Pour réduire vos coûts, pensez au paiement !

La carte logée reste la solution la plus simple pour mettre les dépenses de la commodité voyages sous contrôle mais les avantages ne s’arrêtent pas au simple paiement des prestations

Les cartes logées, cartes virtuelles et cartes corporate simplifient le travail de gestion des voyages des sociétés de toutes tailles. Malheureusement, trop peu de décideurs utilisent la carte logée pour autre chose que le paiement des titres de transport aérien et pour obtenir ce qu’ils n’ont pas de leurs TMCs (le pluriel a dans ce cas son importance) ou bien des compagnies à savoir, un reporting qui tient la route. Pourtant, les avantages que peuvent présenter les émetteurs de ses cartes sont beaucoup plus nombreux et vont bien au-delà du simple moyen de paiement comme le souligne justement Marie Auzanneau dans le blog et les différentes publications d’Airplus, l’acteur majeur de la centralisation des frais de déplacements professionnels.

Travel Planet, la TMC qui axe ses développements sur l’efficience et l’efficacité du le pilotage des dépenses de déplacements, prend en charge le volet finance et offre une solution clé en main qui permet d’optimiser et de décharger les décideurs de la problématique des flux financiers.

De nombreuses solutions

Les solutions permettant de générer des économies directes et indirectes sont nombreuses. La technologie et les habitudes chamboulent beaucoup de paramètres touchant aux paiements des prestations. Or tout le monde sait que c’est dans l’innovation que se cache la performance économique et technique des contrats car, seule l’innovation permet d’atteindre des objectifs qui ne l’étaient pas jusqu’à présent.

En termes d’achat et de finance, il est pourtant très rare de voir un appel d’offre sur ce volet « paiement ». Idem dans les appels d’offre agence qui peinent à couvrir cette partie. Or, c’est une erreur majeure car cela ne permet pas aux organisations de capter les gains immatériels qu’une solution globale de paiement et de traitement des dépenses peut apporter. Raccourcir les flux de traitement, de remboursement, simplifier le circuit d’intégration dans la comptabilité des frais de voyages est sans nul doute le moyen le plus efficace de générer des économies supérieures à 10% !

Ne pas considérer le paiement à sa juste valeur peut mettre en péril une stratégie d'économie

L’intégration manuelle dans la comptabilité de l’entreprise des frais de déplacement est souvent, en plus d’être chronophage, une source d’erreur. La multiplicité des fournisseurs décuple de façon exponentielle le nombre de d’écritures à réconcilier pour obtenir un reporting digne de ce nom et fiable. Bref, celui qui ne reconsidère pas le moyen de paiement inflige à son organisation une souffrance inutile et s’expose à des risques tels que la fraude, l’approximation des dépenses, l’impossibilité de refacturation au client… Il agit alors en mode réactif voir curatif et non en mode proactif. Or c’est ce dernier qui permet le meilleur contrôle des dépenses.

Considérer le paiement des prestations de voyage est donc une des briques qui permet d’optimiser largement le temps à faire autre chose que de voyager. Cette brique est pour moi essentielle et constitue peut-être même la clé de voûte d’un programme voyage. Alors pensez-y lors de votre prochaine réflexion sur l’optimisation des frais de déplacement ou lors de votre prochain appel d’offre.

Yann LE GOFF

Et vous, quel est votre niveau de connaissance sur ces différentes cartes ? Répondez à notre petit sondage situé dans la partie droite de notre site.