Les témoignages des acheteurs du service public sont rares et méritent d’être écoutés avec intérêt. C’est en tout cas la démarche d’iAlbatros qui communique sur les approches d’Olivier Bérard, Directeur Délégué aux Achats à l’Innovation du CNRS et de Pierre Alexandre Besombes, Travel Manager CNRS mais également sur les approches de Fabien Voisin, Responsable national des achats d’Inria et de Benoit Chauvin, le Travel Manager.
Si les avis sont, on s’en doute, favorable à l’approche du fournisseur, il n’empêche qu’ils permettent aussi de bien comprendre la problématique des acheteurs du service public. «Nous avons travaillé à la mise en place de solutions personnalisées avec des contraintes fortes imposées par nos interlocuteurs», souligne Moncef Khanfir, PDG iAlbatros, «Et pour montrer le bien fondé de nos choix, seuls les résultats pouvaient parler». Et de fait avec un taux d’adoption de 97% au CNRS de la solution hôtelière, Pierre-Alexandre Besombes, Travel Manager au CNRS est heureux : «La satisfaction est au rendez-vous, tant au niveau de l’outil que du service, les collaborateurs réservent massivement leurs nuitées d’hôtels sur l’outil mis en place, c’est le meilleur indicateur de succès».
Mais c’est le chemin qui conduit au choix que veut annoncer l’entreprise. Pour Olivier Bérard, Directeur Délégué aux Achats à l’Innovation du CNRS : «Aujourd'hui, la recherche de la performance achat est inscrite dans l'ADN des acheteurs publics, en termes de gains directs mais aussi de gains indirects. Pour les déplacements professionnels de nos équipes de recherche, la chaine de création de valeur doit aller au-delà de la seule dématérialisation de la commande. A travers une intégration agile à notre système d’information, le processus est désormais entièrement dématérialisé, de la réservation à la facturation et au paiement. Le choix d’ iAlbatros a donné naissance à un partenariat qui nous permet d’atteindre une ire démarche concrète de simplification administrative».
Pour Moncef Khanfir, il faut aussi analyser les spécificités d’un compte public: «Nous avons pour mission d’aller au-delà du seul prix, qui ne veut rien dire pour beaucoup d’acheteurs du public tant les particularités d’un per diem ou d’un ordre de mission vont piloter le choix de l’hébergement». Et de conclure, «Il faut proposer des compétences acceptées par le client. La confiance ne se décrète pas, elle se gagne jour après jour». Une vision que porte Fabien Voisin, Responsable national des achats d’Inria. : «Après avoir déployé la réservation des hôtels, nous lançons cette année la réservation de séminaires. Ce service subsidiaire, prévu dans notre marché, préfigure une stratégie d’achat nationale dans le domaine du MICE. Il répond aux besoins des utilisateurs d’Inria et aux objectifs d’optimisation de la dépense au niveau de l’établissement. Il est évident que nous nous appuyons sur notre solution hôtélière pour mettre en place et déployer le service».
iAlbatros a introduit plusieurs nouveautés technologiques pour s’intégrer dans l’environnement et les processus du secteur public matérialisé par une solution « Corp » qui prend en charge les spécificités du domaine. Parmi les points forts :
- L’accès à la solution est protégé par une authentification de l’utilisateur, afin de répondre au principe fondamental de sécurité informatique. L’objectif étant de fournir un modèle de sécurité AAA : Authentification, Autorisation, Accounting (traçabilité).
- Les organismes publics sont organisés en délégations/centres/business units inter-opérants et possédant chacun leur autonomie budgétaire, ce qui induit la mise en place de mécanismes complexes de workflow pour d’une part, valider la mission (responsable hiérarchique de la BU ou de la BU N+1) et d’autre part, valider l’engagement de la dépense (business unit payeuse) – du coup il faut faire cohabiter une organisation hiérarchique et matricielle à la fois afin d’implémenter la gestion de l’ordre de mission rattaché à la réservation tout en contrôlant la politique voyage. Les processus de contrôle de la mission et de la dépense associée sont parfaitement cartographiés pour la grande satisfaction de l’organisme public.
- Autre atout de taille, les voyageurs n’avancent plus de cash et ne font plus de NDF puisque c’est iAlbatros qui règle les hôteliers à la date du check-out par une eCard (vPayment (AMEX) ou vNett (mastercard). Les factures et les justificatifs associés sont dématérialisés et accessibles aux contrôleurs (la politique ZERO PAPIER est en place).
- L’intégration dans le SBT KDS a été techniquement poussée à l’extrême pour satisfaire les besoins des utilisateurs de la solution. Un partage des fonctionnalités et processus entre KDS et iAlbatros a permis de mettre à la disposition des utilisateurs une solution homogène et cohérente ou la complexité technique est restée transparente pour l’utilisateur,
Mais c’est le chemin qui conduit au choix que veut annoncer l’entreprise. Pour Olivier Bérard, Directeur Délégué aux Achats à l’Innovation du CNRS : «Aujourd'hui, la recherche de la performance achat est inscrite dans l'ADN des acheteurs publics, en termes de gains directs mais aussi de gains indirects. Pour les déplacements professionnels de nos équipes de recherche, la chaine de création de valeur doit aller au-delà de la seule dématérialisation de la commande. A travers une intégration agile à notre système d’information, le processus est désormais entièrement dématérialisé, de la réservation à la facturation et au paiement. Le choix d’ iAlbatros a donné naissance à un partenariat qui nous permet d’atteindre une ire démarche concrète de simplification administrative».
Pour Moncef Khanfir, il faut aussi analyser les spécificités d’un compte public: «Nous avons pour mission d’aller au-delà du seul prix, qui ne veut rien dire pour beaucoup d’acheteurs du public tant les particularités d’un per diem ou d’un ordre de mission vont piloter le choix de l’hébergement». Et de conclure, «Il faut proposer des compétences acceptées par le client. La confiance ne se décrète pas, elle se gagne jour après jour». Une vision que porte Fabien Voisin, Responsable national des achats d’Inria. : «Après avoir déployé la réservation des hôtels, nous lançons cette année la réservation de séminaires. Ce service subsidiaire, prévu dans notre marché, préfigure une stratégie d’achat nationale dans le domaine du MICE. Il répond aux besoins des utilisateurs d’Inria et aux objectifs d’optimisation de la dépense au niveau de l’établissement. Il est évident que nous nous appuyons sur notre solution hôtélière pour mettre en place et déployer le service».
iAlbatros a introduit plusieurs nouveautés technologiques pour s’intégrer dans l’environnement et les processus du secteur public matérialisé par une solution « Corp » qui prend en charge les spécificités du domaine. Parmi les points forts :
- L’accès à la solution est protégé par une authentification de l’utilisateur, afin de répondre au principe fondamental de sécurité informatique. L’objectif étant de fournir un modèle de sécurité AAA : Authentification, Autorisation, Accounting (traçabilité).
- Les organismes publics sont organisés en délégations/centres/business units inter-opérants et possédant chacun leur autonomie budgétaire, ce qui induit la mise en place de mécanismes complexes de workflow pour d’une part, valider la mission (responsable hiérarchique de la BU ou de la BU N+1) et d’autre part, valider l’engagement de la dépense (business unit payeuse) – du coup il faut faire cohabiter une organisation hiérarchique et matricielle à la fois afin d’implémenter la gestion de l’ordre de mission rattaché à la réservation tout en contrôlant la politique voyage. Les processus de contrôle de la mission et de la dépense associée sont parfaitement cartographiés pour la grande satisfaction de l’organisme public.
- Autre atout de taille, les voyageurs n’avancent plus de cash et ne font plus de NDF puisque c’est iAlbatros qui règle les hôteliers à la date du check-out par une eCard (vPayment (AMEX) ou vNett (mastercard). Les factures et les justificatifs associés sont dématérialisés et accessibles aux contrôleurs (la politique ZERO PAPIER est en place).
- L’intégration dans le SBT KDS a été techniquement poussée à l’extrême pour satisfaire les besoins des utilisateurs de la solution. Un partage des fonctionnalités et processus entre KDS et iAlbatros a permis de mettre à la disposition des utilisateurs une solution homogène et cohérente ou la complexité technique est restée transparente pour l’utilisateur,
