Traveldoo a effectué un focus sur les difficultés liées à la gestion des notes de frais quand une entreprise est implantée dans différents pays. Avec des règles de calculs qui peuvent entraîner des coûts imprévus.
La gestion des notes de frais est relativement simple quand une entreprise opère sur un seul pays. La situation est beaucoup plus complexe lorsqu’elle est implantée dans différents pays. En effet, les lois, normes et donc règles de calculs diffèrent en fonction du pays dans lequel est effectué le déplacement, rappelle Traveldoo, éditeur de solutions web et mobiles pour la gestion des voyages d’affaires et des frais professionnels. Ces différences concernent les écarts entre les taux de TVA, les indemnités kilométriques et multiples règles régissant les déplacements professionnels, et bien sûr «per diem», soit l’indemnité octroyée par une entreprise à une personne, la plupart du temps collaborateur de l’entreprise, pour couvrir les dépenses courantes engagées au quotidien dans le cadre d’un voyage d’affaires.
La marque du Groupe Expedia note ainsi que la pratique «per diem» est la norme dans certains pays, plutôt que celle des remboursements individuels. Ainsi, la règle de calcul applicable pour une journée de déplacement en Allemagne s’effectue sur la base d’une journée ouvrable.D’autres pays appliquent en revanche des règles bien plus complexes. Au Danemark le barème s’effectue sur une période de 24h sans tenir compte de la date. En Pologne le barème de calcul tient compte du moyen de transport utilisé (aérien, terrestre et maritime).
L’usage d’une voiture présente aussi des différentes. En France lorsqu’un salarié, collaborateur ou dirigeant utilise son véhicule personnel dans le cadre de son activité professionnelle, il peut bénéficier du remboursement kilométrique. Le barème kilométrique permet de calculer les frais et indemnités kilométriques de façon forfaitaire. Il est publié chaque année et prend en compte les frais tels que l’amortissement du véhicule et ses équipements, l’assurance, les frais d’entretien (réparation, pneus, échappement, révision, etc.) ou encore les frais de carburant.
En Allemagne, si la base de calcul des journées de déplacement est relativement simple, les réglementations fiscales concernant les dépenses le sont beaucoup moins. En effet, selon la législation allemande, certains repas peuvent être considérés comme des « avantages en nature » et doivent donc être intégrés dans les revenus imposables du collaborateur. De même, les indemnités octroyées aux collaborateurs effectuant des voyages d’affaires de plus de trois mois sont également imposables.
Traveldoo vante ainsi sa solution, laquelle facilite la gestion des notes de frais pour les voyageurs qui les soumettent et ne sont pas toujours au fait des diverses réglementations. Elle facilite aussi le travail des comptables qui traitent ces notes de frais. Sa fonctionnalité de géolocalisation permet en outre d’afficher automatiquement la bonne devise du pays de la dépense, le bon taux de change ainsi que les bons taux de TVA. De nombreux per diem sont également intégrés dans la solution. Cela permet aux clients d’avoir une solution intégralement automatisée tout en tenant compte des différences entre les pays.
