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Lundi 29 Juin 2009

Faut-il automatiser les notes de frais ?



Concur publie les résultats d'une enquête récemment menée auprès de 154 directeurs financiers européens pour connaître leur point de vue sur la gestion des frais de déplacements professionnels. La plupart des entreprises interrogées enregistrent un chiffre d’affaires de plus de 200 millions d’euros, avec plus d’un tiers des entreprises ayant un chiffre d’affaires supérieur à un milliard d’euros



Faut-il automatiser les notes de frais ?
Cette étude réalisée en partenariat avec CFO Europe Research Services, révèle que de nombreuses entreprises reconnues considèrent que l’automatisation de la gestion des déplacements et des notes de frais est un moyen de réduire les coûts, puisque 53 % de ces entreprises utilisent déjà des systèmes automatisés et 39 % ont prévu d’utiliser de tels systèmes prochainement. Bien que les directeurs financiers soient pratiquement unanimes quant aux avantages des systèmes automatisés pour réduire les frais de déplacements professionnels (96 % des personnes interrogées affirment que cela est important ou très important pour leur entreprise), seulement 60 % estiment que leur performance est bonne ou excellente en matière de gestion de ces frais..

La définition acceptée dans le métier en matière de système de gestion des déplacements et des notes de frais « complètement intégré » est une instance unique, avec une expérience homogène pour l’utilisateur, dans laquelle les réservations de voyages, les notes de frais, les audits, les remboursements et des outils robustes de reporting et d’analyse, sont déployés en un seul et même système automatisé.

D’après la recherche de CFO Europe, deux des quatre principaux avantages de l’automatisation sont liés à l’audit et à l’analyse des dépenses : « Accroître la visibilité des dépenses engagées par les collaborateurs » (31 %, en deuxième position derrière « Réduire les coûts ») et « Faciliter l’amélioration des prévisions et du budget » (22 %, en quatrième place derrière « Éviter la fraude »).

Toutefois, bien qu’elles soient conscientes de ces avantages, sur les 53 % utilisant déjà une solution automatisée, seulement un tiers des personnes interrogées ont investi dans l’intégration de l’audit et de l’analyse des dépenses à leur système global de gestion des déplacements professionnels et des notes de frais, malgré le fait que l’enquête indique que les directeurs financiers ont une parfaite compréhension des atouts que représente un système complètement intégré.

Autre constat : l'absence d'intégration n’est pas le seul frein empêchant les entreprises de profiter de tous les avantages que procure l’automatisation. Dans toute l’Europe, l’obstacle principal est « la collaboration avec le service informatique » (43 %) suivie par « l’intégration aux systèmes ERP déjà en place » (25 %) et « la communication culturelle » (comme le changement de comportement des collaborateurs) avec 22 %.

Concernant les comportements régionaux, le Royaume-Uni est le plus actif en termes de projets d’automatisation en direct, suivi par l’Allemagne et la France. Toutefois, malgré une attitude apparemment positive vis-à-vis des systèmes automatisés de gestion des déplacements professionnels et des notes de frais, des difficultés évidentes existent en termes d'obstacles à leur déploiement.

Le rapport complet peut être téléchargé sur : http://www.cfo.com/whitepapers/index.cfm/displaywhitepaper/13356447



1.Posté par John Guard le 07/08/2009 15:12
Bonjour!!
Cet article est vraiment très intéressant! Je suis à la recherche de ce genre de logiciel de gestion de notes de frais par internet pour mon entreprise. Au fil de mes recherches, je suis tombé sur un bon nombre d'applications internet, et celle qui répond le mieux à mes attentes est MobileXpense: toutes les dépenses professionnelles, les frais de voyages, la gestion des coûts, etc. sont automatiquement gérés par ce système. De plus, il est complètement modulable, ce qui en fait donc un logiciel de gestion des notes de frais pour entreprises ultracomplet, répondant aux besoins et facile à utiliser. Je n'ai pas réussi à trouver un meilleur rapport qualité-prix! Enfin, MobileXpense m'a permis de contrôler le budget de ma société et de réduire les coûts de manière importante comme expliqué dans l'article. Je mets le lien du site ci-dessous, allez-y, ça en vaut la peine!
https://www.mobilexpense.com/Home/i_login.asp