Événement virtuel et hybride (3/4) : comment le réussir !

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Outre les aspects pratiques, un événement virtuel doit aussi trouver la bonne formule en matière d’engagement, de scénographie, d’interactivité, de dimension émotionnelle…

L’une des clés d’un événement réussi est le bon équilibre entre le fonds et la forme, que ce soit en présentiel ou à distance. Cette démarche est aussi importante pour un réunion Zoom que pour une conférence virtuelle de plusieurs milliers de participants. « Ce qui ne change pas, quelque soit le format, c’est de devoir toujours préparer le fonds de la même manière. La forme, elle, diffère largement », notait Véronique Leroy, conférencière et formatrice, lors d’un récent Carrefour des Experts organisé par la GBTA. Mais la notion d’engagement, essentielle, reste aujourd’hui moindre en virtuel qu’en présentiel. Passage en revue des outils et techniques qui contribuent à réduire ce fossé.

Pour un événement de petite taille
Le choix d’un organisateur-animateur. Lorsqu’on organise un webinar en Zoom ou Teams, il est pertinent de choisir un participant de confiance en tant qu’organisateur/animateur afin d’alléger la tâche d’approbation et d’accès des participants, de régler d’éventuels détails techniques, d’animer l’événement et de modérer la messagerie.
Être visible et identifié. «Il est important de voir tout le monde, pour des questions de convivialité mais aussi de sécurité», rappelait en avril dernier Maarten Vanneste, président du Meeting Design Institute, dans le cadre d’un webinar MPI. «Il faut ainsi veiller à ce que chaque participant active non seulement sa webcam, mais puisse être identifiée en ayant bien renseigné l’outil avec son nom et celui de son entreprise». Une récente enquête a révélé, sur ce point, que le recours à la vidéo lors des appels variait beaucoup d’un pays à l’autre. Chez Zoom, on constate ainsi que les caméras sont utilisées dans 60 % des cas en Norvège, 37% en France, 22% en Inde… Ces différences s’expliqueraient notamment par la qualité des connexions internet, très variable selon les pays…

Pour un événement de moyenne ou grande taille
Le choix de travailler en direct ou non avec une agence
Comme le soulignait Aurore Fondeur, responsable stratégie achats Travel chez Siemens France, lors du récent Carrefour des Experts GBTA, « nous nous posons la question de savoir si l’on passe ou non par une agence pour organiser un événement, pour fixer son but, travailler la cible, le message, le contenu. Et pour choisir la plateforme… Il y en a tellement, nous n’avons pas le temps de les tester. C’est peut-être moins cher de passer en direct mais il faut bien mesurer le risque« .

Le choix de la plateforme
Il existe pléthore de plateformes sur le marché aujourd’hui, dont certaines dédiées spécifiquement au MICE et aux événements de plus grandes tailles. Les acteurs sont nombreux, entre Webex Meetings, Jitsi (open source), Skype Business, Digicast, RingCentral, Meet (Google), GoToMeeting, voir les françaises Klaxoon et Livestorm… D’autres entreprises opèrent à la marge, telles Zen Organisation et Experteam by Magma proposant des team building en visioconférence, Jumpin organisant des soirées virtuelles et Virtway des événements 3D interactifs. Les entreprises françaises font bonne figure avec deux autres acteurs prometteurs : Tixeo dont le chiffrement permet de sécuriser les conversations entre participants, un gros atout pour faire face au cyberespionnage ;  Eventmaker « spécialisée dans l’organisation d’événements en ligne de 50 à 1500 personnes », ayant récemment levé 1,3 million d’euros pour développer son offre sur l’event software.

Les événements de grande taille nécessitent de réfléchir très clairement au choix de sa plateforme événementielle. « Comme en présentiel, précisait Phuong Ly Ngo Patron, en charge des événements BtoB chez Microsoft France, lors du webinar GBTA, nous faisons un brief et fixons les objectifs, nous nous interrogeons sur l’audience, sur le message à faire passer, sur l’expérience que nous souhaitons créer, sur les connections qu’on souhaite générer entre commerciaux et clients… Et là nous allons sélectionner la plateforme« .

Scénariser, séquencer…
Pour Véronique Leroy, « la structure du discours est la même en présentiel et virtuel. Mais il faut préparer le fonds avec un autre séquençage« . Lionel Malard, fondateur d’Arthémuse (cabinet conseil et marketing dédié à l’événementiel), lors du même événement GBTA, a cité en exemple l’événement digital La Page Blanche organisé en juin dernier, visant à remobiliser la communauté événementielle. « Nous avons conçu le scénario en nous rappelant en permanence que les gens se trouvaient derrière leurs écrans. Pour cette émission en direct, nous avons programmé une trentaine de séquences tout au long des huit heures que durait l’événement, de 15 à 20 minutes, ce qui est plus court qu’en présentiel mais au moins deux fois plus long que ce qu’on trouve couramment sur des événements virtuels, avec un rythme qui visait quand même à réactiver l’intérêt du participant, afin qu’il ne décroche pas« .

Interagir, faire respirer, créer une expérience émotionnelle…
On ne peut pas faire un événement virtuel sans développer l’interactivité, entre les intervenants et participants, et entre participants eux-mêmes. Elle permet en effet d’impliquer davantage les participants, mais aussi de maintenir leur attention et leur intérêt, par exemple par le biais du networking et des sondages en ligne. Ces moments de respiration («brain breaks») visent aussi à détendre le cerveau et peuvent être plus ludiques, avec des quizz, des jeux en ligne, la réalisation de logos à base de selfies… Des spécialistes tel Bewi offrent de nombreuses solutions d’animations.

«Il faut faire deux petites pauses pendant une intervention intense d’une heure (…). Il est souhaitable de délivrer moins d’informations dans un temps imparti, afin d’y intégrer ces moments de détente« , notait pour sa part Julia Cabrera, corporate event manager chez Philips, dans le cadre d’un webinar «L’industrie Meetings&Events, le monde d’après ?» organisé en juin dernier par la GBTA. « Entre les sessions, il est recommandé de prévoir des breaks, par exemple d’un quart d’heure. Pendant ces courtes pauses, on peut organiser des séances de yoga, des choses très différentes, pour ajouter une dimension émotionnelle, d’autant qu’un écran c’est très distant. Il faut être créatif. Des animations ont l’air parfois déconnecté d’un tel événement, mais c’est généralement apprécié des participants« .

S’employer à mieux faire passer le message
Véronique Leroy préconise une prise de parole plus courte. Et sur le fond se posent deux questions essentielles, à même d’aider ensuite à la prise de parole :
– Qu’est ce que l’on veut que les participants retiennent. Pour cela, il faut diffuser un message clé et se mettre à la place de son public.
– Qu’est qu’on veut qu’ils ressentent. On pense en effet que le virtuel ne fait intervenir que deux sens, la vue et l’ouïe. « Or, on peut créer des émotions, d’abord en les incarnant soi-même, explique Véronique Leroy, qui donne un exemple concret : « on peut raconter des histoires dans lesquelles on rattache des situations à nos cinq sens, et les faire ressentir à son auditoire... ». De quoi solliciter son âme de comédien !

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