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Vendredi 14 Février 2014

Frais professionnels ou frais d'entreprise : ne les confondez pas !



Il ne faut pas confondre le remboursement des frais professionnels et celui des frais d’entreprise
• Dans le premier cas, il s’agit de rembourser au salarié les dépenses qu’il engage pour les besoins de son activité professionnelle ;
• Dans le second cas, il s’agit de rembourser au salarié la prise en charge de frais relevant de l'activité de l'entreprise et non de frais liés à l’exécution normale de son contrat de travail.



Les frais professionnels correspondent aux dépenses que le salarié engage pour les besoins de son activité professionnelle. L'employeur doit les rembourser pour leur montant réel sur présentation des justificatifs qui peuvent être contrôlés par l’administration, ou sous la forme d'indemnités ou d'allocations forfaitaires, avec, pour les remboursements forfaitaires, des limites d’exonération de cotisations de sécurité sociale (nous verrons ces points dans un article à suivre).

Les remboursements des frais d’entreprise sont quant à eux, toujours exclus de l’assiette des cotisations de sécurité sociale. En effet, les sommes, biens ou services alloués au titre des frais d'entreprise correspondent à des charges d'exploitation et n'entrent pas dans l'assiette des cotisations, même en cas d'application de la déduction forfaitaire supplémentaire pour frais professionnels.

Les frais d'entreprise ne relèvent donc ni de la réglementation des avantages en nature ni de celle des frais professionnels. Par ailleurs, ils ne peuvent être qualifiés d'éléments de rémunération en application de l'article L. 242-1 du code de la sécurité sociale.

Une circulaire du 7 janvier 2003 (Circulaire DSS/SDFSS/5B n° 2003-07, 7 janv. 2003, V, § 5-1 modifiée par la circulaire. DSS/SDFSS/5B n° 2005/376, 4 août 2005) précise leur régime.

Pour être qualifiées de frais d'entreprise, les dépenses engagées par le salarié doivent remplir les trois critères cumulatifs suivants :
• avoir un caractère exceptionnel,
• être exposées en dehors de l'exercice normal de son activité,
• être exposées dans l'intérêt de l'entreprise.

Quelques exemples de frais pouvant être considérés comme des frais d’entreprise :

• L'avantage procuré au salarié du fait de sa participation à des manifestations organisées dans le cadre de la politique commerciale de l'entreprise (réception, cocktails, etc.), alors que l'exercice normal de sa profession ne le prévoit pas ;

• Les dépenses engagées par le salarié ou prises en charge directement par l'employeur à l'occasion des repas d'affaires, dès lors qu'ils ont un caractère exceptionnel, c'est-à-dire irrégulier, qu’ils ne relèvent pas d’un abus manifeste, et qu'ils sont exposés en dehors de l'exercice normal de l'activité du salarié et dans l'intérêt de l'entreprise. NB : une circulaire du 19 août 2005 a précisé qu'il n'y a pas d'abus manifeste lorsque le salarié bénéficie d'un repas d'affaires par semaine ou 5 repas par mois ; lorsque ce quota est dépassé, les repas d'affaires sont considérés comme des avantages en nature.

• Les dépenses engagées par le salarié ou prises en charge directement par l'employeur, à l'occasion de voyages d'affaires, voyages de stimulation, ou autres séminaires ; ils doivent correspondre à l'organisation et la mise en œuvre d'un programme de travail et constituer des sujétions pour le salarié, dont la participation à ces voyages ne correspond pas à l'exercice normal de sa profession.

• Les frais de séjour et de déplacement liés à la participation des salariés à des actions de formation professionnelle, si l'employeur produit le plan de formation ou les documents attestant que la formation répond bien à une obligation légale ou conventionnelle et, les justificatifs des dépenses réellement engagées (factures d'hôtel, de restaurant, acquittées par l'entreprise ou le salarié).

CQFD

Jacqueline CORTES
Avocate au Barreau de Paris - Associée de l'Aarpi PMR AVOCATS
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