Notes de frais… Et vogue la galère !

Reçus de restaurants, dîners professionnels, notes de taxi pour le transfert à l’aéroport, facturettes pliées en quatre, pratiquement effacées… Bienvenue dans l’univers de la note de frais.

Notes de frais… Et vogue la galère !
« Une perte de temps souvent nécessaire » : c’est le sentiment qui ressort d’une étude effectuée par KDS en 2007 auprès de 390 collaborateurs d’entreprises européennes et américaines. Dans plus d’une entreprise sur deux, aucune solution en ligne n’est mise en place. Chacun se doit de gérer ses notes de frais de A à Z… manuellement, avec le lot traditionnel de retards et les plaintes d’un service comptable qui attend la pile de justificatifs pour vérifier les dépenses et procéder au remboursement.
Notes de frais… Et vogue la galère !
Noter, classer et saisir
Bien gérer ses notes de frais commence avec le voyage. Selon l’étude de KDS, presque 30% des Français s’énervent d’avoir à chercher leurs justificatifs. « On a cru que l’électronique de poche, PDA ou téléphone évolué, permettrait de faciliter la tâche » détaille Alain Macquet, spécialiste des logiciels de gestion « Il n’en est rien car la note de frais c’est l’art de marier le papier traditionnel et le numérique. Quasi impossible ». Et pourtant les conseils ne manquent pas. Un portefeuille ou une pochette dédiée est la solution conseillée pour ne pas les perdre et se mélanger les pinceaux entre notes personnelles et professionnelles. Une gestion quotidienne par enveloppes (fournies par les « kit courriers » des hôtels) qui recensent tous les frais de la journée et conservent, bien scellées, les notes de la journée. Bref, chacun y va de son conseil.
Ce qui est certain c’est qu’il est quasi obligatoire d’annoter, lors de la dépense, au verso des facturettes de cartes bancaires ou du justificatif le motif de la dépense, ainsi que d’autres informations comme le nom du client invité, le trajet en taxi, etc... «Pour une entreprise, se munir d’un logiciel de saisies automatiques des notes de frais est la solution qui évite les erreurs et réduit les longueurs administratives », explique Stanislas Berthelot, Directeur Marketing chez KDS. « Attention à ne pas « suradministrer » le travail » réplique Lucie Mercuzet, coach en gestion de cadres « il faut penser à simplifier le retour de voyage d’affaires. Il est plus important de travailler sur les attentes des clients ou les contrats en cours que de passer une ou deux heures au retour en saisies complexes ».
Les vertus de la carte corporate

Des frais professionnels à payer à l’étranger ? C’est la mission première de la carte corporate souscrite par l’entreprise pour ses grands voyageurs. Le système est simple : les sommes sont débitées sur le compte du salarié mais avec un délai qui lui laisse le temps de remplir sa note de frais et d’être remboursé. Avec paiements différés sur leur compte, les hommes d’affaires ne reçoivent plus d’avance et sont incités à remplir plus rapidement leur note de frais. Toutes les factures sont payées avec la même carte et un descriptif des dépenses est fourni chaque mois. Si la carte n’élimine pas les justificatifs elle autorise le relevé des dépenses par famille : hôtellerie, restauration, location de voitures… Attention, sur certaines cartes, et en fonction de contrats de sécurité souscrits, il est même possible de plafonner ou d’interdire certains achats. Les sorties au cinéma ou les cigares ne sont plus d’actualité !
Notes de frais… Et vogue la galère !
Une informatique intégrée
Les frais professionnels constituent le deuxième poste de frais généraux après les salaires. Selon American Express, le montant total des notes de frais atteindrait, en France, 6,5 milliards d’euros en 2007. Un chiffre qui parle de lui-même. De fait, les entreprises ont développé de nombreux projets visant à mettre en œuvre des solutions automatiques de gestion. Des solutions généralement couplées avec une carte bancaire d’entreprise (voir encadré). Sur le logiciel KDS Corporate, le voyageur doit effectuer à peine quelques saisies, comme le nom du client qu’il a invité, mais ne fera aucune saisie de montant. Tout est automatisé et géré par le logiciel qui récupère les relevés de la banque et les consolide. En cas de désaccord, une alerte est émise et envoyée au cadre concerné pour validation voire vérification. Le remboursement qui mettait auparavant un mois s’effectue en quelques jours.
Autre intérêt de la numérisation du problème : le contrôle. La facture détaillée (nom et type d’activité du vendeur) est fournie par la banque. Il est ainsi possible de croiser des dates et des ordres de mission. « Le contrôle est un casse-tête pour ceux qui utilisent des outils numériques un peu trop simples » poursuit Lucie Mercuzet « il faut toujours permettre aux administrateurs de mettre le nez dans les comptes et de déceler toutes irrégularités. Le choix de travailler par contrôle aléatoire, ce que faisaient les services comptables, est dépassé ». Ulysse Travel and Expenses, autre logiciel spécialisé, permet de numériser les justificatifs des notes de frais. Après la saisie, l’employé doit transmettre ses justificatifs au centre de numérisation. Les images des justificatifs sont ensuite disponibles sur l’écran de la note de frais correspondante et consultables par le responsable hiérarchique ou le comptable.
Notes de frais… Et vogue la galère !
Ces outils de gestion évitent les fraudes qui selon l’étude d’American Express concerneraient un salarié sur cinq, même si dans 70 % des cas, le larcin ne dépasse pas les 10 euros. Grande tendance de la note de frais : se faire gonfler systématiquement lorsque l’on évoque les restaurants ou les frais kilométriques. Une mauvaise habitude que les outils de gestion vont faire passer car il est plus difficile de ruser avec l’ordinateur. Enfin, si la notion de Cost Controllers n’est pas encore d’actualité sur les notes de frais, on voit naître des cabinets de tendance dont le job est de donner les limites financières minimum et maximum selon les villes visitées. « Nous sommes capables de dire qu’un hôtel moyen à New York vaut entre 340 et 420 €. Trois fois moins à Boston ou deux fois moins à Oslo. Idem pour un restaurant, ou un bar » détaille Philipe Berl, créateur de Enterfine, une société naissante dans cet univers « C’est ce qui va permettre d’établir des budgets moyens par pays et par ville. Au-delà de ces dépenses conseillées, l’entreprise ira mettre le nez dans les notes de ses voyageurs.
Dire que le Nirvana de la gestion de la note de frais passera par l’électronique serait un raccourci osé. Seuls la rigueur et un minimum d’attention peuvent en faciliter le suivi. Deux qualités que bien des voyageurs d’affaires possèdent mais qu’ils oublient de s’appliquer à eux mêmes.

Hortense des Dorides
hdd@voyageetbusiness.com
Marcel Levy
ml@voyageetbusiness.com
Cinq conseils pour se simplifier les notes de frais

  • Galère pour galère autant commencer la semaine avec. Le lundi, par définition souvent exécrable, devrait permettre de consacrer la première demi-heure de la journée aux notes de frais.
  • Il existe sur Internet des dizaines de logiciels gratuits à faible coût qui gère les notes de frais sur PC ou PDA. A voir « notes de frais » de Thierry Gaillard (tgaillard@gaillardt.com.fr)
  • Les boîtiers qui lisent les puces des cartes bancaires sont utiles pour récapituler les dépenses professionnelles engagées d’une semaine sur l’autre
  • Créer une panière ou un espace dédié aux notes de frais. C’est là que vous les stockerez en attendant de les saisir. Evitez de les conserver dans votre portefeuille, les facturettes deviennent illisibles avec le temps
  • Etablissez un contrôle sur les remboursements effectués par l’entreprise pour être certain que diverses dépenses n’aient pas été sucrées !