Lorsqu'on part en déplacement professionnel, on se fait généralement rembourser une note de taxi, une addition du restaurant, parfois les verres pris avec un collaborateur ou un client. Mais, certains employés donnent des factures beaucoup plus étonnantes. Le fournisseur de solutions de gestion des dépenses américain Certify a analysé les notes de frais de ses clients entre 2013 et 2018 pour établir la liste des demandes de remboursement les plus folles.
Les travels managers et les comptables sont parfois amenés à valider (ou non) des notes de frais salées mais il est peu probable qu'ils aient vu passer une facture de 800 dollars pour un crane humain. Pourtant ça été le cas pour l'un de leurs collègues en 2013... et il l'a validée.
Le contexte de cet achat étonnant toutefois aide à comprendre son feu vert : l'employé l'avait acheté pour une expérience médicale.
Mais toutes les demandes, même expliquées, ne sont pas toujours acceptées et/ou acceptables. Par exemple, en 2017 une entreprise a refusé de financer le vol en hélicoptère commandé par un employé pour se rendre à son rendez-vous avec un client. La facture était tout de même de 6500 dollars !
Certains voyageurs d'affaires connaissent des déplacements pros mouvementés, et veulent faire payer les frais à leur société. Cette année, un collaborateur a ainsi présenté à son entreprise une note de 10 000 dollars. Cette somme comprenait la facture de l’hôtel pour les nuitées passées mais aussi la réparation d'un trou fait dans le mur ainsi que les frais de rebooking du vol manqué car le salarié avait passé la nuit en prison. Le remboursement n'a pas été approuvé.
D'autres entreprises se montrent parfois très compréhensives avec leurs salariés. Une société s'est acquittée des 150 dollars de frais de fourrière de son employé qui s'était mal garé afin de se rendre à un rendez-vous très important. Une PME a, de son côté, remboursé la somme versée par un collaborateur pour les tickets d'un concert de Cher (125 dollars).
Certify estime "A juste titre, certains achats sont carrément scandaleux, alors que d’autres ont beaucoup de sens lorsque l’employé explique le contexte". La société américaine ajoute "Le contexte est un élément essentiel du processus de reporting des dépenses. Cela ajoute de l'empathie en donnant aux salariés une opportunité de donner des raisons pour expliquer pourquoi et comment la dépense constituait une valeur ajoutée pour l'entreprise. Cette communication à double sens entre voyageur d'affaires et approbateur peut considérablement améliorer le bonheur des employés".
Le contexte de cet achat étonnant toutefois aide à comprendre son feu vert : l'employé l'avait acheté pour une expérience médicale.
Mais toutes les demandes, même expliquées, ne sont pas toujours acceptées et/ou acceptables. Par exemple, en 2017 une entreprise a refusé de financer le vol en hélicoptère commandé par un employé pour se rendre à son rendez-vous avec un client. La facture était tout de même de 6500 dollars !
Certains voyageurs d'affaires connaissent des déplacements pros mouvementés, et veulent faire payer les frais à leur société. Cette année, un collaborateur a ainsi présenté à son entreprise une note de 10 000 dollars. Cette somme comprenait la facture de l’hôtel pour les nuitées passées mais aussi la réparation d'un trou fait dans le mur ainsi que les frais de rebooking du vol manqué car le salarié avait passé la nuit en prison. Le remboursement n'a pas été approuvé.
D'autres entreprises se montrent parfois très compréhensives avec leurs salariés. Une société s'est acquittée des 150 dollars de frais de fourrière de son employé qui s'était mal garé afin de se rendre à un rendez-vous très important. Une PME a, de son côté, remboursé la somme versée par un collaborateur pour les tickets d'un concert de Cher (125 dollars).
Certify estime "A juste titre, certains achats sont carrément scandaleux, alors que d’autres ont beaucoup de sens lorsque l’employé explique le contexte". La société américaine ajoute "Le contexte est un élément essentiel du processus de reporting des dépenses. Cela ajoute de l'empathie en donnant aux salariés une opportunité de donner des raisons pour expliquer pourquoi et comment la dépense constituait une valeur ajoutée pour l'entreprise. Cette communication à double sens entre voyageur d'affaires et approbateur peut considérablement améliorer le bonheur des employés".
