Co-leader mondial des vins et spiritueux, Pernod Ricard s’appuie sur la solution logicielle Notilus de Dimo Gestion et les meilleures pratiques de Flucticiel pour assurer une gestion complète des voyages et frais professionnels. Le groupe fait savoir que ses nouveaux processus lui ont permis de forts gains de productivité, tout en améliorant le confort des collaborateurs en déplacement.
Passer d’une gestion manuelle sur Excel des notes de frais à un workflow entièrement électronique couplé aux meilleures pratiques de gestion afin de gagner en productivité, en efficacité et en visibilité pour les collaborateurs, tel était le besoin de la Holding du Groupe Pernod Ricard. Elle recherchait donc une solution logicielle simple d’utilisation afin que les collaborateurs puissent se l’approprier rapidement. A cela s’ajoutait la volonté de s’appuyer sur un intégrateur qui soit en mesure de véritablement appréhender et optimiser ses modes opératoires. Le groupe a fait le choix de la solution Notilus, déployée et adaptée par Flucticiel, spécialiste de l’optimisation et de la dématérialisation des processus administratifs et financiers. La signature du contrat a eu lieu début 2009, un groupe de travail réunissant les Directions concernées (Services Financiers, Achats, Systèmes d’Information, Ressources Humaines) s’est constitué dans la foulée afin de réaliser une analyse des besoins et préparer au mieux les paramétrages nécessaires. Résultat : à tous les niveaux de la gestion de ses processus « Travel / Expense », Pernod Ricard affirme avoir constaté une plus grande productivité et efficacité. Ayant plus de 170 collaborateurs dont la majorité voyagent beaucoup en raison de son rayonnement international et de la diversité de ses métiers (plus de 70 filiales dans le monde), Pernod Ricard dispose désormais d’une vision globale sur les budgets engagés. Au premier semestre 2012, Pernod Ricard reprend le projet pour couvrir l’intégralité de l’offre Notilus en mettant en place le dernier module qui permet de dématérialiser un certain nombre de factures (location de voitures) afin de les intégrer automatiquement dans le système comptable. Ainsi aujourd’hui, Notilus gère l’ensemble des processus liés aux frais et aux déplacements professionnels des 170 collaborateurs de la société, dans le respect de la politique voyage de l’entreprise. Pernod Ricard dit disposer désormais d’une vision globale sur les budgets engagés. Le workflow électronique permet une plus grande fluidité et rapidité dans la gestion administrative des notes de frais, de leur création à leur remboursement en passant par leur validation, via une automatisation et une dématérialisation quasiment totale.
