De nombreuses organisations continuent d’éprouver des difficultés à calculer le rendement des dépenses de déplacement et de représentation, alors même qu’elles l’identifient comme l’un de leurs principaux coûts variables d’entreprise, selon un sondage commandée par SalesTrip et réalisée par 3Gen Research.
Pour cette enquête réalisée à l’initiative de SalesTrip (un service de gestion des frais de déplacement et de représentation basé au Royaume-Uni), plus de 500 cadres supérieurs en finances, travaillant pour des entreprises comptant de 50 à 50 000 employés, ont été interrogés. La moitié des entreprises étaient basées aux États-Unis et l’autre moitié au Royaume-Uni.
Les dépenses de frais de déplacement et de représentation font partie de la catégorie de dépenses la plus souvent citée comme étant le plus important coût variable d’une entreprise identifié comme tel par près de 27 % des répondants, dépassant les salaires d’un point de pourcentage. Toutefois, environ 48% des répondants ont indiqué qu’ils ne comprenaient pas bien le rendement du capital investi pour les dépenses de voyage de leur organisation.
Cette déconnexion peut être attribuée à un manque de visibilité en temps réel sur les dépenses de voyage et aux ensembles de données cloisonnés, créant une barrière entre les dépenses et les revenus, selon SalesTrip. Au total, 87 % des personnes interrogées dans les moyennes entreprises de 101 à 5 000 employés ont déclaré que leurs équipes financières mettent plus d’une journée pour rendre compte de leurs dépenses de voyage. Par ailleurs, 60 % des entreprises interrogées ne disposent pas d’un système unique d’enregistrement qui relie les données sur les voyages et les dépenses aux données sur les clients et les revenus.
Ces conditions peuvent laisser les entreprises tenter de calculer le RCI (rentabilité des capitaux investis) par le biais d’un processus de rapprochement après coup axé uniquement sur les frais de déplacement, laissant souvent les recettes qui en résultent à l’abandon. Le calcul rétroactif empêche également les gestionnaires de prévoir à l’avance si un voyage éventuel en vaudra la peine en termes de revenus générés, selon le rapport. De plus, un manque de compréhension de la productivité de certains employés signifie que le leadership n’a aucun fondement pour récompenser les meilleurs créateurs de revenus, ce qui augmente le risque de perdre de précieux employés.
« Si les organisations étaient capables de mieux gérer, suivre et prévoir les dépenses en fonction de l’activité ou de l’objectif de l’entreprise, les chefs d’entreprise seraient en mesure de prouver que les voyages d’affaires génèrent des revenus…[et] les voyages d’affaires seraient largement considérés comme un facteur de croissance plutôt que comme un mal nécessaire« , explique Manoj Ganapathy, fondateur et CEO de SalesTrip.
Une méthode efficace pour combler l’écart entre les dépenses de voyages et les recettes qui en découlent est depuis longtemps une sorte de Saint-Graal pour l’industrie du voyage. Mais les nouveaux modèles d’intégration technologique ont réalisé des progrès prometteurs vers cet objectif au cours des dernières années.
