Une entreprise sur deux ne demande pas de justificatif pour les frais kilométriques

Les notes de frais kilométriques ne semblent pas faire l'objet d'un contrôle très serré des entreprises. Une étude de SAP Concur, menée auprès de 1 130 responsables européens de la validation des frais kilométriques, révèle que dans 50% des cas aucun justificatif n'est demandé aux collaborateurs.

Selon la dernière étude de SAP Concur, plus de la moitié des employés européens chargés de l'approbation des notes de frais (56%) déclarent ne demander de justificatif que rarement, voire jamais, lors du processus de validation. Seuls 13% vérifient souvent l'exactitude des déclarations et 30% de temps en temps.

Cette absence de vérification ne semble pas reposer sur une confiance aveugle dans les collaborateurs puisque seulement 29% des personnes interrogées indiquent croire en l'exactitude des notes de frais kilométriques présentées.

Les données de SAP Concur révèlent également que, l'an passé, le voyageur d'affaires européen a déclaré en moyenne 3 183 km. Concernant le contrôle sur ce budget, 27% des valideurs analysent souvent les déclarations kilométriques, 39% de temps en temps et 26% rarement. Par ailleurs, deux tiers (65%) des participants déclarent que leurs employés peuvent soumettre jusqu'à 50 demandes de remboursement par semaine. Le fournisseur mondial de solutions dédiées à la gestion des déplacements et frais professionnels estime "non seulement les entreprises remboursent potentiellement trop, mais elles s'exposent également à la fraude".

De plus, à l’heure du Cloud, encore 83% des société ont recours à des processus papier. Ces processus manuels obsolètes ont un impact sur la rentabilité de l’entreprise, puisque 75% des salariés effectuent leurs déclarations sur leur temps de travail, et seulement 16% sont en mesure d'envoyer une note de frais kilométriques en moins de 24 heures. Le processus prend entre un et six jours pour 58% des participants et une semaine pour 15% d'entre eux.