«Annuler, Reporter ou Transformer ? Comment transformer un événement présentiel en expérience en ligne», tel était le thème de l’atelier collaboratif organisé cette semaine par certains «chapitres» de Meeting Professionals International (MPI), en l’occurrence ceux de France et Suisse, de Belgique et de Montréal-Québec.
Ce MPI Online Workshop, ayant réuni 120 personnes en ligne, des annonceurs et acteurs du MICE, était l’occasion de présenter les fonctionnalités des outils de visioconférence (notre article Visioconférence : Zoom et les autres, des outils dans l’air du temps).
Maarten Vanneste, président du Meeting Design Institute, a rappelé à cette occasion que l’industrie de l’événementiel et du tourisme d’affaires devait s’approprier ces nouveaux outils digitaux, que ceux-ci faisaient désormais partie intégrante de son quotidien. Ils sont adaptés notamment aux événements de grosses tailles, les audiences des webinaires pouvant être très élevées, jusqu’à 50 000 participants, et même au-delà. «Mais le flux va dans un seul sens, a-t-il précisé, on peut poser des questions mais pas générer des conversations et utiliser des outils d’interactivité comme c’est le cas pour des réunions et des petites conférences. Cela permet de toucher en effet beaucoup de monde mais cela nécessite de se doter d’un peu de matériel, de recourir à un petit studio TV».
Julien Hallier, co-fondateur de Destination Pologne, a pour sa part noté que le digital n’était pas adapté à tous les événements MICE : «On ne peut pas organiser un incentive en ligne, à la différence de congrès et conférences thématiques».
Les intervenants de l’atelier se sont notamment interrogés sur les avantages comparés entre un événement présentiel et une expérience en ligne. A été notamment posée la question suivante : quels sont aujourd’hui les aspects sur lesquels un événement online est plus efficace qu’un offline ? La souplesse d’une expérience en ligne est probablement l’un des premiers atouts, lié à l’amélioration des outils de visioconférence, à leur perfectionnement, à des modes d’interaction performants. Mais le premier argument est probablement d’ordre financier.
«Le rapport est de un à dix entre une conférence virtuelle et une conférence physique» constate Claude Foubert, directeur de l’agence Vert Com. Outre le coût, le temps à consacrer pour organiser un événement présentiel ou en ligne n’est en rien comparable. Un autre atout d’une manifestation digitale est bien sûr la dimension durable. Les entreprises peuvent faire valoir une forme d’engagement en faveur de l’environnement. Elles suppriment en effet la consommation d’énergie liée aux déplacements, les déchets de plastique, de papier et de matières organiques générés lors d’un événement présentiel.
On notera sur ce point, les atouts d’un événement multi-hub. Il peut être intéressant en effet d’organiser des réunions structurés autour de plusieurs clusters, des gens se retrouvant physiquement dans des espaces dédiés, par exemple à Paris, Buenos Aires, New York et Singapour, avant d’être reliés les uns aux autres par visioconférence. Une telle option permet aux entreprises de profiter des atouts à la fois d’une rencontre physique et d’une expérience digitale, tout en améliorant leur bilan carbone, les participants ayant moins de distance à parcourir, et le train pouvant être privilégié au détriment de l’avion.
«L’avenir n’est pas aux conférences virtuelles, affirme pourtant Claude Foubert. Je pense qu’elles resteront d’abord des solutions complémentaires. Et nous reviendrons aux conférences physiques après la crise, car le réseautage est indispensable, ça ne se remplace pas».
Régine Brice, chargée des privatisations et de l’événementiel au musée du Louvre-Lens, est convaincu elle aussi que le contact humain et la convivialité resteront des atouts essentiels en faveur des événements physiques.
Les acteurs du secteur reconnaissent dans le même temps qu’ils disposent de peu de recul pour affirmer que tout redeviendra comme avant une fois la crise derrière nous. Et rares sont ceux qui s’avancent pour affirmer que la visioconférence prendra de manière durable des parts de marché conséquentes aux événements présentiels…
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