Une nouvelle étude menée par ACTE en collaboration avec Amex GBT fait le point sur les programmes de gestion du voyage d’affaires de bout en bout, et donne aux acheteurs des conseils pour les aider à atteindre leurs objectifs.
Le end-to-end est la gestion des voyages d’affaires de bout en bout, où chaque étape – de la réservation aux paiements, en passant par la gestion des dépenses et le reporting – est intégrée dans un seul et même outil. Celui-ci a longtemps été un objectif recherché par les acheteurs. Une nouvelle étude révèle toutefois qu’une large majorité (72%) des 207 acheteurs de voyages d’affaires interrogés constate un faible intégration de ces programmes dans les entreprises. Publié par ACTE (Association of Corporate Travel Executives) en collaboration avec American Express Global Business Travel (GBT), ce rapport baptisé « The Journey to Integrated Travel Management » analyse d’abord l’évolution des technologies.
Sans surprise, les outils de réservation en ligne (OBT) constituent l’élément le plus souvent intégré aux programmes des répondants (92%), suivis par les cartes d’entreprise (74%) et les plateformes de gestion des dépenses (60%). Le top 3 des priorités des travel managers est occupé par 1) la visibilité et le contrôle des dépenses pour 70% des travel managers ; 2) l’amélioration de l’expérience utilisateur (65%) ; 3) le duty of care (58%).
L’étude s’est étendu sur les contraintes et obstacles du end-to-end, tout en notant que près du quart (22%) des travel managers n’ont plus de projet d’intégration à date. Parmi ces obstacles, les répondants ont identifié notamment un manque de ressources (25%) et un manque apparent de soutien en interne et de la part des parties prenantes (30%). Cependant, ce sont les voyageurs d’affaires qui représentent le plus gros challenge : 37% des répondants ont déclaré que l’adoption des outils par les voyageurs d’affaires et leur réticence au changement étaient leur principal obstacle.
À l’inverse, les voyageurs d’affaires sont également l’un des principaux moteurs du développement, pour plus d’un tiers (34%) des répondants. «La mission principale du travel manager est de créer un environnement favorable au succès pour le voyageur d’affaires ; et ce travail d’intégration de bout en bout est essentiel pour y parvenir. Le fait de devoir utiliser une multitude d’outils et de technologies différents pour prévoir un voyage peut nuire à la productivité des voyageurs. Les programmes de voyage end-to-end résolvent ce problème et au final, tout le monde est gagnant : le voyageur, le travel managers et l’entreprise» souligne Leigh Bochicchio, directrice générale d’ACTE.
D’après l’étude, les parties prenantes internes dans les marchés publics (53%) et les finances (45%) sont les principaux moteurs du changement, les voyageurs d’affaires se situant à la troisième place. Sachant que les économies d’échelles et la conformité sont des objectifs clés de l’intégration, il est important que les acheteurs s’assurent de l’adhésion des parties prenantes.
L’intégration d’un programme end-to-end est complexe et demande, non seulement, de sensibiliser les employés en interne, mais aussi d’être soutenu par toutes les parties-prenantes du processus, poursuit l’étude. Les travel managers déclarent que les fournisseurs de plateformes technologiques (62%), les sociétés de gestion de voyages d’affaires (59%), les fournisseurs de solutions de paiement (39%) et les fournisseurs (33%) jouent également un rôle déterminant dans son intégration.
«Grâce aux progrès de la technologie et des services, disposer d’une solution intégrée de gestion des déplacements et des dépenses, offrant une meilleure expérience utilisateur, permettant aux acheteurs d’être plus efficaces et de mieux contrôler les coûts, est totalement possible. Les bonnes technologies et un management du changement bien mené permettent de surmonter les obstacles à l’intégration – et j’encourage tous les acheteurs à challenger les TMC sur ce point», note Bruno Murray, Vice-Président d’American Express Global Business Travel.
