Les notes de frais ont beaucoup évolué au cours des années. Afin de rester compétitif sur ce secteur, DIMO Software - dont le domaine de la gestion des voyages et frais professionnels représente entre 30 et 40% de l'activité globale - améliore en permanence sa solution Notilus. La mobilité, l'international et l'amélioration des outils d’aide à la décision sont les «dossiers chauds» de l'entreprise. Rencontre avec Gilles Bobichon, Directeur Activité DIMO Software.
Dimo, c'est l'une des marques les plus connues des acheteurs et travel managers et le succès constant de son rendez-vous annuel le prouve. Son outil Notilus représente aujourd'hui 1.500 clients (2 millions d’utilisateurs), aussi bien dans les domaines privés que publics. La clientèle est majoritairement en France mais son activité internationale atteint les 20% grâce à ses implantations (dans 83 pays), ses clients étrangers et ses clients français qui ont une activité hors de l'Hexagone.
DéplacementsPros.com : Quels sont les nouveaux process mis en place par Notilus ?
Gilles Bobichon : Nous travaillons sur l’amélioration et l’évolution de notre approche de la mobilité. Début Mai 2016, nous avons sorti la version V2016 de Notilus. Nous avons accentué nos efforts sur l’application mobile (Notilus Mobility), en adéquation avec notre philosophie de "n’importe où, n’importe quand". Cette nouvelle version accroît la visibilité du manager sur les demandes de voyages et des dépenses via son smartphone ou tablette. Libre à lui de valider ou de refuser directement, toujours depuis son mobile.
La législation, la fiscalité et l'international sont aussi au cœur de notre réflexion. Nous devons, en effet, veiller en permanence à mettre en conformité Notilus vis-à-vis des lois françaises et celles d’autres pays. C'est un travail ambitieux qui demande des évolutions permanentes. Il n'est pas évident de traiter des législations si hétérogènes tout en veillant à proposer un outil au fonctionnement simple. Notre objectif, c'est qu'un client puisse traiter aussi facilement ses frais qu'il soit en Belgique, aux États-Unis, en Australie ou en Espagne, et ce quelles que soient les contingences locales.
Par ailleurs, Notilus aide également au quotidien de plus en plus d’entreprises dans la gestion du dispositif de la loi Xavier Bertrand, lié aux remboursements de frais au travers de la reconnaissance détaillée des personnels de santé.
La législation, la fiscalité et l'international sont aussi au cœur de notre réflexion. Nous devons, en effet, veiller en permanence à mettre en conformité Notilus vis-à-vis des lois françaises et celles d’autres pays. C'est un travail ambitieux qui demande des évolutions permanentes. Il n'est pas évident de traiter des législations si hétérogènes tout en veillant à proposer un outil au fonctionnement simple. Notre objectif, c'est qu'un client puisse traiter aussi facilement ses frais qu'il soit en Belgique, aux États-Unis, en Australie ou en Espagne, et ce quelles que soient les contingences locales.
Par ailleurs, Notilus aide également au quotidien de plus en plus d’entreprises dans la gestion du dispositif de la loi Xavier Bertrand, lié aux remboursements de frais au travers de la reconnaissance détaillée des personnels de santé.
DéplacementsPros.com : Les nouvelles technologies, c'est un domaine clé pour les notes de frais ?
Gilles Bobichon : La mobilité est une forte demande des clients avec qui nous collaborons conjointement sur ce sujet. Notilus permet par exemple de traiter les notes de frais en utilisant les smartphones et les tablettes. Les collaborateurs peuvent valider une note, la constituer en y associant la photo du justificatif ou encore traiter les éléments liés aux cartes affaires depuis leurs appareils mobiles. La solution prend en compte les règles de remboursement simples et/ou complexes aussi bien en mode connecté que déconnecté. Le but recherché est la dématérialisation des pièces justificatives, c'est une autre demande importante des entreprises actuellement. Notre volonté est de pouvoir proposer un process en mobilité de A à Z offrant plus de liberté aux voyageurs mais également aux contrôleurs.
Les tableaux de bord et les outils d'aide à la décision sont le troisième sujet important pour nous. Les clients demandent de plus en plus d'avoir accès à l’intégralité des données. Nous revoyons donc constamment le process du reporting et ses outils afin d'être à la pointe de la technologie et de proposer à nos clients des analyses directes et dynamiques. L'entreprise peut choisir de travailler avec des reports standards ou bien des analyses customisées en fonction de ses besoins.
Devant l’évolution technologique permanente, notre but est d’être une aide incontournable pour nos clients afin qu’il se consacre à l’essentiel : leur métier.
Les tableaux de bord et les outils d'aide à la décision sont le troisième sujet important pour nous. Les clients demandent de plus en plus d'avoir accès à l’intégralité des données. Nous revoyons donc constamment le process du reporting et ses outils afin d'être à la pointe de la technologie et de proposer à nos clients des analyses directes et dynamiques. L'entreprise peut choisir de travailler avec des reports standards ou bien des analyses customisées en fonction de ses besoins.
Devant l’évolution technologique permanente, notre but est d’être une aide incontournable pour nos clients afin qu’il se consacre à l’essentiel : leur métier.
DéplacementsPros.com : Les nouveaux moyens de paiement comme Apple Pay vont-ils changer le visage du secteur des notes de frais ?
Gilles Bobichon : Ils n'ont pas encore changé la donne mais ils le feront probablement dans peu de temps. Les process en place aujourd'hui ne seront plus les mêmes, demain. Il ne faut pas être effrayé par cette évolution. Nous en avons déjà connu plusieurs par le passé: la conception des notes de frais est passée du papier à l'informatique, d'une informatique classique à une informatique libérée puis enfin d'une informatique libérée à la mobilité. Maintenant, nous allons vers plus d'automatisation. C'est une évolution naturelle des services et de la technologie qui servira un même but : simplifier la gestion des voyages et des frais professionnels.
DéplacementsPros.com : Quels sont vos prochains projets de développement pour Notilus ?
Gilles Bobichon : Des nouveautés sont en préparation. Elles tourneront autour de la dématérialisation (au sens large) et les nouveaux services mis à la disposition dans Notilus pour tout ce qui a trait à la réservation de voyages. Nouveautés toujours en phase avec notre philosophie du «vivez vos déplacements autrement…» s’articulant autour de la simplicité, la liberté et la mobilité. Mais il est encore un peu tôt pour en parler …
DéplacementsPros.com : La réservation de voyage est également un point de développement de Notilus ?
Gilles Bobichon : Notre activité des notes de frais est très développée mais nous sommes également présents en amont du déplacement. Depuis deux ans, nous travaillons donc pour qu'il soit possible d'organiser un déplacement par le biais de Notilus avec les outils de réservation en ligne fournis par l'agence ou ceux des prestataires de service. Nous proposons par exemple de l'hôtellerie ou de la location de voiture. C'est un sujet qui bouge beaucoup pour nous et qui répond à un besoin de nos clients. Les sociétés veulent avoir une approche plus libre de leurs déplacements et process d'achats.
Entretien réalisé par Sophie Raffin.
Entretien réalisé par Sophie Raffin.
