Assistantes, 4 conseils de base pour aider vos voyageurs d’affaires à préparer un déplacement

Il n’existe pas une seule façon de préparer un voyage d’affaires même si certaines tâches sont communes à tous les déplacements. La complexité même de la mission modifie l’approche globale du voyage. De fait, il y a deux éléments qui entrent en compte dans tous les déplacements : l’environnement du voyage et son organisation.
 
L’environnement du voyage détermine la finalité même du déplacement. Dans ce cas, le travail préparatoire se fera principalement autour des interlocuteurs inscrits au programme du voyage. L’organisation, elle, regroupera toutes les données (des plus simplistes aux plus complexes) nécessaires à la bonne réalisation du déplacement : de l’aéroport de départ à l’adresse précise de l’hôtel et du premier rendez-vous.
 
Il n’appartient pas à l’assistante, heureusement d’ailleurs, de materner le voyageur au point de lui mâcher l’ensemble de son déplacement professionnel. Sa mission est beaucoup plus simple : préparer, organiser, informer le voyageur de ce qui fera son voyage. Pas question non plus pour elle d’intervenir dans la finalité de la mission, ou de s’opposer à toute décision du voyageur qui, connaissant bien le terrain, manifestera certaines préférences d’autres.
Plus prosaïquement, le travail de l’assistante dans la préparation d’un voyage d’affaires est beaucoup plus technique qu’on ne le croit. C’est le plus souvent elle qui est la spécialiste des déplacements professionnels et qui sait d’emblée ce qui pourra se faire ou non.
 

N’oublions jamais qu’un voyageur d’affaires n’est pas un métier, c’est tout au plus la conséquence d’une activité professionnelle. Un voyage d’affaires a en priorité une finalité, commerciale ou technologique, et doit atteindre des buts qui dépassent le simple cadre de l’organisation du voyage. Dans beaucoup de cas, on oublie qu’un déplacement professionnel est constitué d’un ensemble d’éléments matériels et immatériels qui vont permettre au voyageur de perdre le minimum de temps pour se consacrer pleinement à la finalité de sa mission.

Si la check-list du voyage d’affaires n’est pas très usitée en France, elle est pourtant jugée comme indispensable dans bien des pays anglo-saxons où son contenu de base est parfois annexé à la politique voyage. Un petit plus pour être certain que rien ne sera oublié avant le départ.

Cette liste contient tout ce qui fait le déplacement en matière de logistique mais également tout ce qui doit se faire sur place : les horaires complets de là ou des journées de travail, un bref rappel (voir une présentation rapide) des interlocuteurs que l’on va rencontrer, les éventuelles correspondances aériennes qu’il faudra respecter, les réservations de taxis ou de navettes, billets électroniques ou tag sur le smartphone du voyageur, résas hôtelières, location de voiture,... Vérifiez, la liste des ambassades et consulats les plus proches au cas où le voyageur perdrait ses papiers ou ses moyens de paiement.

Au-delà, la check-list intégrera l’ensemble des données matérielles nécessaires au voyage. Des détails aussi insignifiants que les cartes de visite à mettre dans la mallette du voyageur, des éléments de petite papeterie (scotch, agrafeuse, règle, feutres de couleur…)  sans oublier les outils de présentation comme les CD, disque dur portable, clés USB….  Dans certaines entreprises ou les données sont sensibles, des ordinateurs portables spécialement conçus pour les voyageurs sont confiés à l’assistante pour qu’elle puisse les préparer avec les éléments cryptés ou les accès Cloud indispensables à leur récupération.
 

Rien n’est plus complexe à gérer qu’un ensemble de post-it censés résumer le voyage que l’on va réaliser. Comme pour un rallye, le rôle de l’assistante est d’établir une sorte de roadbook qui contiendra l’ensemble du déplacement, depuis l’arrivée à l’aéroport jusqu’au vol retour. On y trouve le nom et l’adresse des contacts associés à l’éventuel numéro de son assistante ou à son mobile, le rappel des différents horaires du voyage, les  numéros de réservation des chambres d’hôtel sans oublier quelques bonnes adresses au cas où l’on devrait inviter son interlocuteur à déjeuner ou dîner. Ce résumé, établi chronologiquement, ne doit pas dépasser une page. Il est à la fois adressé par mail au voyageur qui pourra le retrouver d’une simple recherche sur son mobile, il peut être inséré dans son agenda ou les dossiers qu’il emportera avec lui, déposé sur son espace numérique au sein de l’entreprise ou plus prosaïquement, sur le dessus de la mallette voire la valise du voyageur.

Au-delà des renseignements liés aux déplacements, il n’est pas inutile d’ajouter les numéros d’urgence en cas de problème, de l’agence de voyages de l’entreprise (le numéro 24/24) ou du responsable sécurité de l’entreprise. Autant d’éléments qui constituent l’ossature de ce résumé rapide du voyage.

Enfin, toutes les grandes villes connaissent des difficultés de circulation aux heures de pointe qui rende difficile l’accès aux aéroports ou aux gares. Il n’est pas inintéressant de fournir aux voyageurs un lien lui permettant de visualiser l’état de la circulation dans la ville où il se trouve et les délais moyens d’accès aux aéroports. Le voyageur pourra ainsi, sans avoir à faire de recherche, obtenir l’information dont il a besoin avant de reprendre la route du retour ou d’un autre pays.
 

Il y a quelques années, un chiffre surprenant circulait dans le monde des déplacements professionnels : un voyageur sur 100 avait déjà perdu ses papiers d’identité à l’étranger. À l’occasion des différents baromètres établis ces dernières années par votre portail préféré, on sait désormais que c’est l’une des craintes majeures de celles et ceux qui se déplacent pour leur entreprise. Il faut y associer la perte, ou le vol, des moyens de paiement. La pire situation que l’on puisse connaître.
Bizarrement, il est presque plus simple de régler les problèmes d’argent que les problèmes de papiers. Beaucoup de grands baroudeurs expliquent qu’il n’est pas inutile de disposer une petite somme d’argent à des endroits différents : dans une poche de sa valise, dans la poche d’un pantalon lui-même inséré dans la balise, dans le coffre de l’hôtel lorsque l’on arrive, si l’on est particulièrement paranoïaque, dans la doublure d’une veste ou d’un gilet.

Pour un passeport, c’est plus difficile. Dans certains pays, comme la Chine par exemple, le voyageur doit d’abord aller porter plainte à la police afin d’obtenir un document qui permettra au consulat ou à l’ambassade de lui fournir un passeport provisoire pour quitter le territoire. Une situation qui peut prendre entre 24 et 72 heures. Le plus simple est de faire une photocopie certifiée conforme des différents papiers que l’on prend avec soi : passeport ou carte d’identité. Ou de les déposer sur un cloud pour les imprimer à la demande au business center de l’hôtel. Il n’est pas inutile non plus de faire une photocopie du visa lorsque celui-ci est nécessaire car le numéro permettra aux autorités policières de retrouver l’entrée du voyageur sur le territoire visité.
 

Un spécialiste de la Coface expliquait un jour lors d’une conférence qu’il ne viendrait à l’idée d’aucun joueur de tennis de partir sans sa raquette disputer un match. Une évidente lapalissade qui avait fait sourire la salle… Et pourtant, cette règle de base est très souvent oubliée par les voyageurs d’affaires qui négligent l’importance accordée dans certains pays à la documentation papier que l’on va laisser. À une époque qui permet des impressions couleurs de qualité, la création de PDF ou de PowerPoint, s’embarquer dans un voyage à l’étranger sans avoir pensé un court instant à un minimum de traduction des textes ou de la documentation qui sera proposée est une erreur grossière que constatent très souvent les conseillers économiques français en poste à l’étranger. Nous ne reviendrons pas sur les cartes de visite exclusivement franco franchouillarde et n’insisterons pas sur des adresses Internet qui ne proposent pas, a minima, une page en anglais qui résume l’activité de l’entreprise. Il est du devoir de l’assistante de valider ce point pour s’assurer que tous les éléments de la prospection ou de l’échange commercial seront bien intégrés à la check-list du voyage.
 
Marcel Lévy
 
 

A venir : les éléments de base d’une bonne veille commerciale.
On le voit de plus en plus souvent, certaines assistantes préparent également quelques datas économiques ou culturelles sur le pays que visitera le voyageur d’affaires. Une nouvelle fonction qui s’ajoute à celles déjà complexes qu’elles ont à gérer tous les jours. Mais une fonction essentielle pour faire qu’un déplacement professionnel soit totalement réussi. Comment le faire simplement, c’est ce que nous verrons prochainement.