Événementiel : le format hybride trouve ses marques entre présentiel et virtuel

Quel sera l’avenir de la visioconférence dans le MICE après la crise ? L’événement hybride est une solution dans l’air du temps, permettant aux entreprises de profiter des atouts à la fois d’une rencontre physique et d’une expérience digitale… tout en améliorant leur bilan carbone.

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Le recours à la visioconférence a explosé pendant l’épidémie de coronavirus. L’usage de certains outils est en plein boom aujourd’hui, à commencer par Zoom. Certains sont dédiés spécifiquement au MICE. On peut citer Webex Meetings, Jitsi (open source), Skype Business, Digicast, Microsoft Teams, RingCentral, Meet (Google), GoToMeeting, voir les françaises Klaxoon et Livestorm… D’autres entreprises opèrent à la marge, telles Zen Organisation et Experteam by Magma proposant des team building en visioconférence, Jumpin organisant des soirées virtuelles et Virtway des événements 3D interactifs. Et une entreprise française telle Eventmaker, spécialisé dans l’organisation d’événements en ligne de 50 à 1500 personnes, a récemment levé 1,3 million d’euros pour développer son offre sur l’event software.

DéplacementsPros.com a consacré récemment deux sujets à la visioconférence, l’un sur l’usage de cet outill (Visioconférence (1/2) : Zoom et les autres, des outils dans l’air du temps) et l’autre sur les atouts et handicaps d’une expérience en ligne, voir d’un événement multi-hub (Visioconférence (2/2) : l’événement présentiel vs l’expérience en ligne).

La question se pose aujourd’hui de savoir quelle sera la place de la visioconférence après la crise. «L’avenir n’est pas aux conférences virtuelles, affirmait récemment Claude Foubert, directeur de l’agence Vert Com, lors d’un webinar organisé notamment par le chapitre France et Suisse de Meeting Professionals International (MPI). Je pense qu’elles resteront d’abord des solutions complémentaires. Et nous reviendrons aux conférences physiques après la crise, car le réseautage est indispensable, ça ne se remplace pas». Régine Brice, chargée des privatisations et de l’événementiel au musée du Louvre-Lens, est convaincu elle aussi que le contact humain et la convivialité resteront des atouts essentiels en faveur des événements physiques.

Julia Cabrera, corporate event manager chez Philips, intervenante dans un récent webinar «L’industrie Meetings&Events, le monde d’après ?» organisé par la GBTA (Global Business Travel Association) , pense en revanche qu’un format hybride va s’imposer dans les prochains mois : «Nous avons connu une explosion des réunions virtuelles car on n’avait pas le choix ces dernières semaines. C’était indispensable pour garder le lien entre collaborateurs. Cependant, je pense que la tendance à court et moyen terme va plutôt s’orienter vers l’événement hybride, un mélange de présentiel et de virtuel, dans lequel on a des hubs, des petits groupes de 10, 15, 20, 25 personnes, qui sont dans leurs bureaux, dans un hôtel ou un lieu de réception, ensemble dans ce même lieu, et se connectent à d’autres hubs en France ou ailleurs dans le monde».

Une fois l’activité revenu à un niveau nominal, les entreprises mettront le curseur là ou elles le souhaitent, en fonction de paramètres qui leur sont propres, qu’il s’agisse du budget alloué, de l’expérience passée dans l’organisation d’événements virtuels. Et leur politique RSE jouera aussi un rôle important.

Un événement virtuel ou hybride n’est toutefois pas aussi simple à organiser qu’une réunion en petit comité sur des plateformes de type Zoom et Microsoft Team. «Il faut prévoir une vraie mise en scène, du contenu conçu par quelques-uns pour l’ensemble, avec la volonté de créer une expérience pour les participants» rappelle Julia Cabrera. Sur ce point, l’idéal est de se rapprocher des agences événementielles qui accompagnent, jouent le chef d’orchestre et gèrent les questions techniques.

Faiz Mimita (directeur commercial de BCD Meetings&Events), l’animateur du webinar GBTA, a d’ailleurs invité les agences événementielles, qui sont pour beaucoup d’entre elles devenues familières de ces outils pendant la crise, à devenir de véritables experts en matière d’organisation d’événements virtuels, et à voir comment elles peuvent intégrer cette nouvelle expertise dans leurs offres.

Cette expertise répond à de véritables challenges, dont le premier est de savoir comment capter et conserver l’attention des participants. «D’une manière générale, les points de vigilance, quand on passe à un événement virtuel ou hybride, c’est de bien penser la durée et la format de l’événement, précise Julia Cabrera. On ne peut pas rester connecté huit heures devant son ordinateur (…). Il faut aussi adapter son contenu à l’audience. Pour notre part, nous envoyons un questionnaire avant l’événement pour connaître les attentes et les envies et adapter ainsi le contenu».

Il faut aussi bien briefer l’animateur pour qu’il puisse parfaitement gérer sa partie technique. Des «brain breaks» sont aussi à prévoir, des petits moments pour détendre le cerveau. « On doit faire deux petites pauses pendant une intervention intense d’une heure, que ce soit avec des petits sondages, des petites animations, des petits jeux (gamification). On doit être prêt à délivrer moins d’informations dans un temps imparti, afin d’y intégrer des moments de détente. Il est plus facile de créer une interaction et une émotion dans le cadre d’un événement hybride, quand on a des gens dans des salles, que l’écran est beaucoup plus grand…», poursuit Julia Cabrera.

«Le budget est une vaste question, a-t-elle enfin rappelé. Il dépend de la technologie utilisée, de la nature du contrat, de la mise en scène…. L’événement très basique est bon marché. On peut en organiser un pour 5% du coût d’un événement en face à face. En revanche, avec une vraie mise en scène, avec la création de moments d’émotions, avec une techno avancée, un événement va coûter beaucoup plus d’argent, cela peut aller jusqu’à 80% du coût d’un événement en présentiel». Mais si l’état d’esprit a changé avec la crise sanitaire, pas sûr que les gens soient prêts à payer aussi cher un événement virtuel. Tout dépend alors des arguments qu’on leur avance, des avantages qu’on sait mettre en avant…

«Le rapport est de un à dix entre une conférence virtuelle et une conférence physique» constatait pour sa part Claude Foubert lors du webinar MPI. Outre le coût, le temps à consacrer pour organiser un événement présentiel ou en ligne n’est en rien comparable. Un autre atout d’une manifestation digitale est bien sûr la dimension durable. Les entreprises peuvent faire valoir une forme d’engagement en faveur de l’environnement. Elles suppriment en effet la consommation d’énergie liée aux déplacements, les déchets de plastique, de papier et de matières organiques générés lors d’un événement présentiel. Des arguments qui portent par les temps qui courent.