Ça y est, la reprise est amorcée et avec elle, le retour aux affaires. Mais comment traiter les dépenses de voyage de l’entreprise après cette période de sommeil imposée et comment anticiper les mouvements du marché qui doit s’adapter à la nouvelle donne économique, sécuritaire et politique ?
Exsangues pour beaucoup d’entre elles, les entreprises importatrices ou exportatrices ont un besoin urgent de repartir à la conquête des marchés et d’assurer la maintenance des relations techniques. Bien entendu, ce n’est pas encore la liberté de 2019 mais il y a une amorce de retour à une situation plus proche de la normale. Mais soyons clair, beaucoup de choses ont changé et plein d’autres vont évoluer. Alors autant le dire, il va falloir s’accrocher pour suivre les mouvements oscillatoires du marché, des gens et de nos politiques.
Un besoin urgent de visibilité
Les travel manageurs, acheteurs, donneurs d’ordres et décideurs ont besoin de visibilité afin d’anticiper au mieux la reprise. Quant aux fournisseurs et prestataires de services, ils ont besoin de feedback sur les attentes des clients et ce, même s’ils ont diligenté des enquêtes et des études de marché. Réagir et s’adapter est essentiel pour survivre, mais aujourd’hui, plus que le facteur économique, c’est le facteur temps qui est dorénavant celui qu’il faudra surveiller comme le lait sur le feu.
Le temps, c’est de l’argent
On le disait avant la crise, c’est toujours d’actualité, celui qui a les bons outils s’en sortira avec plus de facilité (encore faut-il qu’il sache les exploiter et qu’il soit écouté dans son organisation). Comment vont évoluer le besoin, la concurrence ? À quelle vitesse les habitudes vont-elles revenir ? Ou sont-elles changées à tout jamais ?… Les questions fusent de tous les côtés, et le moins que l’on puisse dire, c’est qu’on navigue beaucoup à vue… et pour cause : les quatre facteurs de décision ont été bousculés.
#1 Les décisions programmées
Le fameux appel d’offres a-t-il encore un sens ? Doit-on faire un contrat avec une compagnie aérienne ou bien faire confiance au pouvoir de négociation de la TMC? Cette même TMC a-t-elle une influence sur le prix de vente qui sera proposé. N’est-elle pas polluée par la relation mandant/mandataire si propre à la France et à sa compagnie nationale ?
En fait, il n’y a qu’une seule certitude : c’est que reprendre un ancien appel d’offres, de l’ajuster légèrement est tout simplement suicidaire ! Les paramètres ont changé tout comme les besoins et les offres proposées sur le marché. Il est donc capital de repartir d’une page blanche et même de se faire aider par une ressource extérieure (consultant ou prestataire du voyage) pour établir un nouveau cahier des charges et ce, dès que vos dépenses dépassent 500K€ ! Pire, votre contrat devra être suffisamment flexible pour intégrer les évolutions potentielles et brutales du marché qui se succèderont à la vitesse de l’éclair.
#2 Les décisions non programmées
Autant l’appel d’offres peut intégrer une chronologie définie dans la stratégie de l’entreprise, autant l’adaptation aux évolutions du marché doit se faire au fil de l’eau avec la plus grande réactivité possible. La veille technique et commerciale est donc plus que jamais essentielle. Mais attention, elle est chronophage et va demander une présence de tous les instants. S’informer est capital, mais il faudra avoir l’organisation et les processus en place pour assurer cette veille et surtout pour adapter les contrats et les procédures qui définissent les prestations à acheter (ou à vendre car les fournisseurs et prestataires sont tout autant concernés que les clients !). Les associations professionnelles comme la GBTA, le CNA et l’AFTM l’ont bien compris et reprennent leurs évènements en présentiel. On ne peut que s’en réjouir !
#3 Les problèmes structurés
Ils sont les meilleurs amis des décideurs, car ils permettent une analyse et surtout la définition d’un plan d’action. L’approche RSE est l’exemple même d’un problème structuré. Il y a des questions et des réponses claires à des problématiques connues. Traiter ces points demande du temps, mais on peut planifier les ressources, les compétences et surtout piloter les actions.
#4 Les problèmes non structurés
Ils sont une véritable pollution pour le décideur. Typiquement, ils apparaissent lorsque les phrases « J’ai l’impression que, j’ai entendu parler de… » ont été prononcées. Ils demandent souvent de travailler en « Task Force », une équipe qui intègrera plusieurs compétences et ressources internes ou externes de l’entreprise. Le sanitaire, c’est une chose mais l’économique, le sécuritaire et le respect de l’humain en est une autre… Dans ces problèmes non structurés, l’impression et le sentiment sont de mise au détriment (souvent) de la logique et de la raison.
Sommes-nous tous foutus ?
Bon, manifestement, nous venons de passer la troisième vague. Maintenant, on nous parle de la vague Delta et certains experts parlent même d’une possibilité de 9 vagues successives… Mais ne soyons pas défaitistes, les affaires ont besoin de reprendre et les hommes et les femmes de vivre. Il va donc y avoir un retour à une certaine normalité qui sera régulièrement bousculée par des bouffées de chaleur sanitaires (des restrictions temporaires, locales…), sécuritaires (des lois, des actions en justice…), politiques (l’effet économique néfaste de l’élection présidentielle française qui gèle beaucoup de choses dans notre pays) et environnementale (et l’emprise de la politique nauséabonde sur les bonnes actions engagées par les acteurs qui n’ont pas attendu le réveil des peuples mal informés pour agir).
Alors oui, il va falloir être dans la nouvelle vague du travel management. C’est-à-dire qu’il faudra être, pour tous les acteurs du marché, véloce, adaptable et surtout réactif. Pour les stratèges, c’est implicite à la fonction qui plus que jamais devra être mise en avant dans les organisations. Pour les opérationnels, c’est l’assurance de passer des moments désagréables et stressants. Il sera donc essentiel de s’informer et de partager entre pairs pour tenter de parer un maximum de coups et de coûts.
