Dossier (4/5) – Quels support achat pour quelle performance ?

N’ayons pas peur de l’affirmer, la gestion du marché des voyages d’affaires est compliquée, parfois opaque et conditionne la rentabilité même de l’entreprise.

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S’attaquer aux arcanes de ce marché est capital. Encore faut-il avoir une excellente cartographie des dépenses, du marché et des acteurs pour pouvoir attaquer correctement et efficacement les opérations de montée en maturité de la gestion des déplacements d’affaires.

Cartographie obligatoire

Cartographie

Le tableau ci-dessus place les catégories d’achat en fonction de leur complexité et de leur importance. En lui-même, la commodité des voyages d’affaires est compliqué, car il nécessite des connaissances externes au marché de votre entreprise et une expertise dans plusieurs domaines bien différents des uns des autres. Pire, pour un même volume d’achat, l’importance des sous-marchés peut être variable comme le montre l’étendue des flèches présentes sur l’infographie.

Ainsi, gérer l’aérien peut être facile si l’on travaille avec les compagnies low-fare et alternatives, mais peut être beaucoup plus technique et chronophage si l’on travaille avec la compagnie nationale. Idem pour l’hôtellerie où vous serez peut-être tentés de passer par un agrégateur. Je ne parle même pas des outils que je n’ose pas mettre dans le graphique précédemment présenté…

La question de la sous-traitance est donc légitime, car l’externalisation présente de nombreux avantages. La réduction des coûts et de délais de mise en œuvre, la meilleure flexibilité ainsi que la valeur ajoutée due à l’apport d’experts ayant une connaissance pointue de leur secteur sont autant de facteurs permettant à une entreprise d’accélérer les process achat et donc de contrôler ses dépenses. Mieux, la charge étant inconstante, l’apport de ressources externes va lisser votre activité et accélérer les procédures.

En revanche, il faut considérer certains inconvénients et y remédier au maximum, car lorsqu’une entreprise sous-traite une activité, il y a forcément une perte de contrôle direct du marché due au transfert de savoir-faire qu’implique cette stratégie.

Un process chronophage

Sur le plan de la chronologie, au fil de mes différentes expériences, j’ai constaté qu’il faut en moyenne compter passer 1 an par M€ dépensés pour un équivalent temps plein pour traiter un marché dans sa totalité !

Un process chronophage

De fait, je vous conseille d’utiliser les outils suivants :

  • Cartographier vos dépenses en mettant toutes les sources sur la matrice complexité/importance montrée dans la première infographie
  • Tenter d’établir une timeline (matrice ressources/temps) adaptée à vos besoins de contrôle en utilisant le ratio 1 an/M€/ETP (equivalent temp plein)
  • Définir quelles tâches devraient être sous-traitées ou quelles compétences seraient nécessaires pour accélérer les traitements.

Trois solutions s’offrent alors à vous

  • Dédier une équipe spécifiquement (stagiaires, experts, consultants…) adaptée au management de ce marché (cas des budgets supérieurs à 10M€)
  • Faire appel à des ressources extérieures via l’utilisation du conseil (cas des marchés supérieurs à 5 M€)
  • Faire appel à une TMC intégrant les outils de réservation, de paiement et de gestion des déplacements (cas des marchés inférieurs à 5 M€)

Cette troisième solution est idéale pour les dépenses inférieures à 5M€, car elle doit vous permettre de faire appel à de nouveaux entrants capables de maîtriser pour vous la totalité de la chaine achat au travers d’un contrat de sous-traitance de 3 années (idéalement). Cela ne vous empêchera pas de faire votre travail de TM ou d’acheteur voyage, mais vous apportera un support expert vous délestant des tâches chronophages, vous donnant du pouvoir de négociation (grâce à la massification des achats) et surtout qui lissera votre charge.

Cette cartographie sera présentée aux prétendants lors des appels d’offres et votre tâche consistera alors à apprécier leur approche dans l’assistance de cette mission.

L’agence peut représenter peu (2 à 3% du budget des déplacements), mais doit être un vecteur de performance (temps/coûts) pour votre entreprise. Veiller à ses process, son approche technico-commerciale et à sa rentabilité est donc capital et ça tombe bien, car ça, c’est justement le travail de l’acheteur qui devra raisonner en obligation de résultat et non de moyen.