Réforme de la facture électronique : quels impacts sur la gestion des frais de déplacement ?

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CEGID

Laurent Lassure, Product marketing manager Cegid Notilus, souligne les impacts de la réforme des factures électroniques effective en 2026.

La comptabilité d'entreprise se prépare à une évolution majeure : l'adoption obligatoire de la facture électronique pour toutes les transactions entre entreprises (B2B) à l'horizon 2026. Cette réforme, portée par l'objectif d'harmonisation et de digitalisation au sein de l'Union Européenne, vise à simplifier les processus, à réduire les délais de paiement et à lutter contre la fraude à la TVA. Mais qu'en est-il pour les entreprises et leurs collaborateurs en termes de remboursement des notes de frais ?

Facture ou note de frais ?

Il est important de distinguer les deux notions. La note de frais est utilisée par les salariés afin de se faire rembourser les dépenses engagées pour le compte de leur entreprise, notamment dans le cadre de leurs déplacements professionnels (frais de repas, taxi, péage...). Le remboursement peut alors être réalisé sur la base des justificatifs de dépenses.

Les factures sont quant à elles, généralement adressées directement par les fournisseurs à la société qui a passé commande (agences de voyages pour la réservation de billets, hôtelier, loueurs de voitures...).

La distinction semble simple, mais que se passe-t-il quand le justificatif de dépense du collaborateur est une facture comme cela peut être le cas dans les hôtels ?

Assujetti ou non ?

Lorsque la facture est établie au nom du salarié et est payée directement par lui (attention au « travel leakage » si vous réservez en dehors des canaux prévus par votre entreprise), la dépense est considérée comme une opération avec un non assujetti et ne fait pas l'objet d'une facture électronique. Le salarié peut faire une note de frais, comme pour une note de restaurant ou un ticket de péage pour lesquels des aménagements ont été prévus.

En revanche, quand la facture est établie au nom de l'entreprise, il s'agit d'une opération entre assujettis, entrant pleinement dans le champ de la facturation électronique. Deux cas sont alors possibles :

- Si le paiement est effectué directement par l'entreprise (carte logée, etc.), la facture est transmise directement par le fournisseur et transite via les nouvelles plateformes de dématérialisation. Aucune action n'est donc requise de la part du salarié qui n’avance pas d’argent.

- En revanche, si le paiement est effectué par le salarié, celui-ci devra se faire rembourser grâce à la facture reçue électroniquement par son entreprise. Le collaborateur est dans ce cas considéré comme un tiers payeur et la facture transmise aura directement le statut payé.

La réforme prévue pour 2026 offre une opportunité de moderniser les opérations comptables et renforcer la traçabilité financière. Toutefois, elle exige une adaptation proactive de la part des entreprises, qui doivent commencer à planifier leur migration vers des systèmes compatibles avec la facturation électronique. A la différence des outils dédiés exclusivement au traitement des notes de frais, Cegid Notilus et les solutions de Travel & Expense proposent déjà l’intégration et le contrôle des factures provenant des fournisseurs voyages, offrant ainsi une transition plus sereine vers les factures électroniques.