HRS France et AirPlus préconisent le paiement centralisé

Centralisation des moyens de paiement

HRS France et AirPlus dévoilent leur « Livre blanc » afin d'aider les entreprises dans leur politique voyage, notamment pour la gestion du paiement. Les 2 sociétés se sont basées avant tout sur les tendances actuelles du voyage d’affaires.

Pour ce faire, les 2 sociétés se fient avant tout aux tendances actuelles, constat établi avec des chiffres provenant de nombreuses études réalisées par diverses organisations du secteur du voyage. Le premier chiffre énoncé est le degré d’appréciation du voyage d’affaires par les voyageurs d’affaires, qui est de 93 %. Dans le secteur de l'hôtellerie, 86 % des sondés disent tenir compte des avis clients en ligne avant de réserver et 66 % adhèrent à un programme de fidélité pour obtenir des avantages. HRS et AirPlus rappellent également que les voyageurs d’affaires vivent avec leur temps, 85 % d’entre eux ayant recours aux applications mobiles, principalement pour rechercher des informations sur leur voyage, faire des réservations et gérer leurs notes de frais. Au sujet du type d’hébergements privilégiés, les chaînes hôtelières concernent 50 % des réservations par des voyageurs d’affaires, quand 20 % d’entre eux choisissent des hôtels indépendants. La sélection de l’hôtel se fait à 80 % proche du lieu où doivent se rendre les voyageurs pour travailler. Si le voyageur hésite entre plusieurs hôtels, il va principalement (71 %) choisir celui où l’accès au wifi est le plus rapide, quand 45 % font leur choix en fonction de la proximité des transports et 34 % privilégient les hôtels proposant un parking privé. 

HRS et AirPlus se sont également intéressées aux politiques de voyage actuelles des entreprises et rappellent avant toute chose que 40 % d’entre elles ne facilitent pas le paiement des frais de voyages. Côté entreprises, 23 % d’entre elles pratiquent une politique voyages stricte et ne laissent pas le choix aux voyageurs et 43 % ne proposent à leurs employés qu’un choix limité. Enfin, les 2 sociétés rapportent que 45 % des entreprises atteignent un taux d’application de leur politique voyages supérieur à 70 %. 

Dans la suite du Livre blanc, HRS France et AirPlus établissent des points clés pour aider les entreprises à mettre en place des "dépenses hôtelières efficaces". Les 2 sociétés rapportent que répondre aux attentes des voyageurs est pour une entreprise "un atout" et que faire respecter sa politique voyages est une "nécessité". Le Livre blanc encourage également à une automatisation de différents processus, tels que les notes de frais. Au sujet du paiement des voyages, les entreprises sont invitées à adopter un système de paiement centralisé, notamment via une carte logée ou une carte virtuelle. Selon une étude d’AirPlus, 81 % des managers de voyages d’affaires pensent que c’est une manière de "faciliter la consolidation des données voyages et d’assurer le confort des voyageurs", 76 % pensent que cela permet de "renforcer la transparence des coûts" et 71 % pensent que cela permet "d’améliorer la qualité des données". D’une manière générale, cette solution de paiement permet à une entreprise de mieux suivre les dépenses liées au voyage. Autre atout : la possibilité d’y intégrer des prestations d’assurance et d’assistance lors des déplacements professionnels. Les managers de voyages d’affaires pourront également, avec la solution de paiement centralisé, réaliser des analyses sur les dépenses effectuées en fonction des pays ou des chaînes hôtelières, par exemple. En disposant de données sur les tarifs, les managers pourront négocier certains tarifs avec les fournisseurs, permettant aux entreprises de faire des économies (voir le tableau en haut de l'article). Plus généralement, le paiement centralisé permettra aussi un gain de temps, aussi bien pour les voyageurs que pour les entreprises. 

Le « Livre blanc » de HRS et AirPlus peut être demandé sur ce lien.  

RS