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La note de frais, grand terrain de bataille pour 2011


En quelques mois, même si la problématique existe depuis des années, la gestion de la note de frais est devenue un enjeu de taille pour les entreprises. Son intégration au circuit économique de la société, sa dématérialisation, sa gestion par les voyageurs eux-mêmes, les politiques de remboursement et même la répartition budgétaire attribuée aux voyageurs sont autant d'éléments étudiés de plus en plus finement par les entreprises. Depuis quelques mois, les études fleurissent sur le sujet et les Travel managers comme les acheteurs avouent que la problématique est à la une de leurs objectifs professionnels pour 2011.



Rien n'est plus complexe que la note de frais. Elle est censée couvrir l'ensemble des dépenses annexes associées à un déplacement professionnel. On pourrait raisonnablement imaginer qu'il est plus ou moins facile de la gérer tant on connaît les grandes lignes des engagements financiers payés par les voyageurs, le plus souvent en liquide ou avec une carte de crédit personnelle. Un taxi, un repas, un café à l'aéroport voire même quelques services annexes secondaires pendant un voyage, a priori on a assez précisément défini la nature des dépenses. De quoi aisément les informatiser, les automatiser. Et pourtant, s'il est facile en France, avec un abonnement taxi par exemple, de mesurer la consommation réelle des courses effectuées dans une grande ville, il n'en va pas de même pour la restauration où il n'existe pas de cartes d'abonnements internationales ! Et la note de frais n'est pas seulement une longue liste en devises ou en euros couchées sur le papier, c'est une composante du déplacement indispensable pour en calculer le coût global. La comptabilité analytique qui impose de répartir les dépenses sur les différents projets menés dans l'entreprise conduit à une rigueur de plus en plus stricte qui vient se rajouter au travail déjà engagé par les voyageurs d'affaires lors de leur déplacement. De là à dire que c'est un pensum, il n'y a qu'un pas!

Du côté de l'entreprise, les enjeux sont pourtant de taille. La mise en musique de la note de frais dans une grande entreprise ne peut se faire sans une partition structurée, des process analysés et des contraintes imposées aux voyageurs qui, seules, vont permettre un suivi en temps réel des dépenses engagées. Le suivi économique, mais aussi l'application de la politique voyages de l'entreprise. Voilà donc le travail à mettre en place si ce n'est pas déjà fait. D'un côté la gestion, de l'autre la communication, pour obtenir l'adhésion du voyageur. Si l'ensemble paraît assez simple, son intégration dans la chaîne du voyage se révèle assez complexe. Autant le dire, le chantier est d'envergure: aujourd'hui, presque la moitié des voyageurs d'affaires remplissent encore leur "frais de mission" sur papier. A l'heure du numérique, on voit les marges de progression!

Marc Dandreau

Mercredi 17 Novembre 2010


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