des voyages depuis la suspension de la plupart des voyages internationaux (lire aussi notre article de jeudi dernier SAP Concur : le rôle des gestionnaires de voyages évolue avec la crise). Et de recommander aux travel managers de passer en revue leur politique de voyage actuelle, d’effectuer les mises à jour qui s’imposent. L’objectif est de mieux cibler le programme voyage et ainsi de de réaliser des économies. Les grandes entreprises sont nombreuses notamment à penser que les voyages d’affaires, au moment de la reprise, devront être limités aux déplacements indispensables.
Les TM entendent mieux collaborer avec les ressources humaines et leurs dirigeants commerciaux pour déterminer les fonctions commerciales à mener en personne et celles qui peuvent être effectuées en ligne. Une des notifications importantes à mettre à jour, dans la politique voyage, est d’ailleurs cette notion de «voyage essentiel» aux yeux de l’entreprise. Les intervenants ont aussi relevé d’autres changements à venir, soit une réévaluation des produits et services, l’enrichissement des datas à même d’optimiser les dépenses, ou encore une évolution des outils d’approbation intégrés dans le processus de réservation. A l’heure où la flexibilité est de rigueur, Mark Cuschieri, directeur exécutif et responsable voyage chez UBS, ne voit toutefois pas d’évolutions notables en termes d’approbations, mais probablement davantage de notifications.
Paul Klimowicz, Partner chez Deloitte LLP, et Isaac Bowman, Senior Manager chez Deloitte Consulting LLP, ont rappelé pour leur part que la crise était un accélérateur des changements en cours dans le secteur du voyage d’affaires. Ils sont revenus en détail sur les évolutions à venir des programmes de voyage, sur les besoins de mieux intégrer les problématiques de santé et de durabilité, le respect des règles de conformité, une nouvelle organisation du travail (télétravail, partage entre différents lieux…), le bien-être en voyage, la digitalisation accrue des process, le recours plus important aux TMC, OBT et outils déjà existants telle la visioconférence. Sans oublier bien sûr l’usage des datas, afin de mieux savoir qui voyage, où, quand, comment et pourquoi. Le changement c’est donc maintenant. Même si la plupart des acteurs du voyage d’affaires ne s’estime pas prêt pour sa mise en œuvre…
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La santé et la sécurité, préoccupations majeures des voyageurs d’affaires
Une étude menée par SAP Concur, en mai–juin dernier, s’intéresse aux préoccupations et attentes des voyageurs d’affaires, après la Covid-19. Si les données suggèrent que les voyages continueront à jouer un rôle irremplaçable pour répondre à des exigences commerciales, elles révèlent que la protection de leur santé et sécurité en voyage est de la première importance, 65 % citant ce facteur dans leurs trois principales considérations. Les préoccupations majeures quant à la reprise des voyages d’affaires comprennent également le fait de contaminer leurs familles (55 %) et de tomber malade eux-mêmes (53 %). Ces préoccupations pourraient contribuer au stress des employés pendant le voyage. 45 % des voyageurs d’affaires ont déclaré que le voyage en soi était le plus stressant pour eux, soit 50 % de plus que l’année dernière. 26 % pensent que la planification, la réservation et l’organisation de leur voyage, sont les plus stressantes, tandis que 29 % trouvent que les activités post-voyage, telles que remettre les notes de frais et surveiller leur santé une fois de retour chez eux, sont les plus stressantes. En outre, les voyageurs d’affaires considèrent qu’ils sont les principaux responsables de la protection de leur santé et de leur sécurité, une fois que les voyages auront repris (36 %). Cependant, ils comptent également sur leur employeur pour protéger leur santé et leur sécurité (18 %).
