Notes de frais (3/4) : «  La digitalisation des notes de frais pour un gain de temps à tous les niveaux »

Co-fondateur de CBT Conseil, société de conseil spécialisée dans le voyage d’affaires et la gestion d’entreprises, Julien Chambert nous donne sa vision sur la façon dont une solution de notes de frais peut être intégrée à un ERP afin de maximiser les résultats. Analyser l’existant, définir son projet, choisir la bonne solution ou bien encore faire appel à un prestataire extérieur si besoin, l’intégration requiert des compétences techniques, mais surtout humaines. 

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Déplacementspros.com : Quelles sont les barrières auxquelles font face les entreprises pour intégrer les notes de frais dans les systèmes de comptabilité ?

Julien Chambert, co-fondateur de CBT Conseil : Tout d’abord, il y a une première barrière assez basique, et ce même chez les grands comptes, certains utilisent encore Excel. Donc un outil plus du tout adapté… Ce qu’il se passe est que lorsqu’une solution technique est mise en place, il est nécessaire de réaliser une intégration automatique dans les ERP. Aujourd’hui, l’innovation technologique permet d’intégrer n’importe quel outil dans n’importe quel système comptable. Le vrai frein est l’humain. Un projet mal anticipé par les équipes et notamment lorsque le service finance et comptabilité n’est pas investi à temps dans le projet. Chez les grands comptes par exemple il n’y a pas de limite technique sur les ERP, c’est réellement la gestion du projet qui va faire la différence.

Pour quelles raisons cette intégration est-elle capitale ?

Pour des raisons de cohérence dans la digitalisation des entreprises dans un premier temps. C’est un réel gain de temps, de productivité et de sécurité. De plus, elle permet aux entreprises une meilleure gestion des budgets et de faire des réconciliations automatiques. En résumé, un gain de temps à tous les niveaux, même sur la publication des comptes de la société.

Comment aider les entreprises à simplifier l’intégration des logiciels de notes de frais à leur ERP ?

Nous allons travailler sur l’analyse de l’existant, sur l’environnement technique et technologique dans lequel l’entreprise évolue. Il y a un véritable travail en amont concernant les ERP utilisés, les interfaces existantes, entrantes, sortantes… Nous allons analyser toutes ces informations dès le début du projet. L’objectif est de se focaliser sur le besoin de l’utilisateur et de répondre à ses attentes, que cela soit pour la fonction comptable, finance, ou contrôle de gestion.

Quelles sont les problématiques technologiques principales ? 

Le principal défi est que les fichiers que l’on va sortir sont assez statiques. Il faudrait qu’ils soient plus dynamiques et avancent au même rythme que l’ERP, comme ce que nous faisons sur le reporting dynamique. En parallèle, il faut gérer le « trinôme » client, éditeur, et nous. D’où l’importante d’anticiper toutes les fonctions comptables.

Comment protéger les données de l’entreprise en cas de changement d’éditeur ? Quid de la data dans le cas d’une nouvelle implémentation ?

Il faut que la carte graphique soit extrêmement précise. Savoir quels sont les outils utilisés, où sont manipulées les data, quelles personnes y ont accès, dans quel système … Puis nous allons essayer de mettre en place un process pour être certains qu’elles ne soient pas accessibles ou altérées, qu’elles ne deviennent pas fausses pour pouvoir être utilisées.

Les entreprises ont-elles aujourd’hui les moyens techniques ET technologiques pour gérer ces systèmes ? 

Ce qui manque encore aux entreprises aujourd’hui ce sont les ressources humaines, les compétences et le temps, plus que la technologie. Pour les grands groupes, ils sont habitués. En revanche, on leur demande d’interfacer des éléments qu’ils ne connaissent pas, car trop spécifiques. Pour cela, ils ont besoin d’un accompagnement extérieur. Pour les petites entreprises, ce sera la connaissance technique qui va faire défaut. Parfois pour eux l’automatisation n’est pas utile ils ont juste besoin de plus de contrôle et de suivi. Pour résumer, c’est un sujet très technique, mais avec un vrai besoin humain derrière. Il faut comprendre que la finalité est le traitement comptable et le reporting, non pas la récolte de données en elle-même.

L’intégralité du dossier Notes de Frais est à retrouver ci-dessous :