30 à 40 % des dépenses d'un voyage d'affaires ne sont pas gérées, tel est le constat de la 5ème édition de l'Observatoire d'Avexia présentée le 25 mars 2015 lors du salon Market Place. La TMC a aussi présenté les postes sur lesquels les entreprises pouvaient travailler pour améliorer encore leur dépenses Business Travel.
Si les entreprises ont mis de nombreux outils et pratiques en place pour contrôler leurs dépenses dans l'aérien et le ferroviaire, l'Observatoire d'Avexia met en lumière 5 domaines où elles peuvent encore optimiser les coûts : l'hôtellerie, la restauration, les transports routiers (indemnités kilométriques, VTC, taxis, parkings), les frais ancillaires de l'aérien on de voitures et les assurances/prévention. En revanche, le MICE – secteur complexe – n'a pas été étudié dans cette étude.
Les assurances représentent entre 1% et 4 % du budget d'un déplacement professionnel en fonction entre autres de la destination et de l'activité de l'entreprise. Le domaine de la prévention, souvent géré par de multiples interlocuteurs, peut être optimisé sur plusieurs axes après une analyse de la couverture actuelle comme détecter les manques ou doublons, l'intégrer à la politique voyage de l'entreprise ou encore mettre en place une communication interne de sensibilisation.
Les frais de transports routiers regroupent les indemnités kilométriques, taxi/VTC et les coûts des parking. La fourchette du poids de ce secteur sur le coût d'une mission est important et dépend principalement de l'activité de l'entreprise. Il représente au moins 28 % des dépenses selon Avexia. Il peut atteindre jusqu'à 50 % si la PME a une forte activité de déplacements routiers (commerciaux, maintenance...). Pour réduire les coûts, les sociétés peuvent entre autres mettre en place le paiement centralisé, négocier des tarifs ou prendre des abonnements aussi bien auprès des taxis, des VTC ou des parkings.
Manne financière pour les compagnies aériennes, les frais ancillaires se sont multipliés dans l'aérien ces dernières années. Ils représentent maintenant entre 4 et 7 % du coût d'un déplacement professionnel. Les entreprises désireuses d'optimiser ce poste de dépenses doivent entre autres analyser leurs usages et besoins, intégrer certaines options dans la politique voyages, communiquer et sensibiliser les voyageurs d'affaires sur ce sujet. Chez certaines compagnies, il est aussi possible de prendre des cartes annuelles pour accéder à certains services.
Entre les dîners d'affaires avec les clients et les frais de restauration pendant un déplacement ou au sein de la société, les repas représentent 2,5 à 10 % des frais du Business Travel. Les entreprises peuvent par exemple intégrer des plate-forme de réservation centralisée comme La Fourchette ou Restopolitain pour réduire les coûts et adopter pour le contrôle à priori et circuit de validation.
Représentant 20 à 40 % des dépenses d'un voyage d'affaires, l'hôtellerie reste un point sensible d'un déplacement professionnel. En effet, il y a beaucoup d'hôteliers indépendants en France et le paiement se fait majoritairement lors du check out. Ainsi bien qu'elles se penchent sur ce sujet de depuis plusieurs années, les entreprises ont encore de nombreux points à améliorer pour réduire les coûts et améliorer le contrôle des dépenses. Avexia recommande de généraliser la réservation centralisée auprès des plates-formes et agences, opter pour un moyen de paiement corporate ou centralisé ou encore être attentive à intégrer les hôtels réellement fréquentés par ses collaborateurs ainsi que réaliser un benchmark sur les tarifs négociés et prix moyens.
Avexia estime ainsi que les agences doivent dépasser leur activité traditionnelle d'émettrices de billets et proposer de nouveaux services et modèles afin de devenir des plates-formes globale de réservation et de conseil.
Les assurances représentent entre 1% et 4 % du budget d'un déplacement professionnel en fonction entre autres de la destination et de l'activité de l'entreprise. Le domaine de la prévention, souvent géré par de multiples interlocuteurs, peut être optimisé sur plusieurs axes après une analyse de la couverture actuelle comme détecter les manques ou doublons, l'intégrer à la politique voyage de l'entreprise ou encore mettre en place une communication interne de sensibilisation.
Les frais de transports routiers regroupent les indemnités kilométriques, taxi/VTC et les coûts des parking. La fourchette du poids de ce secteur sur le coût d'une mission est important et dépend principalement de l'activité de l'entreprise. Il représente au moins 28 % des dépenses selon Avexia. Il peut atteindre jusqu'à 50 % si la PME a une forte activité de déplacements routiers (commerciaux, maintenance...). Pour réduire les coûts, les sociétés peuvent entre autres mettre en place le paiement centralisé, négocier des tarifs ou prendre des abonnements aussi bien auprès des taxis, des VTC ou des parkings.
Manne financière pour les compagnies aériennes, les frais ancillaires se sont multipliés dans l'aérien ces dernières années. Ils représentent maintenant entre 4 et 7 % du coût d'un déplacement professionnel. Les entreprises désireuses d'optimiser ce poste de dépenses doivent entre autres analyser leurs usages et besoins, intégrer certaines options dans la politique voyages, communiquer et sensibiliser les voyageurs d'affaires sur ce sujet. Chez certaines compagnies, il est aussi possible de prendre des cartes annuelles pour accéder à certains services.
Entre les dîners d'affaires avec les clients et les frais de restauration pendant un déplacement ou au sein de la société, les repas représentent 2,5 à 10 % des frais du Business Travel. Les entreprises peuvent par exemple intégrer des plate-forme de réservation centralisée comme La Fourchette ou Restopolitain pour réduire les coûts et adopter pour le contrôle à priori et circuit de validation.
Représentant 20 à 40 % des dépenses d'un voyage d'affaires, l'hôtellerie reste un point sensible d'un déplacement professionnel. En effet, il y a beaucoup d'hôteliers indépendants en France et le paiement se fait majoritairement lors du check out. Ainsi bien qu'elles se penchent sur ce sujet de depuis plusieurs années, les entreprises ont encore de nombreux points à améliorer pour réduire les coûts et améliorer le contrôle des dépenses. Avexia recommande de généraliser la réservation centralisée auprès des plates-formes et agences, opter pour un moyen de paiement corporate ou centralisé ou encore être attentive à intégrer les hôtels réellement fréquentés par ses collaborateurs ainsi que réaliser un benchmark sur les tarifs négociés et prix moyens.
Avexia estime ainsi que les agences doivent dépasser leur activité traditionnelle d'émettrices de billets et proposer de nouveaux services et modèles afin de devenir des plates-formes globale de réservation et de conseil.
