Avec l’épidémie de coronavirus, la visioconférence a le vent en poupe et marque des points. A l’initiative de l’association MPI, des acteurs du MICE ont échangé sur les outils permettant d’organiser conférences virtuelles, réunions en ligne et autres webinars.
L’initiative de Meeting Professionals International (MPI) s’est inscrite dans le cadre du Global Meetings Industry Day. Ses chapitres France-Switzerland, Belgium et Montréal/Québec, en partenariat avec le Meeting Design Institute, ont organisé cette semaine un atelier collaboratif en ligne, sur le thème «Annuler, Reporter ou Transformer ? Comment transformer un événement présentiel en expérience en ligne». Cette réunion digitale a réuni plus de 120 personnes, annonceurs et spécialistes du MICE.
Cet MPI Online Workshop a surtout permis de faire un point sur les outils de visioconférences, en plein boom aujourd’hui, à l’heure du coronavirus. Certains sont d’ailleurs dédiés spécifiquement au MICE. On peut citer Webex Meetings, Jitsi (open source), Skype Business, Digicast, Microsoft Teams, RingCentral, Meet (Google), GoToMeeting, voir les françaises Klaxoon et Livestorm… D’autres entreprises opèrent à la marge, telles Zen Organisation et Experteam by Magma proposant des team building en visioconférence, ou Virtway organisant des événements virtuels 3D interactifs.
Zoom est bien sûr la star du moment. Son succès est tel que son nom est entré dans le langage commun quand il s’agit d’organiser une réunion («on se fait un zoom?»). Mais l’entreprise américaine est aujourd’hui vivement attaquée pour ses failles techniques. Et de nombreuses administrations et entreprises n’autorisent plus le recours à l’application (*). Or, les acteurs du MICE s’accordent pour reconnaître que les questions de sécurité sont un point clé dans l’organisation d’événements en ligne, et davantage dans certains secteurs que dans d’autres.
A défaut d’avoir pu tester les outils «ad hoc» dédiés au MICE, dont les retours par les professionnels du secteur sont le plus souvent très positifs, il faut bien reconnaître les atouts de Zoom sur ce segment de la visioconférence. Dans le cadre de son usage, Maarten Vanneste, président du Meeting Design Institute, s’est employé à prodiguer quelques conseils, et à passer en revue ses fonctionnalités.
Au préalable, mais cela dépend bien sûr de la taille de la réunion, le mieux est de choisir un participant de confiance en tant qu’organisateur, afin d’alléger la tâche d’approbation et d’accès des participants, de régler d’éventuels détails techniques, d’animer l’événement et de modérer la messagerie, seul ou avec d’autres personnes s’il y a plusieurs ateliers.
Dans le cadre d’une visioconférence, «il est important de voir tout le monde, pour des questions de convivialité mais aussi de sécurité», a d’abord indiqué Maarten Vanneste. «Il faut ainsi veiller à ce que chaque participant active non seulement sa webcam, mais puisse être identifiée en ayant bien renseigné l’outil avec son nom et celui de son entreprise». Une récente enquête a révélé, sur ce point, que le recours à la vidéo lors des appels variait beaucoup d’un pays à l’autre. Chez Zoom, on constate ainsi que les caméras sont utilisées dans 60 % des cas en Norvège, 37% en France, 22% en Inde… Ces différences s’expliqueraient notamment par la qualité des connexions internet, très variable selon les pays…
Maarten Vanneste a ensuite fait la démonstration de différentes fonctions. L’animateur a pu très facilement organiser les aller-retours entre la «plénière» et des ateliers réunissant un nombre restreint de participants (sur Zoom par exemple, une plénière peut être éclatée en cinquante «breakout rooms»). Il a lui-même fixé le nombre de participants (six) et la durée des ateliers. Et tous les participants ont rebasculé vers la plénière une fois ce temps écoulé.
Autre constat, qu’il s’agisse d’une plénière ou des différents ateliers, il est très facile d’effectuer des présentations powerpoint, de diffuser des vidéos (des speakers peuvent même enregistrer leurs interventions au préalable via leur webcam), de se voir présentées des séries de questions et sondages, avec les résultats des votes qui apparaissent presque instantanément… Pendant toutes les interventions, les participants peuvent échanger des infos texte via la messagerie instantanée, et entre eux dans le cadre de discussions privées. Les sessions peuvent être enregistrées, voire diffusées en direct sur Youtube Live pour toucher un public plus large.
Un traducteur anglais-français a par ailleurs œuvré pendant l’événement. Mais le recours à un tel service génère bien sûr un coût additionnel. Et tous les participants n’ont pas pu accéder à cette fonction traduction. A ce titre, l’organisateur, avant une réunion, peut vérifier que tous les participants bénéficient des différentes fonctions souhaitées. Cela peut en effet varier selon plusieurs paramètres, dont le choix de la version gratuite (nombre d’utilisateurs plafonné à 100 et durée à 40 minutes). Autres suggestions : vérifier les environnements graphiques si l’on utilise plutôt Mozilla, Chrome ou Explorer comme navigateur, et s’assurer de la qualité des connexions internet, selon les lieux où vivent/travaillent les différents participants.
Maarten Vanneste est ensuite revenu sur une autre option, la transformation d’un événement hors ligne en réunion multi-hub. Il peut être intéressant en effet d’organiser des réunions structurés autour de plusieurs clusters, des gens se retrouvant physiquement dans des espaces dédiés, par exemple à Paris, Buenos Aires, New York et Singapour, avant d’être reliés les uns aux autres par visioconférence. «Cela est plus compliqué à organiser et nécessite un peu de matériel. Mais on peut ainsi relier une vingtaine de villes différentes en même temps. Et ce choix permet aux gens de se retrouver physiquement et de réseauter», a ainsi souligné le président du MDI.
Lire aussi notre article Visioconférence (2) : l’événement présentiel vs l’expérience en ligne
(*) Zoom rencontre le succès mais inquiète ! Le nombre d’utilisateurs quotidiens de l’application a été multiplié par 20 en trois mois ; environ 200 millions de personnes se seraient connectés chaque jour en mars. La plateforme détiendrait à elle seule 20% de parts du marché mondial. Des experts informatiques ont toutefois relevé une série de problèmes de confidentialité et de sécurité, des fragilités susceptibles d’être exploitées par des hackers ou des espions. L’entreprise aurait par ailleurs partagé des informations sur certains de ses utilisateurs avec Facebook, et recherché des profils LinkedIn des utilisateurs à leur insu. Zoom a réagi, débauché l’ancien responsable de la sécurité de Facebook, et annoncé qu’elle allait masquer l’identifiant des réunions. Mais la réputation de l’entreprise est entachée, et de nombreux États et entreprises interdisent désormais à leurs collaborateurs d’utiliser l’application, tels Google, le Sénat américain et le gouvernement allemand.
