Travel & Tech (4/5) – Négocier le contrat est une chose, le rédiger en est une autre…

Il existe autant de recettes de négociation que types de contrats. Les conseils précis ne peuvent être donnés qu’à la vue des éléments de votre dossier en prenant en compte vos impératifs, vos besoins et vos données. Le travail peut être fait en interne, mais à la vue de la complexité des contrats liés à la technologie associée aux déplacements professionnels il est fortement conseillé de faire appel à des experts. Voici toutefois quelques conseils pour mener à bien vos discussions.

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Les tarifs et/ou les remises arrière sont parfois proposées mais attention, car elles se réfèrent surtout aux tarifs publics publiés et au CA hors taxes… Focalisez donc sur les charges annexes. Pour ce faire, consolidez vos besoins afin d’obtenir de la visibilité sur les dépenses liées aux différents services demandés.

Les surcharges ne sont pas une exclusivité des compagnies aériennes. Tous les prestataires y ont recours. Les loueurs de véhicules facturent des chaînes, des pneus neige, des GPS, des assurances… Les hôtels facturent des services ou des repas (le prix du petit déjeuner est parfois exorbitant). Les TMC ont souvent des charges pour le H24 qui sont plutôt dissuasives. Idem pour les frais de remboursement… On ne peut pas leur en vouloir, car tous doivent assurer des prix de base bas et une rentabilité. Il est donc du devoir du client de bien définir en amont les limites de fourniture et de service afin de les intégrer dans les contrats.

Définissez bien les rôles et les responsabilités des différentes parties pour assurer le service proposé. Intégrez les charges exceptionnelles et valorisez les prestations hors contrat souvent présentes dans les contrats de prestation technologique.

Regardez bien les clauses de révision de prix, les échelles de rémunération des contrats (variabilité de la remise arrière en fonction des volumes, idem pour les prix remisés) et, surtout, imposez un mécanisme d’analyse et de révision (idéalement trimestriel).

La liste est longue et des conseils pourraient être donnés tous les jours… Le marché est dynamique et l’évolution y est permanente tout comme l’innovation. Les changements stratégiques de tous les fournisseurs sont réguliers et imposent donc de faire une veille technologique journalière (c’est d’ailleurs pour cette raison que Déplacement Pros est né et que nos journalistes travaillent en permanence pour vous apporter les informations utiles à votre performance -achats ou vente).

Quoi qu’il en soit, vous pouvez négocier des prix avec les prestataires, mais n’ayez pas les yeux plus gros que le ventre, car vous risquez de passer à pleine vitesse sur des ralentisseurs… le prix est une chose, les conditions en sont une autre.

La contractualisation et toute la phase d’approche qui la précède peut-être fait en interne, mais à la vue de la complexité des contrats et du marché il est fortement conseillé de faire appel à des experts. Certes, ils ont un coût, mais le retour sur investissement est toujours rapide sur un marché qui en plus n’a pas de « time to market » (temps nécessaire entre l’émission d’une idée et sa concrétisation dans les actions). Mieux, ils vous protègent d’une erreur pouvant être fatale à votre plan de carrière. Alors, pourquoi se priver ?