Événement virtuel et hybride (2/4) : quel avenir après la crise ?

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12 octobre 2020

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EVP_Amreican_ExpressGBT — L'EVP a été organisé en virtuel par Amex GBT fin septembre

Les entreprises ont massivement digitalisé leurs réunions et autres conférences depuis le début de la crise de Covid-19. Mais une certaine lassitude pour les réunions virtuelles (Zoom, Teams…) et un besoin impérieux de contact humain et de convivialité pourraient bien signer le grand retour du présentiel. A moins que l’hybride ne réconcilie tout le monde…

Les acteurs de l’événementiel se gardent bien, pour la plupart, de fixer la date de sortie de crise de leur secteur. Beaucoup la prévoit pour mi-2021, d’autres pour la fin de l’année prochaine. Ils sont encore plus rares à affirmer avec certitude que la visioconférence prendra de manière durable des parts de marché conséquentes, au détriment des événements présentiels…

L’engouement pour les petites réunions en visio pourrait bien s’émousser. Lionel Malard, le fondateur du cabinet Arthémuse (conseil et marketing dédié à l’événementiel) a ainsi noté, lors du dernier Carrefour des Experts GBTA, une division par deux de l’utilisation de plateformes type Zoom et Teams en six mois, par rapport au plus fort de la crise : « Cela veut dire qu’on en a moins besoin, qu’il y a peut-être une certaine lassitude, qu’il faut renouveler le genre« . Un certain ras-le-bol est en effet constaté chez de nombreux managers, collaborateurs et clients, surtout quand ces plateformes ne sont utilisées que comme de simples moyens de transmission de l’information, sans aucune interactivité.

Le choix du format, une question d’objectif

Tous les événements live ne sont bien sûr pas transférables en ligne. Un salon classique par exemple, avec ses visiteurs passant de stand en stand, est difficilement transposable dans un univers virtuel. Ce qui n’empêche pas d’y apporter une dimension digitale. Rares sont les événements physiques qui ne partagent pas leurs moments forts sur les réseaux sociaux. Déjà une démarche hybride…

D’autres en revanche cherchent à basculer leur événement en virtuel mais ne trouvent pas la bonne formule et y renoncent, à l’instar de Google et de son plus gros événement live, le Google I/O, qui devait rassembler des milliers de développeurs en mars dernier. Alors que l’entreprise de Mountain View a créé des outils de réunion virtuelle dont Google Workspace…

Pour les conférences, congrès et autres séminaires, une fois la crise terminée, les entreprises se poseront très naturellement la question du choix du format de l’événement, entre le virtuel, le présentiel et l’hybride. Et elles se demanderont si leur objectif est de rassembler le plus nombre de participants, ou plutôt de jouer sur l’expérience et l’émotion, ou les deux…

Beaucoup ont des doutes sur le futur des événements digitaux après la crise. «L’avenir n’est pas aux conférences virtuelles, affirmait encore Claude Foubert, directeur de l’agence Vert Com, au cours d’un workshop online organisé en avril dernier par le chapitre France et Suisse de Meeting Professionals International (MPI). Je pense qu’elles resteront d’abord des solutions complémentaires. Et nous reviendrons aux conférences physiques car le réseautage est indispensable, ça ne se remplace pas». Régine Brice, chargée des privatisations et de l’événementiel au musée du Louvre-Lens, s’estimait elle aussi sur la même longueur d’onde, convaincue que le contact humain et la convivialité resteront des atouts essentiels en faveur des événements physiques.

Le format hybride plus compliqué à mette en place

D’autres pensent que le format hybride va s’imposer. Pour beaucoup, il fusionne les bons côtés du présentiel et du virtuel, permet aux entreprises de profiter des atouts à la fois d’une rencontre physique et d’une expérience digitale… tout en améliorant leur bilan carbone !

«La tendance à court et moyen terme devrait plutôt s’orienter vers un mélange de présentiel et de virtuel, dans lequel on a des hubs, des petits groupes de 10, 15, 20, 25 personnes, qui sont dans leurs bureaux, dans un hôtel ou un lieu de réception, ensemble dans ce même lieu, et se connectent à d’autres hubs en France ou ailleurs dans le monde» avançait ainsi Julia Cabrera, corporate event manager chez Philips, dans le cadre d’un webinar «L’industrie Meetings&Events, le monde d’après ?» organisé en juin dernier par la GBTA.

Nombre de professionnels du voyage et du tourisme d’affaires anticipent cette mini-révolution digitale. Le département Meetings&Events de l’agence de voyage d’affaires FCM France a par exemple annoncé récemment qu’il « accompagnait dorénavant ses clients dans l’organisation de tels événements associant virtuel et présentiel« . Des centres de congrès investissent dans de nouvelles structures. Celui de Mandelieu-la-Napoule s’est doté récemment d’un studio de streaming et d’une Social Network Room permettant d’élargir le rayonnement des évènements. Le Grimaldi Forum de Monaco vient lui aussi de s’équiper d’un studio TV & webinaire.

« Organiser un événement hybride est très compliqué« , prévient toutefois Lionel Malard. « Il s’agit de délivrer un même message à une audience présente sur place et une autre devant son écran. Cela nécessite des manières de s’y prendre très différentes, souvent difficile à associer« . Certains événements hybrides sont ainsi organisées par deux équipes complètement distinctes, notamment sur le plan technique, avec le contenu et le message comme tronc commun. Pour Lionel Malard, les exemples de réussite d’événement hybride sont encore rares, « ce qui ne veut bien sûr pas dire qu’on ne trouvera pas le bon modèle demain« . Surtout dans une période où les entreprises en grande difficulté chercheront toutes les sources d’économie possibles.