L’importance des achats (5/5) – L’appel d’offres côté prestataires

Beaucoup trop de vendeurs répondent de travers aux appels d’offres et se retrouve hors-jeux dans les premières étapes de la sélection. C’est regrettable et navrant pour les deux parties en jeu.

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Pour ce dernier volet du dossier sur les achats, je vais donner des conseils aux prestataires. Je vous propose donc une petite revue de ce qu’il est bon de faire et éviter lors de la réponse à un RFI/RFQ…

Tout d’abord, apprenez les règles de la procédure d’appel d’offres édictées par le demandeur, avant de commencer à y prendre part. Appliquez les règles sans chercher à les contourner (c’est un phénomène naturel que nous avons tous, car il est plus simple de s’adapter à ce que l’on connait).

Demandez quelle est la pondération des réponses aux questionnaires et si cette pondération n’est pas révélée, demandez les ordres de priorité (amis acheteurs, cette procédure n’est pas réservée aux marchés publics. Elle prouve que vous avez parfaitement identifié l’importance des différents éléments de votre appel d’offres et que donc, votre démarche est construite et réfléchie. Elle prouve votre volonté d’aboutir). Ces questions sont essentielles, car la première chose que fera un acheteur c’est d’éjecter les fournisseurs jugés indésirables.

Les questionnaires de qualification sont donc à prendre très au sérieux ! Alors, identifiez les questions clés. Demandez quels sont les critères éliminatoires et assurez-vous de répondre à toutes les questions. Pour celles connues comme étant capitales, la seule réponse possible est l’affirmative.

Justifiez vos réponses en apportant un minimum de contenu. Attention, de plus en plus, vous serez amenés à présenter des points qui paraissent anodins, mais qui sont en fait des critères clés pour des organisations. Ne négligez donc pas les réponses aux questions touchant les domaines suivants :

  • Politique de développement durable
  • Équité
  • Assurances
  • Bio des intervenants (de plus en plus commun)
  • Expérience passée et références
  • Assurance qualité
  • Politique managériale (turnover en particulier)

En ce qui concerne le dossier de consultation, la première chose à faire est de se renseigner sur les prérequis et les instructions particulières. La seconde est de les relire !!! Quant à la troisième, elle consiste de demander à une autre personne de les lire à son tour. Oui, je sais c’est lourd, mais croyez-moi mon expérience, trop de réponses sont considérées insuffisante, car ce principe de base n’est pas respecté et que l’interprétation a fait son œuvre côté fournisseurs. Sachez qu’il est toujours facile de s’exprimer et pas forcément évident de se faire comprendre. De fait, un RFI/RFQ peut être compris dans un sens différent de celui initialement pensé par l’émetteur.

Préparez une base de données comprenant les informations essentielles susceptibles d’être demandées, copiez les documents transmis et stockez les originaux. Respectez absolument les formats demandés (fichiers Excel en particulier, car l’acheteur croise les réponses et si le format de retour est différent…). Au final, avant de répondre, relisez une dernière fois les instructions et assurez-vous que votre réponse est bien en accord avec ces dernières !

Côté pratique, si des réunions préparatoires sont organisées, assistez-y coûte que coûte. Profitez-en pour poser des questions de reformulation ou de détail (surtout si c’est une réunion de présentation en groupe à plusieurs fournisseurs. Ça déstabilise les adversaires et donne une image positive de votre investissement).

Renseignez-vous sur la méthodologie d’évaluation des offres et surtout sur la pondération et/ou l’ordre de priorité des critères. Vérifiez la tolérance aux potentiels écarts (n’investissez pas de temps si un des critères éliminatoires est impacté).

Si des réunions sont organisées, venez avec vos acteurs clés, mais ne venez pas en armée. Veillez à ce que toute votre équipe soit clairement informée des enjeux et des règles de l’appel d’offres. Tout le monde doit parler le même langage. Amenez des experts si et seulement si cela en vaut la peine. Au final, vérifiez vos outils de présentation et surtout assurez-vous de leur compatibilité (Apple Vs Microsoft…).

Votre temps de parole alloué devra impérativement être respecté même si ce dernier vous parait court. N’argumentez pas avec le leader et surtout n’interrompez pas vos propres intervenants, car c’est un signe de non-coordination. Bien entendu, ne faites pas de promesses inconsidérées (c’est de l’achat/vente. Pas de la politique…).

Pour montrer votre intérêt, n’hésitez pas à prodiguer des conseils basiques et respectez l’ordre et le format des réponses demandées.

Nos conseils

Quoi que vous pensiez, restez concentré sur la demande de votre client et non pas sur ce que votre entreprise peut proposer ! Ne gardez pas pour vous une information potentiellement pertinente. Assurez-vous que votre présentation soit claire et précise. Évitez les acronymes ou bien définissez-les clairement dans un glossaire. Au final, demandez-vous si votre réponse satisfait :

  • Les attentes et espoirs de votre client
  • Les tendances environnementales et de développement durable
  • Le besoin d’innovation
  • La tendance du marché (au sens large)
  • Les potentiels partenariats proposés
  • La stratégie achat de votre client
  • Les éventuelles implications sociales

Les erreurs à ne pas faire

  • Mauvaise interprétation des demandes (services, spécifications…) ou non-respect des spécifications
  • Manque de capacité (croire que la taille importe peu)
  • “Edulcorer” une offre pour la rendre plus attractive
  • Copier/coller (la pire des erreurs, car elle montre votre manque de sérieux et d’attention. C’est pour moi la pire des preuves de non-implication)
  • Penser que le client n’ira pas jusqu’au bout
  • Ignorer les informations du client
  • Transmettre des fichiers autres que des PDF
  • Donner des supports numériques anciennement utilisés (même effacés, ils peuvent parler…)

Conclusion

En règle générale, les réponses convaincantes sont celles orientées client, celles qui disent clairement où est la force (capacité technique, mais aussi commerciale. La marge peut également être détaillée), et celles qui apportent une valeur ajoutée certaine, quantifiable et donc mesurable.

Les réponses apportant de l’innovation stabilisée, factuelle et réaliste seront appréciées. Si en plus elles identifient des risques et y associent un plan d’action, vous serez au top, car un fournisseur, en bon professionnel, doit toujours être de bon conseil. Pensez impérativement et prouvez que votre solution fonctionnera une fois implémentée et qu’elle autorisera un développement futur de votre client.

Pour finir, demandez toujours un débriefing que vous ayez gagné ou perdu (le bon acheteur vous dira toujours oui, car il connait la fiabilité de son modèle de sélection). Notez la période à laquelle aura lieu la prochaine consultation et, si malheureusement vous êtes écartés, notez toutes les informations utiles qui vous permettront de répondre positivement au prochain appel d’offres.

Bonne chance à vous et surtout, soyez Pro !