Concur et le Conseil Général du Nord (CG 59) ont travaillé ensemble pour parvenir à dématérialiser les factures des 20 000 déplacements annuels effectués de ses employés. La solution Ulysse, adaptée à leur fonctionnement de collectivité territoriale, pourra être appliquée aux autres institutions publiques.
Dans les collectivités, l’approche de la dématérialisation s’appuie sur un mode original de partenariat entre l’Etat, les collectivités locales et les juridictions financières, dont la Direction Générale des Finances Publiques. Une "structure nationale partenariale", réunie plusieurs fois par an, élargit progressivement le cadre de la dématérialisation, par la définition collective de conventions nationales qui établissent un cadre officiel de dématérialisation de flux de gestion comptables. C’est dans ce contexte que le Conseil Général du Nord ouvre la voie officielle sur la dématérialisation de la gestion des frais de mission. Une fois la solution Concur choisie par le CG59 et le chef de projet Laurent Niolloux,il s'agissait de mettre en place un flux dématérialisé entre le CG59 (Ulysse) et la DGFIP (système Hélios). Cette dématérialisation totale est alors impossible car le cadre officiel de ce flux n’est pas encore déterminé. C’est donc tout naturellement que le CG59 se porte volontaire en 2009 pour être le pilote du projet qui aura pour objectif de définir et valider ce cadre officiel.
Les résultats sont constatés : grâce à la dématérialisation et la rationalisation des processes en interne via la solution Ulysse de Concur, le coût de la gestion d’un déplacement, qui était de 80 € avant la mise en place d’Ulysse, est passé à 30 € avec l’utilisation d’Ulysse. Avec la dématérialisation totale, le coût de la gestion d’un déplacement n’est plus que de 15 €. C’est donc plus de 70% d’économie. Sans compter les gains directs liés à la suppression du papier, de la manutention autour des envois, de l’achat de timbres et d’enveloppes et des frais de transport. On estime ainsi que la dématérialisation des états de frais au CG59 a permis de faire l’économie de plus de 2 tonnes de papier par an. Les agents quant à eux peuvent aujourd’hui être remboursés de leurs états de frais en une semaine, alors qu’il leur fallait patienter entre 1 et 3 mois avant l’implémentation de la solution. Et les gestionnaires ont une visibilité très forte et en temps réel sur l’ensemble des données. La prochaine étape pour ce Conseil Général du Nord consiste désormais à modifier l’infrastructure de la plateforme de dématérialisation, pour passer d’un système Intranet pas suffisamment évolutif à un système en mode ASP, plus flexible et parfaitement sécurisé.
Les résultats sont constatés : grâce à la dématérialisation et la rationalisation des processes en interne via la solution Ulysse de Concur, le coût de la gestion d’un déplacement, qui était de 80 € avant la mise en place d’Ulysse, est passé à 30 € avec l’utilisation d’Ulysse. Avec la dématérialisation totale, le coût de la gestion d’un déplacement n’est plus que de 15 €. C’est donc plus de 70% d’économie. Sans compter les gains directs liés à la suppression du papier, de la manutention autour des envois, de l’achat de timbres et d’enveloppes et des frais de transport. On estime ainsi que la dématérialisation des états de frais au CG59 a permis de faire l’économie de plus de 2 tonnes de papier par an. Les agents quant à eux peuvent aujourd’hui être remboursés de leurs états de frais en une semaine, alors qu’il leur fallait patienter entre 1 et 3 mois avant l’implémentation de la solution. Et les gestionnaires ont une visibilité très forte et en temps réel sur l’ensemble des données. La prochaine étape pour ce Conseil Général du Nord consiste désormais à modifier l’infrastructure de la plateforme de dématérialisation, pour passer d’un système Intranet pas suffisamment évolutif à un système en mode ASP, plus flexible et parfaitement sécurisé.
