Evénement virtuel et hybride (1/4) : les formats dans l’air du temps… de crise

La crise du Covid-19 a un impact désastreux sur le secteur événementiel. Et la reprise de l’épidémie a marqué un nouveau coup d’arrêt à la rentrée, alors que la filière tablait sur une relance notable de l’activité en septembre. Pour beaucoup, l’organisation d’événements virtuels est un moindre mal. Ce format dégradé de l’événement physique permettrait de limiter la casse ! Pour d’autres, il est fiable et dans l’air du temps, à l’heure où les entreprises doivent faire des économies et se montrer plus écoresponsables.

Au début de la crise du coronavirus, les entreprises ont du gérer plusieurs écueils. D’abord gérer les annulations et reports de nombreux événements en présentiel, tout en s’interrogeant sur l’opportunité de faire basculer tout ou partie de ceux-ci en mode virtuel. Ensuite se familiariser avec le format digital, appréhender l’outil et en connaitre ses potentialités et ses limites…

Avec les perspectives de reprise début septembre, une fois autorisés les événements physiques associés à de strictes mesures sanitaires, les entreprises se sont demandées s’il était opportun de revenir au présentiel ou à l’hybride. Impossible en effet, pour beaucoup d’entre elles, de rester des mois sans réengager les collaborateurs et rassembler leurs forces de ventes, sans présenter leurs nouveaux produits à leurs clients, sans prendre le pouls du marché, sans communiquer avec les médias…

300 millions de participants Zoom par jour en avril !

Les professionnels de la filière ont voulu aussi montrer l’exemple à la rentrée, en organisant les salons Heavent à Cannes, Pure Meetings&Events à Paris, SO événements à Bordeaux… Et de rappeler sans cesse que la jauge – dont ils regrettent qu’elle ait été abaissée de 5 000 à 1000 personnes – permet tout de même d’organiser des événements de plusieurs centaines de personnes, avec une maitrise des flux qui s’ajoute aux mesures sanitaires.

Avec la reprise de l’épidémie, au delà des contraintes administratives et sanitaires toujours plus fortes, entreprises et organisations se montrent aujourd’hui plus frileuses que jamais. Beaucoup d’entre elles ont tout arrêté depuis 7 mois… Et de nombreuses autres considèrent n’avoir d’autres options, désormais, que d’organiser leur événement en virtuel.

Même au printemps, lorsque la moitié de la planète était confinée, les entreprises ont toujours eu un besoin impérieux de communiquer. Les réunions et événements maintenus ont alors basculé en mode digital, du webinar simple au format complexe. Le recours aux plateformes de visioconférences a explosé. Le nombre de participants à des réunions Zoom est passé de 10 millions par jour en janvier dernier à 300 millions trois mois plus tard…

Entreprises et acteurs de la filière ont rapidement su s’adapter et intégrer les solutions digitales dans leurs stratégies événementielles. Ils ont enrichi leurs offres et développé de nouvelles compétences, se sont approprié ces nouveaux outils, lesquels sont devenus partie intégrante de leur quotidien. La profession a montré à cette occasion sa résilience, sa réactivité, sa capacité d’adaptation. Et la filière événementielle s’inscrit résolument dans une démarche dans l’air du temps, celle d’aider les entreprises à se montrer plus vertueuses sur le plan environnemental, à améliorer leur bilan carbone.

A événement virtuel de grande taille, organisation complexe

Comme le rappelait toutefois Faiz Mimita, directeur du développement commercial de BCD Meetings & Events, dans le cadre du récent Carrefour des Experts GBTA, « le mouvement de digitalisation de la relation professionnelle et personnelle existe depuis bien longtemps. Zoom et Teams ne datent pas d’il y a six mois…(..). Aujourd’hui, avec les nombreux formats disponibles, on s’y perd un peu ! Et il existe un manque de maturité collectif dans l’usage de l’outil. Nous devons tous nous adapter« .

Pour un simple webinar, pas de problème, même si celui-ci requiert tout de même un certain savoir-faire et le respect de certaines règles, dont le choix d’un organisateur-animateur à l’aise avec l’outil. Mais il en va différemment d’un événement virtuel important, dont l’organisation complexe (mise en place d’une plénière, de sous-salles de commission, de séquences de networking et d’animation…) s’approche de celles d’un événement d’une même ambition en présentiel. Un travail d’orfèvre, entre le choix de la plateforme, des animateurs, speakers et traducteurs, des prestataires techniques, parfois confié ici à une TMC, là à une agence événementielle…

« Les événements digitaux aujourd’hui donnent satisfaction car on arrive à rassembler jusqu’à dix fois plus de participants qu’en présentiel. Si l’objectif c’est l’audience, alors oui le distanciel est l’outil adéquat » notait Lionel Malard, fondateur d’Arthémuse (cabinet conseil et marketing dédié à l’événementiel), lors du webinar GBTA. « En revanche, le présentiel est incontournable si l’objectif c’est le lien, l’émotion, le contact, le relationnel !« . On l’aura compris : pour les événements hybrides, l’objectif est souvent de courir deux lièvres à la fois… Pas évident !

Reste un constat, comme l’a par ailleurs souligné Lionel Malard : il n’existe pas aujourd’hui une confiance suffisante pour relancer de grands événements en présentiel, que ce soit du coté des décisionnaires ou des participants. Et probablement pas avant d’avoir découvert un vaccin ou des remèdes efficaces, même si des protocoles sont scrupuleusement mis en place. « Et au premier trimestre 2022, on sera de plein pied dans la campagne électorale, une période qui n’est pas particulièrement favorable à l’activité événementielle« . Bref, avec la Covid-19, les événements virtuels ont encore de beaux jours devant eux.

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