La sécurité en voyage d’affaires : un sujet qui se travaille


Ouragans et tempêtes, attentats ou tremblements de terre, les voyages d’affaires ne se déroulent pas toujours dans le climat tranquille d’un déplacement routinier. Mais parce que le business n’attend pas, les entreprises doivent souvent envoyer leurs représentants sur place mais avec conseils, assistance voire formation en poche.


Envoyé en mission au Brésil, Alfred Dupont prend un taxi à l’aéroport. Sympathique, parlant anglais, le chauffeur inspire confiance. Pas de chance, c’est un taxi illégal. Battu et dépouillé, Alfred se retrouve à l’hôpital, incapable d’aller signer le contrat prévu. Perte sèche pour son entreprise, risques graves pour sa santé, la mission est de fait un échec pour tout le monde, par méconnaissance des risques du pays et de ses codes de fonctionnement. Une caricature et un exemple extrême ? Sans doute pas : les hommes d’affaires sont les premières victimes de malversations dans les pays qu’ils fréquentent, soit en déplacement ponctuel soit en expatriation temporaire. La plupart des groupes internationaux qui évoluent dans les domaines de l’énergie ou de l’industrie intègrent ces risques dans leur politique voyage, mais toutes les entreprises n’en ont pas les moyens, et tous les voyageurs ne sont pas d’emblée sensibles à ces questions. Pourtant, une prévention minimale s’impose.
La sécurité en voyage d'affaires : un sujet qui se travaille

La prévention de base

La plupart des entreprises qui utilisent des logiciels de gestion des voyages d’affaires disposent désormais d’un outil de « tracking » de leurs voyageurs dans un pays donné. « C’est la leçon de 2001 ou celle du tsunami de 2004, nous avons intégré depuis longtemps la possibilité de visualiser le nombre de collaborateurs situés dans un pays donné », explique Yves Nanique, Directeur général de Hogg Robinson France, « Au départ c’était un outil optionnel, il est aujourd’hui intégré de façon systématique dans nos logiciels. Et comporte une double capacité : faire faire des économies, en évitant par exemple d’envoyer trop de collaborateurs sur un même événement, ou encore situer les uns et les autres pour intervenir en cas d’incident ». Quand l’Eurostar a pris feu dans le tunnel sous la Manche il y a quelques semaines, HRG a ainsi prévenu immédiatement les voyageurs en déplacement à Londres pour leur proposer des solutions alternatives à leur retour, en bloquant des places d’avion. « Les entreprises apprécient énormément cette cellule de veille qui les rassure », reconnaît Yves Nanique. Des « flash infos » sont envoyés par mail aux responsables de sécurité des grandes entreprises qui répercute à leurs salariés par sms ou téléphone. Pas de perte de temps, l’intervention a dans ce cas une double dimension de sécurité et d’économies. Une formule de même nature existe également chez KDS, via KDS Corporate. Le planning des collaborateurs permet de déclencher une alerte par e-mail, sms ou téléphone afin de prévenir le voyageur d'une urgence. Idem chez Amex Voyage d’affaires, dont l’interface Trackpoint permet de vérifier le nombre et l'identité des voyageurs sur n’importe quelle destination. Les informations réactualisées toutes les 4 à 6 heures et disponibles jusqu'à sept jours après la fin d'un voyage, avec des rapports pouvant être facilement exportés. Seul inconvénient, la confidentialité des informations, mais Yves Nanique se veut rassurant : « Les informations sont soumises en France à l’approbation des Comités d’Entreprise et des contacts sécurité sont nommés dans les entreprises pour garantir la confidentialité des données ».
Des entreprises spécialisées

● iJET, entreprise américaine de dimension mondiale créée en 1999, www.ijet.com
● Géos, leader en Europe continentale, www.geos.com
● International SOS, présente dans plus de 70 pays, www.internationalsos.fr et Control Risks, qui possède 18 bureaux sur les 5 continents www.control-risks.com
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Travailler en zone sensible

C’est également cette formule de « tracking » des voyageurs d’affaires qui est utilisée par les grands groupes de sécurité spécialisés. « Nous allons jusqu’au géo-positionnement des salariés, via leur ordinateur ou une balise », explique Laurent Combalbert, responsable du Pôle « Sécurisation du développement international » chez Géos, qui a notamment développé cette formule pour protéger les Observateurs de l’Union européenne lors des récentes élections en Angola. « Tout le monde n’a pas besoin d’aller jusque là, mais on ne part pas au Vénézuela comme on circule au Luxembourg, il y a des zones plus sensibles que d’autres et chacun doit être son propre garde du corps par son bon comportement et parce qu’il dispose des bons renseignements ». Géos a développé un site Geos Travel Security avec mot de passe qui permet, sur abonnement, d’avoir accès à des fiches pays précises avec analyse sécuritaire permanente. « Nous avons développé un système de « rating » sur les destinations. De 1 à 2, il suffit de se connecter pour être bien briefé. Zone 3 ou 4 nous avons des notes spécifiques très détaillées, ville par ville et quartier par quartier, pour éviter les zones dangereuses », détaille Laurent Combalbert. « En niveau 4 ou 5 comme le Nigeria, nous exigeons de nos clients la mise en place de cellule de formation pour apprendre à prévenir les risques ou à se comporter le mieux possible en cas de problème ». L’information se veut efficace et pragmatique, pour permettre de travailler en sécurité.
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La formation indispensable

Les sites Internet de la diplomatie fournissent les données de base qui peuvent mettre la puce à l’oreille des voyageurs d’affaires : le site du ministère Français des Affaires étrangères www.diplomatie.gouv.fr et son homologue canadien : www.voyage.qc.ca , même gérés de façon très diplomatique, constituent un indicateur intéressant. Les plus grands groupes ont leurs propres directions de sûreté qui centralisent les informations et renseignent les voyageurs, mais les petites entreprises peuvent également disposer d’abonnements chez iJET, Géos ou International SOS pour accéder aux fiches pays et fournir directement aux voyageurs, au moment de la réservation du voyage, des données mises à jour sur les pays visités. Ces informations peuvent ensuite être téléchargées sur PDA ou smartphone, notamment pour que les numéros d'urgence demeurent accessibles immédiatement. « Nous pratiquons le briefing des voyageurs avec un prestataire extérieur, avec le souci de sensibiliser sans inquiéter », remarque Jérôme Drevon Barreau, Travael Manager de Capgemini, « Il ne faut pas être contre-productif en tétanisant les voyageurs mais les aider à se déplacer en sécurité. En fonction des régions, la durée des trainings varie de quelques heures à une journée». Situation politique, économique, conseils pratiques dans le détail sont au menu de ces formations. Chez Géos, on apprend par exemple à ne pas donner sa carte bleue ici (elle sera copiée) à choisir le bon taxi ailleurs, à ne pas accepter d’aller boire un verre dans les boîtes de nuit de tel quartier et, globalement, éviter les risques, être discret et attentif, éviter les pièges où qu’il soient. Apprendre à se protéger soi même, une règle de base. Pour Xavier Carn, Directeur du service Sécurité d’International SOS, « L’objectif n’est pas d’agiter en permanence le drapeau rouge, mais d’aider et de faciliter le voyage, de contribuer à la prévention de façon qualitative. Et pour nous, tout ce qui peut constituer une entrave au voyage peut constituer une alerte ». Le briefing peut là aussi se faire au téléphone mais aussi en salle et en interview, avec partage d’expérience par des expatriés seniors notamment : « On prend le parti de la franchise pour expliquer jusqu’où les gens peuvent aller. Cela ne sert à rien de cacher la réalité », affirme Xavier Carn avec force «On ne ferait que reculer l’incident. Il faut mieux exposer les risques, pour les désamorcer ». Et pour cet expert le premier risque n’est pas forcément l’enlèvement où l’attentat : 28% des décès d’expatriés sont liés aux accidents de la route !
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Des contrats sur mesure

L’abonnement à un service Internet ne présente pas les mêmes coûts qu’une formation complète, voire une analyse de situation sur place avant un chantier. La formation ou l’information se pratiquent le plus souvent en petit comité, elle peut aller de l’échange d’expérience jusqu’à des stages commandos, pour savoir comment réagir en cas de prise d’otage ! La facture est évidemment variable en fonction des besoins, mais les entreprises préfèrent le plus souvent investir que de risquer la vie de leurs salariés d’autant que, froidement, on peut considérer que la disparition d’un chef de projet les pénalise économiquement.
Pour les collaborateurs eux mêmes, il n’y a pas de meilleure règle qu’une auto-surveillance qui commence… par le carnet de santé ! Aussi basique cela puisse t-il paraître, les vaccins constituent la meilleure des préventions, et les risques santé sont tout aussi élémentaires que la prévention en terme de sécurité. Un rapatriement sanitaire, et là encore c’est toute une mission qui peut être remise en cause.

Hélène Retout
5 conseils pratiques pour voyager en sécurité

- Restez en contact. Utilisez une procédure de confirmation d'arrivée et assurez-vous que votre siège et votre famille savent où vous contacter.
- Informez-vous auprès du personnel de l'hôtel des lieux que vous pouvez visiter ou des endroits, dans le voisinage, où vous pouvez vous balader en toute sécurité. Il pourra vous dire quels sont les endroits à éviter.
- Cachez vos objets de valeur. Utilisez une ceinture porte-billets pour apporter avec vous passeport, documents de voyage, billets d'avion et argent. Envisagez d'avoir sur vous un deuxième " faux " portefeuille comportant de l'argent local, quelques vieux reçus et des cartes de crédit expirées pour qu'il semble vrai. Gardez un peu d'argent dans une poche extérieure afin d'éviter d'avoir à fouiller dans votre portefeuille pour les pourboires et autres petites dépenses.
- Gardez vos bagages à l'œil. Ne laissez pas vos bagages sans surveillance ou aux soins d'un étranger. Sur votre étiquette à bagage, n'inscrivez que vos initiales, plutôt que votre nom au complet. Pour protéger votre identité, inscrivez l'adresse de votre bureau (et non celle de votre domicile) et utilisez une étiquette à bagage avec rabat qui cache vos nom et adresse.
- Protégez votre chambre d'hôtel. Demandez une chambre située au-dessus du rez-de-chaussée, mais pas plus haute que le septième étage pour pouvoir évacuer rapidement en cas de problème, et verrouillez la porte de votre chambre quand vous êtes entré. Demandez une chambre dont la porte est munie d'un judas. Si le personnel de l'hôtel annonce accidentellement votre numéro de chambre à haute voix, exigez une autre chambre. N'invitez pas d'étrangers ou de connaissances dans votre chambre, ou n'acceptez pas d'invitation dans d'autres chambres. Choisissez plutôt un lieu de rencontre public, comme un hall d'hôtel ou un restaurant.
- Préparez-vous à réagir rapidement. Afin d'éviter les délais dans le corridor, préparez votre clé ou votre carte à l'avance.