Notes de frais (4/4) : Investir pour améliorer la gestion du projet

Si la digitalisation des notes de frais est essentielle aux entreprises afin d’améliorer l’expérience du collaborateur et de développer la gestion des dépenses, l’intégration de certaines solutions dans les ERP se révèle parfois une mission ardue. Voici la synthèse de ce dossier sur le thème des notes de frais.

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Comme nous l’évoquions en début de semaine, en France, 83% des programmes de transformation digitale échouent (Source : Standish Group Chaos Report). Les causes majeures sont multiples, impliquant un manque d’objectifs clairement définis ou bien encore une mauvaise communication.

Pour Claude Lelièvre, Administrateur de l’AFTM, interfacer un logiciel de notes de frais demande de véritables compétences techniques et humaines. La gestion du projet est un point essentiel à sa réussite et doit respecter des étapes précises, dont l’étude des conditions légales et réglementaires selon l’activité de l’entreprise, sa zone géographique et l’analyse détaillée de tous les flux afin de réussir à les transférer avec succès sur le digital. La clé du succès : impliquer de la même façon TOUS les services concernés.

La gestion du projet, un élément clé

Julien Chambert ajoute qu’aujourd’hui le principal frein n’est pas technique ou technologique, mais humain. « Un projet mal anticipé par les équipes et notamment lorsque le service finance et comptabilité n’est pas investi à temps dans le projet », a-t-il déclaré. Que cela soit pour les Grands Comptes ou les PME/PMI, la gestion est donc l’élément clé à la réussite du projet. Le co-fondateur de CBT Conseil constate notamment un manque de dynamique des fichiers, jugés encore trop statiques. Conséquence : les mises à jour ou l’intégration de certaines données demandent des opérations manuelles faisant perdre du temps à l’entreprise et de facto, de l’argent.

Le marché doit donc faire face aujourd’hui à deux problématiques majeures : les ressources humaines « qualifiées » et le manque de flexibilité de certains fichiers. Ajoutez à cela le retard notable de nombreuses entreprises en matière de digitalisation (d’après une étude de Concur/SAP, moins de 20% des entreprises françaises ont franchi le pas de la digitalisation des notes de frais) et le manque de communication auprès des collaborateurs en interne. Pour les travel managers ou toute personne lançant un appel d’offres, les critères de sélection doivent être définis au préalable selon les besoins et moyens de l’entreprise, de façon très précise.  Enfin, « Il faut comprendre que la finalité est le traitement comptable et le reporting, non pas la récolte de données en elle-même », conclut Julien Chambert.

Un gain de temps multiplié par 4

Tout comme le système de réservation en ligne, la mise en place d’un projet de digitalisation des notes de frais doit se traiter comme un projet et il est bon de se faire aider d’un tiers extérieur à l’entreprise pour être certain de n’oublier aucune étape qui pourrait s’avérer cruciale. Investir quelques milliers d’euros vous assurera d’éviter d’en perdre dix fois plus.

Faut-il pour autant passer le pas et lancer un projet aussi lourd ? La réponse est affirmative. Pour ne citer que deux chiffres, un projet de digitalisation des dépenses de voyages permet de réduire le temps d’établissement d’une note de frais par 4 (2 heures en manuel à 30 minutes avec un progiciel dédié – Source Concur/SAP). Quant à la satisfaction des utilisateurs, elle est boostée par la décomplexification de la tâche et par le raccourcissement important des délais de remboursement.

L’intégralité du dossier Notes de Frais est à retrouver ci-dessous :