Le pouvoir insoupçonné du DAF

Faire le bon choix en achat est complexe

Élément clé des comités exécutifs, le directeur administratif et financier chapeaute souvent la fonction achat dans les entreprises de taille intermédiaire. Dans les grandes entreprises, il est souvent le meilleur support des achats dits indirects qui touchent directement la rentabilité de l'entreprise. Le convaincre du bien-fondé d'une stratégie est donc capital pour avoir son support et accélérer l'implémentation de vos solutions que vous soyez acheteur ou prestataire.

Présenter un projet d’achat ou de travel management (changement d’outil en ligne, d’agence ou même, changement de procédure) devant un comité de direction se prépare. Vous devez considérer que vous n’aurez qu’une seule et unique chance de voir votre projet approuvé. Il faut donc convaincre ce comité et surtout le DAF (directeur administratif et financier) qui est la personne la plus influente, car c’est l’œil critique du comité généralement suivi par le président-directeur général. Or ce décideur est souvent pollué par des publications commerciales provenant d’acteurs puissants, mais pas forcément efficients. Vous devrez donc déployer des trésors d’ingéniosité pour faire valoir votre point de vue. Voici un outil vous permettant d’organiser votre « pitch ». Il s’appelle le 666 (6 planches contenant pas plus de 6 lignes comprenant elles-mêmes pas plus de 6 mots) et dure une vingtaine de minutes. C’est une technique terriblement efficace !

Clarifiez de façon synthétique et factuelle les raisons qui justifient la mise en place du projet. Il y a généralement deux vecteurs. Le premier consiste à améliorer la productivité (classique : on attire l’attention de décideurs, car on touche aux ressources et aux revenus de l’entreprise). Le second est généralement lié au besoin de réagir face à des événements spécifiques : modification du circuit de distribution, flexibilité des outils, version des outils, adéquation des performances agence par rapport aux engagements de service (SLA), changement d’actionnariat d’un éditeur, configuration devenue obsolète par rapport aux évolutions du marché…

Embarquez : Votre Comité de direction doit s’identifier dans votre démarche, même s’il ne sera pas le principal utilisateur de votre solution. Appuyez vos dires sur les résultats tangibles (un audit interne auprès des différents services par exemple). N’hésitez pas à produire un test de performance des meilleures pratiques voir, des capacités des acteurs majeurs et de ceux qui communiquent régulièrement sur des sujets technico-commerciaux (ce point ne devra pas vous affranchir du RFI/RFQ !). Cela ne fera que renforcer l’argumentaire de votre projet, car il prouvera votre maîtrise et votre vue panoramique du marché. Démontrez très concrètement que les solutions utilisées sont mal adaptées aux enjeux métiers (lenteur, manque de fiabilité, saisie complexe, fonctionnalités insuffisantes, etc.). Suscitez l’empathie du comité de direction à l’égard des usagers. 

Il est toujours possible d'utiliser un exemple, mais attention à ne pas tomber dans le mélodrame… Soyez, une fois de plus, factuel et surtout bref et neutre. Faites le récit du traitement d’un déplacement et de son parcours dans le système de traitement existant (SBT, Offline, note de frais…). Déroulez le fil des erreurs et des pertes de temps auxquelles les équipes sont confrontées depuis la préparation du déplacement jusqu’à la note de frais (voir la récupération de la TVA, la remontée des informations dans l’ERP…).

Résumez la situation actuelle en vous appuyant sur des éléments factuels et chiffrés. Combien de temps les collaborateurs passent-ils en moyenne sur des tâches sans valeur ajoutée ? Quelles pertes d’argent ces activités chronophages induisent-elles pour l’entreprise ? Bref, appuyez là où ça fait mal ! À la fin de votre démonstration, il doit désormais être clair pour vos interlocuteurs que la situation que vous venez de décrire ne peut plus durer. Cette troisième diapositive doit être brève et appuyer les éléments introduits par la diapositive 2. Idéalement, présentez votre analyse sous la forme d’un FFOM (divisez la diapositive en 4 cases [Forces, faiblesses, possibilités & menaces] et listez les éléments dans chacune de ces cases).

Présentez au comité de direction un projet mature. Prouvez que vous savez déjà où vous voulez aller. Listez vos recommandations principales qui devront être réalistes et claires. Identifiez les principaux enjeux pour chacun des services. Évaluez les gains de temps et les étapes qui pourraient être automatisées, voire supprimées. Proposez un ordre de priorisation des tâches pour la mise en place du projet, en fonction des constats que vous aurez tirés des deux précédentes diapositives.

Montrez l’architecture de votre projet. Pour ce faire, divisez cette diapositive en 4 lignes montrant les chapitres suivants :

  • Planification : Fixez les objectifs, définissez les stratégies, établissez des plans pour coordonner les activités
  • Organisation : Déterminez les activités de l’équipe projet, la manière dont celles-ci seront réalisées et par qui elles le seront
  • Direction : Qui dirigera et motivera toutes les parties impliquées. Qui arbitrera les conflits?
  • Contrôle : Quelle sera la façon dont les activités seront contrôlées (afin de s’assurer qu’elles sont effectuées comme prévu dans le plan)

Exprimez vos besoins de base, et surtout montrez le planning de votre projet, engagez-vous sur le résultat attendu (durée, coût, engagement des collaborateurs, des fournisseurs…). Et, bien entendu, demandez le feu vert et le support inconditionnel !

Amis vendeurs, cette technique du 666 peut également être utilisée par vous, car elle permet une approche synthétique et factuelle auprès des acheteurs. Mais quoiqu’il en soit, n’oubliez jamais que PowerPoint est un outil de présentation et non un outil de communication. Celui qui communique, c’est vous et vous seul. Ne l’oubliez jamais. Votre valeur n’en sera que plus reconnue.