Tribune Ch. Drezet – Les travel managers doivent se préparer à une rentrée de changements

Tribune Ch. Drezet - Les travel managers doivent se préparer à une rentrée de changements

Christophe Drezet, directeur associé au sein d’EPSA GROUPE conseille les entreprises sur les tendances du moment. Dans cette tribune, il parle de la nouvelle donne post-Covid du voyage d'affaires, à laquelle les travel managers devront être attentifs.

Malgré quelques alertes liées à la diffusion de certains variants, ces dernières semaines, l’espoir d’une reprise des déplacements professionnels pour le second semestre 2021 s’est confirmée. L’assouplissement des mesures gouvernementales, la réouverture des frontières, la vaccination ou encore l’intention d’une reconnaissance mutuelle des passeports vaccinaux pour les pays membres du G7 sont autant de signes encourageants d’une reprise.

Un autre indicateur annonçant cette reprise, c’est la volonté des employés à voyager, d’après une étude GBTA publiée le 17 juin menée auprès des professionnels du voyage d’affaires (travel manager et acheteurs), les entreprises estiment que 77% de leurs employés sont plutôt disposés à reprendre les voyages professionnels dans le contexte actuel. 

Une nouvelle PVE

Un retour au premier plan donc pour les voyages d’affaires mais pas comme dans le monde d’avant. Comme l’explique Yann Le Goff dans son article du 2 Juin sur le réseau professionnel LinkedIn, la politique d’avant crise ne sera pas celle de demain. Les entreprises ont pris conscience qu’il existe des alternatives au voyage d’affaires et que cette période est l’occasion de repenser la façon de consommer le voyage.

Un nouveau mode de consommation pour les entreprises mais aussi de nouvelles habitudes pour les employés, qui sont à la recherche d’un nouvel équilibre entre télétravail, travail présentiel et déplacements professionnels. Selon une étude menée par Malakoff Humanis, à la suite des mesures de travail à distance, 73% des employées souhaitent continuer à travailler chez eux, 32% de manière régulière et 41% ponctuellement.

Relations externes

Outre ces changements internes aux entreprises, cette période a également modifié les relations externes du travel manager. En effet la crise sanitaire a fortement impacté le paysage fournisseur du voyage d’affaires, certains acteurs ont liés des partenariats entre eux ou d’autres ont racheté leurs concurrents. Il sera donc important pour le travel manager d’intégrer ces composantes dans la préparation à la reprise des déplacements professionnels.  Afin de préparer et structurer cette reprise, le travel manager pourra s’organiser en trois étapes.

La première consistera à intégrer les nouvelles attentes de l’entreprise liées aux déplacements professionnels. Cela pourra se traduire par l’intégration de nouvelles règles dans la politique voyages ou encore l’intégration de process sécurité avec un workflow d’approbation spécifique pour certaines destinations à risque par exemple. Afin d’appréhender au mieux cette partie et répondre aux besoins des voyageurs, il sera pertinent pour le travel manager de définir les contours de ces changements avec les départements sécurité/sûreté ainsi qu’avec le département RH afin de mesurer les impacts associés à l’instauration des nouvelles règles.
Les nouvelles directives actées, il conviendra d’intégrer ces changements dans les outils de réservation qu’utilisent les voyageurs.

Process de réservation

La seconde étape consistera à mettre à niveau les process de réservation des déplacements en fonction des modifications apportées. Le travel manager devra s’assurer que ces nouvelles directives soient correctement retranscrites sur les outils de réservations en ligne. Cette phase de paramétrage effectuée, il devra mener un audit complet sur le chargement des tarifs négociés et une vérification des moyens de paiement.

Le process et l’outil de réservation en ordre de fonctionnement, il faudra ensuite préparer un plan de reprise avec l’agence de voyages. Pour de nombreuses agences, les équipes sont depuis plusieurs mois en activité partielle. Il faudra donc anticiper et s’assurer la disponibilité d’un nombre d’agents de voyages suffisant pour absorber les demandes de réservations. Cela pourrait se traduire par un suivi de l’activité hebdomadaire avec l’agence durant les premiers mois par exemple.

Communication

La dernière étape clé pour le travel manager sera axée sur la communication auprès des voyageurs. En effet il sera primordial d’informer les collaborateurs des consignes liées à la reprise des voyages d’affaire et de les sensibiliser sur les mesures mises en place concernant les principales destinations sur lesquelles ils seraient amenés à se déplacer. Une fiche contact pourra être établie avec des liens permettant d’obtenir les formalités sanitaires et de rappeler les points de contacts agences et sécurité.

L’été sera donc animé pour les travel managers ! Mais ils pourront s’appuyer sur les différents acteurs qui composent leur écosystème travel pour s’assurer une reprise sécurisée des déplacements professionnels.  Bonnes vacances