Notes de frais (2/4) : « Les décisions doivent être collégiales et non pas laissées à un seul service »

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Intégrer un logiciel de notes de frais au sein d’un ERP demande de véritables compétences techniques et humaines où la gestion du projet est un point essentiel à sa réussite. Claude Lelièvre, Administrateur de l’AFTM nous donne une vision globale des étapes à respecter et des avantages de la digitalisation au sein des entreprises.

Claude Lelièvre, Administrateur de l'AFTM

Claude Lelièvre, Administrateur de l'AFTM

Déplacementspros.com : En quoi la gestion des notes de frais digitalisée est-elle essentielle ?

Claude Lelièvre, Administrateur de l'AFTM : Il y a plusieurs bénéfices. Tout d’abord, il y a une notion de coût puisque la dématérialisation des process permet un réel gain de ressources, de temps et de coût. Pour le voyageur c’est un énorme gain de temps, notamment pour les grandes entreprises internationales. Cela permet également d’avoir des échanges tout au long de la chaîne de façon quasi instantanée. En conséquence de quoi, il y a un gain de temps post process au niveau de la gestion des finances. Aujourd’hui il est important de sortir de cette culture de l’archivage pour être plus efficace.

Quelles sont les étapes essentielles au lancement d'un projet visant à intégrer les notes de frais dans un ERP ?

Les principales étapes à respecter lorsqu’on se fixe l’objectif du 0 papier sont qu’il faut impérativement se renseigner sur toutes les conditions légales et réglementaires de cette intégration selon l’activité de l’entreprise et sa zone géographique. De nombreux paramètres dépendent de la zone ou du pays. Par exemple en Russie, seul le papier a une valeur légale. Si l’entreprise a une activité à l’international il faut s’adapter à la réglementation du pays. Le 100% digital est une bonne chose, mais il faut se renseigner sur les contraintes qui nous demandent de garder, parfois, une trace papier.

Ensuite il faut analyser tout le flux de façon détaillée et regarder comment il peut être transféré sur le digital. L’outil choisi va permettre de mettre en place un certain nombre d’automatismes, comme éviter l’étape de contrôle pour des budgets repas par exemple. En parallèle, il faut constituer un groupe de travail comprenant l’IT, afin d’assurer toute la synchronisation des bases Input et Imput, comptabilité, finances et RH. De même qu’il faut impliquer, si besoin, les personnes en charge des moyens de paiement. Enfin, le service communication aura également un rôle important pour diffuser les informations en interne auprès des collaborateurs.

Qui doit prendre le leadership sur un tel projet. La DSI, l'acheteur, le TM ou bien un chef de projet indépendant voir un consultant ?

Un peu tout ce monde-là justement. Cela va surtout dépendre de l’activité de la société, du volume et de ses ressources. Si quelqu’un a une expertise de ce type, on peut le choisir. Dans le cas contraire, on peut faire appel à un consultant extérieur. Globalement, il faut le gérer en mode « projet » multidisciplinaire. Les décisions doivent être collégiales et non pas laissées à un seul service.

Concernant les appels d'offres, sur quels critères sélectionner un prestataire ?

Pour commencer, il faut définir le périmètre géographique de la solution que vous voulez implémenter. À l’international ou une solution locale ? Aujourd’hui, très peu de solutions sont adaptées à 100% à tous les pays du monde. Ensuite vient la question de l’interconnexion. Il faut que la solution soit en accord avec votre stratégie Business Travel. Savoir si vous avez besoin d’un outil qui puisse traiter les informations Expense ET Travel…ou pas. Enfin, je dirais que les critères suivants sont l’ergonomie pour l’utilisateur, le niveau de dématérialisation souhaité et le coût. Pour une entreprise, cela n’est pas un critère en soi, mais il faut savoir si l’on veut intégrer ou externaliser chaque opération.

L'intégralité du dossier Notes de Frais est à retrouver ci-dessous :