Comme vient de le constater le Baromètre DéplacementsPros / 3mundi, qui confirme ainsi une petite dizaine d’études publiées depuis 2013 sur le sujet, les générations montantes qui arrivent dans l’entreprise sont souvent bien plus respectueuses des règles que les vieux briscards qui ont connu les années dorées du voyage d’affaires. Il reste toutefois à expliquer, puisque ce sont des jeunes qui veulent tout comprendre avant d'obtempérer !
On a beaucoup écrit et commenté autour des attitudes professionnelles des jeunes cadres qui arrivent dans l’entreprise. Cette génération Y, qui sera suivi dans quelques années par la génération Z, est loin de coller aux stéréotypes. Quels constats faisons-nous sur le terrain ? Tout d’abord, et les études le prouvent, ces jeunes générations s’adaptent plus facilement aux règles que les salariés les plus anciens. Dans un univers qui leur a répété pendant des années que l’emploi était un bien rare, suivre les décisions de l’entreprise est tout naturellement devenu une règle de vie que respectent les nouveaux entrants. Une relation à l’autorité qui reste bien respectée.
Au-delà, les notions de carrière, fortement implantées dans l’esprit des Z ou des Y lors de leur formation, sont devenues essentielles à l’évolution personnelle au sein de l’entreprise. Pour beaucoup de spécialistes, si cette acceptation des règles est une évidence, l’entreprise doit apprendre à leur parler pour les sensibiliser aux usages en vigueur en matière de déplacements professionnels. Voici donc quelques conseils simples, détaillées par des psychologues d’entreprise comme Alain Joyet, qui devraient permettre aux acheteurs et/ou Travel manager de répondre aux attentes de celles et ceux qui, très rapidement, iront représenter l’entreprise dans le monde.
Au-delà, les notions de carrière, fortement implantées dans l’esprit des Z ou des Y lors de leur formation, sont devenues essentielles à l’évolution personnelle au sein de l’entreprise. Pour beaucoup de spécialistes, si cette acceptation des règles est une évidence, l’entreprise doit apprendre à leur parler pour les sensibiliser aux usages en vigueur en matière de déplacements professionnels. Voici donc quelques conseils simples, détaillées par des psychologues d’entreprise comme Alain Joyet, qui devraient permettre aux acheteurs et/ou Travel manager de répondre aux attentes de celles et ceux qui, très rapidement, iront représenter l’entreprise dans le monde.
Expliquer sans se justifier
On a souvent dit que l’origine du terme génération Y venait de l’expression anglaise « Why » (prononciation anglophone du Y) en raison des très nombreuses questions que posent généralement les moins de 30 ans lorsqu’ils ne comprennent pas les raisons d’une décision qui leur est imposée et qui leur semble illogique ou inadaptée. Dans le même temps, cette génération que les Américains appellent « digital native » est rompue à l’utilisation des outils informatiques et aux achats comparatifs qu’ils font quotidiennement sur le Web.
Au-delà, on reproche souvent aux acheteurs de voyages de ne pas savoir expliquer et détailler ce qui fait une "politique voyages ", que ce soit en termes de prix, d’anticipation de réservation ou de classes de voyage. À partir de là, on comprend mieux les remarques faites aux acheteurs voyage en matière de Best Buy autour de prix attractifs disponibles sur Internet. Expliquer, c’est à la fois faire comprendre aux voyageurs les raisons des choix engagés par l’entreprise mais également de les détailler. Comment ? Par les impératifs de réservation qui s’imposent à la société, les notions d’anticipation nécessaires à l’obtention d’un meilleur prix et la simplification des voyages indispensables lorsque le nombre de voyageurs est trop important.
Dans beaucoup d’entreprises, l’idée d’un carnet d’accueil en matière de déplacements professionnels s’impose. C’est même devenu pour beaucoup un outil de travail indispensable, remis à chaque nouvel arrivant comme peut l'être un règlement intérieur classique. Il précise, le plus simplement possible, le pourquoi et le comment de l’organisation des déplacements professionnels au sein de l’entreprise.
Au-delà, on reproche souvent aux acheteurs de voyages de ne pas savoir expliquer et détailler ce qui fait une "politique voyages ", que ce soit en termes de prix, d’anticipation de réservation ou de classes de voyage. À partir de là, on comprend mieux les remarques faites aux acheteurs voyage en matière de Best Buy autour de prix attractifs disponibles sur Internet. Expliquer, c’est à la fois faire comprendre aux voyageurs les raisons des choix engagés par l’entreprise mais également de les détailler. Comment ? Par les impératifs de réservation qui s’imposent à la société, les notions d’anticipation nécessaires à l’obtention d’un meilleur prix et la simplification des voyages indispensables lorsque le nombre de voyageurs est trop important.
Dans beaucoup d’entreprises, l’idée d’un carnet d’accueil en matière de déplacements professionnels s’impose. C’est même devenu pour beaucoup un outil de travail indispensable, remis à chaque nouvel arrivant comme peut l'être un règlement intérieur classique. Il précise, le plus simplement possible, le pourquoi et le comment de l’organisation des déplacements professionnels au sein de l’entreprise.
Sensibiliser à la politique voyages de l’entreprise
Comme nous le répétons très souvent, voyageur d’affaires n’est pas un métier mais la conséquence d’une activité professionnelle qui est parfois bousculée par l’actualité. Si les notions d’anticipation sont essentielles à inculquer aux jeunes voyageurs, il ne faut pas pour autant les bloquer au moment de décider du jour au lendemain d’un voyage d’affaires. Dans ce cas, les règles mises en place par la politique voyages de l’entreprise doivent s’adapter à la situation.
Encore faut-il sensibiliser ces jeunes voyageurs aux règles d’usage, à la notion de « validation » et d’approbation, parfois lourdes dans les entreprises. D’autant plus, que très souvent, la politique voyages passe par l’utilisation des outils informatiques mis à disposition des voyageurs avec un minimum d’assistance en ligne. Evoquer l’éducation c’est bien, la faire c’est mieux !
Encore faut-il sensibiliser ces jeunes voyageurs aux règles d’usage, à la notion de « validation » et d’approbation, parfois lourdes dans les entreprises. D’autant plus, que très souvent, la politique voyages passe par l’utilisation des outils informatiques mis à disposition des voyageurs avec un minimum d’assistance en ligne. Evoquer l’éducation c’est bien, la faire c’est mieux !
Aider sans imposer
Un proverbe chinois dit que "pour ouvrir une porte, il faut qu’on vous laisse le choix de faire". Dans les entreprises importantes ou le volume des voyageurs d’affaires est pléthorique, aider chacun à mieux se positionner au moment de réserver son déplacement est illusoire. Mais sorti de ce top 200 des grandes entreprises françaises, c’est souvent dans le monde des PME-PMI que l’on peut le mieux optimiser la relation pour aider le nouveau voyageur à organiser ses déplacements dans les règles de l’art.
L’exemple d’Eden Park et de son acheteuse, Véronique Fouquet Goulet, est très révélateur de l’aide discrète que l’on peut apporter. Cette acheteuse de voyages donne à chaque nouvel arrivant une copie des règles en usage pour les déplacements professionnels, mais accompagnée de son numéro de téléphone. Elle propose, au retour du voyageur, de faire rapidement un point avec lui pour valider les choix (transport ou hôtellerie) mais aussi pour optimiser ensemble les prochains déplacements. Rien n’est imposé et chacun décide ou non d’utiliser le savoir mis à sa disposition. Une structure souple qui séduit.
L’exemple d’Eden Park et de son acheteuse, Véronique Fouquet Goulet, est très révélateur de l’aide discrète que l’on peut apporter. Cette acheteuse de voyages donne à chaque nouvel arrivant une copie des règles en usage pour les déplacements professionnels, mais accompagnée de son numéro de téléphone. Elle propose, au retour du voyageur, de faire rapidement un point avec lui pour valider les choix (transport ou hôtellerie) mais aussi pour optimiser ensemble les prochains déplacements. Rien n’est imposé et chacun décide ou non d’utiliser le savoir mis à sa disposition. Une structure souple qui séduit.
Vérifier sans surveiller
Rien n’est plus vexatoire que d’engager des contrôles trop poussés, souvent mis en œuvre à partir des constats qui remontent du SBT. D’autant plus que toutes les études le confirment, 30 % des achats hors politique « voyages » ne débouchent pas sur des sanctions. Que peut-on alors vérifier ? Que la formation à l’outil de l’entreprise a bien été perçue par le voyageur. Les fournisseurs constatent souvent que le quotidien prend le pas sur les sessions de formation, écourtées ou oubliées par le salarié.
On peut aussi utiliser le contrepied pour s’assurer que les voyages sont bien préparés selon les règles. "On peut s’appuyer sur cette aide pour vérifier que le voyageur a perçu les finesses de la politique voyages en vigueur dans l’entreprise sans être vexatoire", remarque Alain Joyet. Une méthode plus discrète et moins invasive qui doit toujours déboucher sur un échange constructif avec le voyageur. Attention, tous les experts sont formels : pas plus de 15 à 20 minutes pour ne pas pénaliser le travail du salarié. On en revient à cette idée que voyageur d’affaires n’est pas un métier à part entière.
On peut aussi utiliser le contrepied pour s’assurer que les voyages sont bien préparés selon les règles. "On peut s’appuyer sur cette aide pour vérifier que le voyageur a perçu les finesses de la politique voyages en vigueur dans l’entreprise sans être vexatoire", remarque Alain Joyet. Une méthode plus discrète et moins invasive qui doit toujours déboucher sur un échange constructif avec le voyageur. Attention, tous les experts sont formels : pas plus de 15 à 20 minutes pour ne pas pénaliser le travail du salarié. On en revient à cette idée que voyageur d’affaires n’est pas un métier à part entière.
Savoir reconnaître les efforts
Bien évidemment, il est difficile pour les acheteurs et les Travel managers de très grandes entreprises de personnaliser la relation qu’ils ont avec chacun des voyageurs. Pour autant, il n’est pas inutile - par exemple à partir d’un panel qui sera régulièrement adapté - de prendre en compte les efforts des nouveaux arrivés dans l’entreprise en matière d’adaptation à la politique voyages. En prenant quelques minutes, le plus souvent par téléphone, l’acheteur ou travel manager pourra ainsi se rappeler au bon souvenir du voyageur et évoquer avec lui ses derniers déplacements. Il pourra ainsi mesurer la prise en compte des règles établies par l’entreprise, l’adoption (ou la complexité) des outils proposés, leur éventuel besoin d’adaptation et le niveau de satisfaction du voyage réalisé.
À raison d’une petite demi-heure par jour, soit cinq à six contacts, le TM peut ainsi mieux se faire connaître des voyageurs d’affaires, détailler son poste et surtout prendre en compte les attentes de ceux qui au final sont ses « clients » au quotidien.
À raison d’une petite demi-heure par jour, soit cinq à six contacts, le TM peut ainsi mieux se faire connaître des voyageurs d’affaires, détailler son poste et surtout prendre en compte les attentes de ceux qui au final sont ses « clients » au quotidien.
