Est-ce que tout le monde triche avec les notes de frais ?

Laurent Lassure, Product marketing manager chez Cegid Notilus, rappelle que les "petits arrangements" avec les notes de frais, parfois considérés comme une compensation par les salariés, ne sont rien moins que de la fraude.

La fraude aux notes de frais est un adversaire insidieux qui grignote les bénéfices annuels des entreprises, parfois jusqu'à 5% selon l'Association of Certified Fraud Examiners (ACFE). Ce fléau, souvent sous-estimé, peut pourtant coûter cher, non seulement en pertes financières directes mais aussi en impactant négativement la culture et la confiance en entreprise.

Près de 2 salariés sur 3 avouent avoir déjà joué avec les limites fixées par leur entreprise en ce qui concerne les notes de frais. La moitié estime cela acceptable au regard des montants, voire légitime, pour les dédommager d’un salaire jugé trop bas ou en compensation du temps passé en déplacement professionnel.

Ces actes de malversation prennent forme à travers des indemnités kilométriques gonflées, des justificatifs falsifiés, des surclassements indus, des invitations croisées, etc. La ruse est parfois simple, parfois complexe, mais toujours coûteuse. Et si l'argent est roi, la confiance est reine. Lorsqu'elle est brisée, c'est toute la culture d'entreprise qui peut en pâtir, sans parler du climat de travail entre collègues où l’injustice sera manifeste.

Le jeu n’est pourtant pas sans risque, tant pour le collaborateur que pour l’entreprise. La jurisprudence s’est prononcée plusieurs fois sur des cas de fraudes aux notes de frais, et a reconnu que cette pratique constituait une faute grave pour le salarié. Au-delà de la perte financière, la société, quant à elle, risque un redressement de l’URSSAF ou de l’administration fiscale si elle a laissé passer (intentionnellement ou non) des fraudes sur frais.

Face à cette menace silencieuse, la technologie moderne offre un arsenal de défense. Des solutions logicielles avancées scrutent chaque note de frais avec une précision redoutable, identifiant les anomalies et les tendances suspectes. Les retours sur investissement de solutions comme Cegid Notilus sont souvent impressionnants en mettant simplement en exergue les dépenses en doublons ou les comportements anormaux (frais ayant eu lieu le weekend ou pendant les congés, etc.). Ce qui fait drastiquement baisser la fraude qu’une étude PwC estimait à près de 700 € par an/salarié.

La prévention passe avant tout par une politique claire et des formations régulières sur les bonnes pratiques en matière de dépenses professionnelles. Quand ces politiques sont définies, alors les outils vont permettre de s’assurer du respect des règles, limitant ainsi la fréquence des audits internes et automatisant les vérifications croisées pour dissuader les fraudeurs potentiels et renforcer une culture d'entreprise basée sur l'éthique.

En définitive, la fraude aux notes de frais n'est pas une fatalité. Elle peut être combattue efficacement par une combinaison de vigilance, d'éducation et de technologie. C'est l'affaire de tous : DAF, travel managers, direction des achats, DRH doivent œuvrer ensemble pour ériger des barrières solides contre ce fléau. Car une entreprise qui veille à l'intégrité de ses processus est une entreprise qui se positionne pour la réussite à long terme, tant sur le plan financier que moral.