Une crise sanitaire, un secteur événementiel dans la tourmente, des entreprises qui regardent plus que jamais à la dépense dans le contexte actuel, tout en cherchant à verdir leurs déplacements professionnels… les vents sont favorables aux événements virtuels.
Le digital est-il une version low-cost du présentiel ? Outre les questions de santé et de sécurité, le premier argument pour décider d’organiser un événement en virtuel est bien souvent d’ordre financier. «Le rapport est de un à dix entre une conférence virtuelle et une conférence physique» affirmait Claude Foubert, directeur de l’agence Vert Com, lors d’un webinar MPI organisé le printemps dernier. Et le temps à consacrer à l’organisation d’un événement en ligne ou en présentiel ne serait en rien comparable. Or, le temps c’est de l’argent…
Phuong Ly Ngo Patron, en charge des événements BtoB chez Microsoft France, se montrait plus nuancée quant au budget d’un événement virtuel de grande taille et de qualité. « Le coût-participant est clairement moindre que pour un événement en présentiel, au regard de l’importance de la couverture, a-t-elle détaillé lors du dernier Carrefour des Experts GBTA. Mais le budget peut vite devenir conséquent. Il suffit de voir les coûts de production si l’on veut organiser un événement de qualité professionnelle. C’est comme une émission de télé, il faut un réalisateur, des cameramans…(…). Et on doit veiller aux flux et s’assurer de la bande passante, ce qui a aussi un coût« .
Quand les coûts des événements en virtuel et en présentiel se rapprochent…
Le temps de préparation d’un événement virtuel peut être tout aussi important qu’un événement en présentiel. Son organisation peut s’avérer complexe en effet, avec la mise en place d’une plénière, de sous-salles de commission, des séances de networking, des animations, des «brain breaks»…. Un travail délicat, entre le choix de la plateforme, des animateurs, speakers, traducteurs et prestataires techniques… Bref, le coût d’un événement virtuel peut vite monter et atteindre les 80% de ceux d’un événement physique, selon certains organisateurs.
L’événement hybride permet d’éviter certains coûts, de transport notamment, lorsqu’on crée de mini-hubs en présentiel dans différents endroits, que l’on relie entre eux par visioconférence. Mais l’hybride peut aussi générer des coûts additionnels. « Bien avant la pandémie, nous avons organisé un événement annuel hybride au Palais des Congrès de Paris, à la porte Maillot, a évoqué Phuong Ly Ngo Patron. Nous avons loué le grand amphi et les studios, mis en place deux équipes techniques, deux programmes, deux dispositifs scénographiques différents… Le online nous a permis d’amplifier fortement les moments les plus importants, avec des speakers emblématiques qui sont intervenus sur scène et qui sont ensuite venus en studio pour débriefer, pour être interviewé par un journaliste« .
Les stratégies RSE viennent-elles bouleverser les logiques en cours depuis des décennies, celles basées sur le retour sur investissement ? « Aujourd’hui, on nous sollicite davantage sur la recherche d’économies de CO² que sur celle d’économies financières« , indiquait Christophe Drezet, Consultant Associé chez EPSAGroupe, au cours d’une table ronde organisée lors du dernier EVP d’Amex GBT, notant que les budgets Voyage et Déplacements étaient « durablement impactés à la baisse« .
RSE et événementiel, une stratégie globale pour les entreprises
Comme l’a rappelé Béatrice Eastham, fondatrice du cabinet Green Evenements, lors du Carrefour des Experts GBTA, « la crise est une chance car elle nous oblige à repenser nos métiers. Le fait de digitaliser une partie des événements aide les entreprises à atteindre leurs objectifs de réduction de l’empreinte carbone, qu’il s’agisse de simples réunions ou d’événements complexes. Pour ce faire, elle doit plutôt inscrire sa démarche RSE dans une stratégie globale, et non événement par événement. Et réfléchir en termes d’impact et d’objectifs« . En terme d’image aussi, à l’heure où les entreprises veulent se montrer vertueuses en la matière et séduire une nouvelle génération très sensible aux thématiques environnementales. Lesquelles vont être largement partagées lors du tout prochain forum A World For Travel – #AWFT20 qui vise à repenser le voyage et se tient à Evora (Portugal) les 5 et 6 novembre.
Le ROI n’est donc plus aujourd’hui la mesure centrale pour valider l’organisation et le format d’un événement. Mais la mesure environnementale peut réserver quelques surprises. On assiste aujourd’hui à un début de prise de conscience de la croissance exponentielle de la « pollution digitale ». De là à penser qu’elle débouchera demain sur la honte d’utiliser la visioconférence…
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