E-Masterclass GBTA (3/3) : « le small meeting pour réengager les équipes ! »

Dans le cadre de sa dernière Masterclass, organisée la semaine dernière en digital, la GBTA France a consacré une demi-journée aux évolutions en cours dans la filière du tourisme d’affaires à l’heure du covid. Après avoir relayé les points de vue de l’acheteur MICE puis du fournisseur, coup de projecteur aujourd’hui sur celui d’un venue finder, Bird Office.

« Cap sur 2021 : Comment faire face à la multiplicité des lieux de travail et réengager ses équipes grâce aux small meetings ? », tel était l’intitulé d’une des sessions animée par un partenaire de la GBTA, Bird Office, un spécialiste de la sélection et de la recommandation de lieux, ayant organisé plus de 12.000 réunions et séminaires en 2019, et développé ces derniers mois des offres articulées autour des événements virtuels et du télétravail.

Dans la période actuelle, on sait les questions sanitaires prioritaires et le sujet de l’engagement RSE plus que jamais au cœur des préoccupations des entreprises. Arnaud Katz, le président-fondateur de Bird Office, a souhaité surtout revenir sur trois autres phénomènes majeurs : le maintien des small-meetings au niveau d’avant la crise lors des périodes hors confinement ; le boom des événements virtuels ; l’explosion du télétravail.

Avec la crise, le réengagement des équipes passe donc par les small-meetings d’un côté, les événements virtuels de l’autre. « L’activité small-meetings a repris dès le déconfinement en juin. Pas trop les grands groupes compte tenu des mesures de restrictions fortes. Les ETI, en revanche, ont vraiment ressenti le besoin de se retrouver, pas à 200 personnes mais dans le cadre de petites réunions de moins de dix personnes. Et nous avons retrouvé le même nombre de small meetings qu’avant la crise« , a constaté Arnaud Katz (photo). « Ces derniers ont très bien marché à la rentrée ce mois de septembre, jusqu’à l’apparition des premières mesures de restriction gouvernementales menant au reconfinement. Et là, on s’est retrouvé avec des chiffres de demandes d’événements digitaux incroyables« .

L’événement virtuel repose sur trois grands piliers : créer du lien et maintenir la cohésion d’équipe ; récompenser les équipes ; acquérir des connaissances. « A court terme, il répond à un besoin fort. Et même s’il se fait nettement plus rare demain, il présente de nombreux avantages« . On citera notamment la possibilité de réunir des équipes assez éloignées les unes des autres, de bénéficier d’audiences plus larges sans contraintes géographiques, d’éviter d’avoir à régler des questions de sécurité, de réduire ses coûts et son empreinte carbone…

Les conférences et les teambuildings sont les deux types d’événements virtuels qui fonctionnent bien, a poursuivi Arnaud Katz : « Côté teambuilding, les acteurs se sont adaptés, avec une offre très diversifiée, et notamment un boom sur les box. Sur les conférences, il existe des outils élaborés, y compris des solutions françaises très sécurisées« .

Sur le small meeting, l’évolution favorable va de pair avec un nombre de participants en baisse, une durée qui se réduit, une tendance vers des événements et des réunions qui nécessitent moins de temps de transport. « Mais l’objectif est clairement d’en faire davantage, de manière plus régulière. Nous pensons que cela sera l’une des grandes tendances de 2021 » a noté Arnaud Katz qui estime que les réservations pour ces réunions de petites tailles doivent être davantage automatisées. Et de constater que la demande se porte vers des lieux atypiques et décalés, des événements expérientiels qui suscitent des émotions, des variétés de formats et supports tels des ateliers/workshops, jeux de rôles, murs tactiles, réalité virtuelle…

Quand le bureau devient espace de socialisation

Le bureau flexible est une autre évolution en cours. « Le bureau était jusqu’à présent l’endroit où l’on venait travailler. Il doit devenir aussi le lieu où l’on se retrouve, où l’on crée du lien social, où l’on trouve des idées et où l’on fait avancer les projets« . Sur la forme, on peut ainsi constater que les bureaux de demain ressembleront de plus en plus aux espaces de coworking d’aujourd’hui.

Il doit dans le même temps être vecteur de la culture d’entreprise, le lieu d’engagement des collaborateurs. Cette évolution du rôle du bureau est liée en grande partie au développement du télétravail, dont on ne sait aujourd’hui quelle sera la place une fois la crise terminée.

«The Island», le nouveau siège parisien de Pernod Ricard © Frédéric Baron-Mori Interior design by Saguez & Partners

En avril dernier, du jour au lendemain, le télétravail explose et concerne un actif sur cinq (2 à 3% avant la crise). A la sortie du premier confinement, une enquête de Malakoff Humanis notait que 73% des collaborateurs souhaitaient sa poursuite (de manière régulière pour 32%, ou ponctuelle pour 41%). De nombreux avantages étaient mis en avant, dont un meilleur équilibre entre vie personnelle et professionnelle, un moyen d’éviter de perdre du temps dans des transports en commun bondés, l’occasion de s’éloigner de centres-villes où l’on vit dans des logements plus étroits… Or, début septembre, le télétravail à plein temps ne concernait plus qu’un français sur sept….

« Les entreprises et les collaborateurs ne sont pas prêts, pas formés, pas toujours dotés des équipements adaptées. Sur ce point, nous pensons que 2021 sera l’année structurante, celle au cours de laquelle seront créées les bonnes conditions de l’environnement de travail« , prévoit Arnaud Katz. Mais le télétravail brasse parfois son lot d’inconvénients, et notamment une frontière poreuse entre vie personnelle et professionnelle, des conditions de travail compliquées en famille ou au contraire source d’isolement. D’où la nécessité de donner de bons outils au collaborateur, y compris ceux qui maintiennent le lien avec les autres collaborateurs (Slack, Teams).

Le patron de Bird Office a conclu en rappelant que télétravail ne signifiait pas obligatoirement travail à la maison. Un accord signé récemment entre syndicats et patronat sur sa définition a d’ailleurs relié ce lieu de travail au « lieu d’habitation du salarié ou à un tiers-lieu comme par exemple un espace de coworking, de façon régulière, occasionnelle, ou en cas de circonstances exceptionnelles ou de force majeure ». Une définition qui ouvre la porte à de nouvelles flexibilités pour les entreprises…