Notes de frais (1/4) : L’illusion réelle

terminal de paiement

Intégrer des notes de frais demande d'interfacer les ERP (progiciels de gestion) avec un système tiers customisé allant potentiellement à l'encontre de la simplicité et contraignant la société à une fidélité à l'éditeur. Comment et pourquoi piloter ce projet de façon optimale est impératif afin d’obtenir des résultats positifs pour l’entreprise et le voyageur d’affaires ?

Pour une entreprise, la digitalisation des notes de frais est devenue essentielle, tant pour le collaborateur en déplacement que pour les services en interne. Les avantages sont nombreux : dématérialisation, gain de temps, sécurité, fiabilité, économies… Les sociétés, grands comptes ou PME, ont désormais tout intérêt à se tourner vers des systèmes digitaux.

 Mais si l’on opte pour une solution différente de celle proposée par la même société que son système de gestion des flux informatique (ERP), l’implémentation peut s’avérer plus fastidieuse que prévue. Parmi les problématique soulevées lors de la préparation de ce dossier : Comment ces systèmes sont-ils alimentés ? Que se passe-t-il si l’on décide de changer d’éditeur ? QUID des données récoltées ou bien encore, sur quels critères réaliser un appel d’offres pour un travel manager ?

Cette semaine, nous vous donnerons le point de vue d'experts qui vous permettra d’anticiper les étapes incontournables d’un tel projet. Les erreurs fatales récurrentes sont :

  • de ne pas savoir où l’on va
  • de sous-estimer le planning de réalisation
  • de ne pas prendre en compte la dimension humaine
  • et de ne pas anticiper les réactions de votre écosystème

Malheureusement en France, 83% des programmes de transformation digitale échouent (Source : Standish Group Chaos Report) : 

  • 31% d’entre eux sont stoppés en cours de route et ne sont donc jamais déployés ; 
  • 53% des projets dépassent de plus de 150% leurs prévisions budgétaires, et bien davantage si l’on tient compte du coût des opportunités perdues ; 
  • 16% à réussissent l’implémentation en temps et en heure – les grandes entreprises atteignant d’ailleurs avec peine le seuil des 9%.

Les causes majeures mise en lumière par le Project Management Institute sont :

  • Le manque d’objectifs et/ou d’étapes clairement définis et réalisables pour mesurer les progrès  (38%) ; 
  • Une mauvaise communication (20%) ; 
  • Le manque de communication avec la direction (18%) ; 
  • La résistance des employés (15%) ; 
  •  Un budget insuffisant (9%).

Voici pourquoi l'équipe de déplacementspros.com a décidé de mener l’enquête, à suivre tout au long de la semaine, afin de délivrer des éléments clés pour préparer au mieux un projet d’intégration des notes de frais.

L'intégralité du dossier Notes de Frais est à retrouver ci-dessous :