Deplacements Pros, le quotidien du business travel, du voyage d'affaires et des déplacements professionnels



Dimanche 22 Mars 2015

Concur veut (presque) démystifier l’open booking



Les plus anciens professionnels du voyage d’affaires se souviennent des commentaires qui entouraient la mise en place des SBT ! Pour les Travel Managers de l’époque, c’était folie de croire que la machine aller assurer le rôle qu’ils tenaient quotidiennement. On connaît la suite. Concur veut faire preuve d’une vision ouverte sur l’open booking.



Sur le fond, le spécialiste de la gestion de l’expense a raison. On verra bien un open booking maîtrisé se mettre en place ces prochaines années. Emmanuel Vergé, Directeur Marketing France chez Concur, principal fournisseur de solutions dédiées à la gestion des déplacements et frais professionnels dans le monde, fait le point sur le vrai ou le faux de l’open booking. Sur certains points, les explications ne sont pas précises voire parfois bien plus en avance que la réalité du terrain ou les constats réalisés par les études européennes.

Nous vous livrons ci-dessous le fruit de la réflexion menée par Concur autour d’un « vrai/faux ». A vous de juger si vous serez dans les clous de l’analyse, en retrait ou, pourquoi pas, plus en avance.

Les dépenses invisibles issues des réservations « hors-circuit » d’entreprise sont une nouveauté.

FAUX

« Selon certaines études 40% des voyageurs d’entreprise ne respectent pas de manière systématique la politique de réservation de leur entreprise[1]. Les réservations hors-circuit ne sont pas un phénomène nouveau et le montant des dépenses invisibles est toujours plus élevé que ce à quoi la plupart des entreprises s’attendent. Internet et les Apps mobiles n’ont fait que rendre ces réservations plus faciles à effectuer. »
 
[1] PhocusWright’s US Business Traveler « Managed, Unmanaged, and Rogue 2012 »



 

Les dépenses invisibles ne résultent que des réservations d’hôtel et locations de voitures.

FAUX
« Les dépenses invisibles sont les dépenses de voyages découlant de réservations hors-circuit traditionnel d’entreprise et sur lesquelles l’entreprise n’a de visibilité qu’une fois le voyage effectué et donc la dépense engagée. Selon l’IDC, 40-50% des réservations d’hôtel et 28% des réservations de billets d’avion sont considérées comme des dépenses invisibles ou « fuites » et sont faites directement auprès des prestataires[2]. » 

[2]Concur Fusion 2014 « Transparency and Mobility Now Drive The Perfect Trip »


 

Les voyageurs d’affaires réservant en dehors des canaux traditionnels enfreignent plus souvent la politique de voyage de leur entreprise.

FAUX

« En mai 2014, The Beat a publié un article de Jay Boehmer intitulé en Français « L’Autorité de Régulation de l’Industrie Financière  est prête pour l’open booking, le reste du marché l’est-il[3] ? ». Cet article faisait part de du test d’implémentation de l’open booking par cette institution américaine. Après une première année-pilote opérée avec 20 voyageurs, les conclusions suivantes ont pu être tirées : lorsqu’ils étaient autorisés à sortir du circuit de réservation de l’entreprise, les voyageurs n’abusaient pas du système. De même, ils ne dépensaient pas plus que le reste des voyageurs de l’entreprise réservant par les canaux internes ».
 
[3]« FINRA is Ready for Open Booking. Is the Industry ? »


 

Réserver hors-circuit sans approbation de l’entreprise lui fait encourir des risques légaux et financiers.

VRAI

« Lorsque des voyageurs réservent hors-circuit, le manque de visibilité et de contrôle liés aux dépenses invisibles fait courir un risque aux entreprises. Cela vient perturber les opérations de comptabilité et finance, les engagements de prise en charge des employés ou ceux inclus dans les contrats signés avec les prestataires ».


 

Les Travel Managers n’ont pas de visibilité sur les déplacements des voyageurs s’ils réservent hors-circuit

VRAI et FAUX

« Ceci est vrai seulement si les entreprises ne disposent pas d’une solution de suivi des réservations en open booking risquant ainsi de manquer à leur obligation de protéger leurs collaborateurs ».


 

Les dépenses invisibles ou le fait d’autoriser les voyageurs d’affaires à réserver directement sur le site des fournisseurs ne permet pas de bénéficier de tarifs préférentiels.

VRAI et FAUX

« Il est vrai que les tarifs négociés n’apparaissent pas sur les sites de réservation publics. Mais l’innovation tecnologique vient au secours des entreprises, avec une solution Cloud intégrée, les collaborateurs peuvent directement bénéficier des remises d’entreprises sur les plateformes de réservation des fournisseurs partenaires de la solution.


 

Les solutions technologiques existantes ne font qu’ajouter aux problèmes liés à l’open booking au lieu de favoriser les programmes gérés par l’entreprise

FAUX

« Les nouvelles technologies innovantes permettent aujourd’hui de travailler de manière complémentaire avec les programmes gérés par l’entreprise. Ces nouvelles solutions offrent la possibilité de :
  • Suivre et protéger les collaborateurs
  • Effectuer le suivi des tarifs préférentiels
  • Obtenir plus de données sur les dépenses et donc davantage de contrôle sur les réservations en open booking
  • Prendre contact avec plus de prestataires et vendeurs de solutions de niche grâce à un réseau de partenaires »

 

Les propos exprimés ici par Concur n'engage pas la responsabilité de la rédaction de Déplacementspros.