Comment la technologie permet-elle d’optimiser la gestion des notes de frais ?

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Nicolas Angenard, Neo Technical Sales, répond à la question cruciale de la gestion des notes de frais.

L'automatisation est le moteur principal de cette révolution, simplifiant le processus des notes de frais de la création jusqu'au remboursement. Dans la phase de création, l'application mobile offre une rapidité inégalée, avec la possibilité d'approbation par des managers en déplacement. 

L'utilisation astucieuse de la technologie OCR (Optical Character Recognition), présente sur l'application mobile et web, facilite non seulement le processus, mais accroît également la productivité grâce à un apprentissage automatique. L'utilisateur peut néanmoins toujours ajuster les informations et, au fur et à mesure que des détails sont saisis, l'OCR apprend, détecte de manière anticipée et s'affine continuellement pour des performances optimales. Cela permet à l'OCR de réduire le temps passé par l’utilisateur à gérer sa note de frais. 

Les règles de cohérence, quant à elles, sont des outils contre la fraude, et permettent par exemple d’éviter une soumission en double d’une note de frais pour un même déjeuner.

L'audit, étape cruciale, devient plus ciblé grâce à des règles spécifiques, et permet de réduire significativement le temps de travail des comptables, qui peuvent concentrer leurs efforts sur une plus faible quantité de notes de frais, que ce soit par nature ou par niveau de validation managériale.

 L'adoption de la dématérialisation en France en 2016 représente une transition intelligente dans la gestion des processus. Elle permet aux entreprises de gagner un temps considérable tout en se conformant aux directives des autorités fiscales.  En fonction des prérogatives de chaque pays, les outils doivent s'adapter afin d'être en conformité avec les autorités fiscales et ainsi proposer une dématérialisation globale l'ensemble de leurs clients. Grâce à une signature électronique et l'apposition d'un sceau sur le PDF et les reçus qui y sont associés, chaque client aura la possibilité de venir récupérer, de manière automatique, l'ensemble des notes de frais dématérialisées afin de les présenter aux autorités fiscales en cas de contrôle. Adieu le papier et bonjour les serveurs d'archivage !

L'intégration avec les ERP et les outils de paie, orchestrée avec une grâce automatisée via API et serveurs SFTP, se profile comme un trait d'union entre efficacité et productivité. La gestion des campagnes de remboursement, à raison d'en moyenne une par mois, devient un ballet alors bien orchestré.

Le flux SEPA offre une solution élégante pour automatiser les remboursements aux collaborateurs en redirigeant les fonds directement vers l'outil de paie. Ce processus simplifié et automatisé garantit des remboursements plus rapides et plus directs, ce qui permet de bénéficier d'une expérience plus fluide et plus avantageuse.

Quand une entreprise consolide la gestion des voyages et des notes de frais au sein d'un même outil, elle accède à une vision d'ensemble des services réservés et des coûts associés. Cette centralisation des données se traduit par un « reporting » agrégé, offrant une expérience fluide et éclairée. Cela permet une visibilité globale, simplifiant ainsi le suivi des dépenses et des services, tout en facilitant l'analyse grâce à une approche unifiée.

Grâce à une solution unifiée, chaque étape du processus, de la création à la paie, est métamorphosée, laissant entrevoir une ère où la productivité, la transparence, et la conformité fiscale s'unissent harmonieusement. Pour en savoir plus sur l’optimisation de la gestion unifiée des voyages d’affaires et notes de frais, inscrivez vous au prochain webinaire Amex GBT Neo