Mice dans l’entreprise (4/5) : des prestataires à foison

Qui sont aujourd’hui les principaux prestataires des entreprises sur le segment Mice ? Éléments de réponse.

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La grande majorité des événements sont gérés directement par l’entreprise. Passer par un intermédiaire n’intervient que pour 10% à 20% des événements, selon des études. Le plus souvent pour des opérations de grande taille. Mais le recours aux outils de réservation en ligne ou à des venue finders ne sont pas considérés comme une externalisation de la gestion d’un événement Mice…

Les raisons qui poussent les entreprises à sous-traiter la gestion d’un événement sont multiples. Une étude menée par Corpo’Events en 2017 note ainsi que 65% d’entre elles l’expliquent par un gain de temps, 56% par le professionnalisme et l’expertise des organisateurs, et 54% du fait du grand nombre de participants.

Comment aujourd’hui les entreprises gèrent-elles leur relation avec les prestataires Mice? Une étude menée cette année par l’AFTM révèle que «la moitié des entreprises n’ont aucun contrat ni outil mis en place pour gérer cette dépense, que 30 % ont des contrats cadres avec des agences événementielles référencées, 12 % ont une politique Mice et 8 % font appel à un ou plusieurs venue finders».

On est loin, sur le Mice, des 90% d’entreprises ayant mis en place une politique Travel. «Nous sommes sous contrat-cadre avec 19 entreprises du CAC 40. Une seule d’entre elles a mise en place une politique Mice» constatait Yohann Metayer-Claret, directeur général de l’agence événementielle Ideal Meetings & Events, au cours d’une table ronde organisée dans le cadre du dernier salon IFTM Top Résa. Mais mettre en place une telle politique ne semble pas si simple. «Il faut d’abord identifier les relais d’économies, étudier le panel de fournisseurs, faire l’historique de l’optimisation des dépenses, regarder la politique de changement…Si l’on ne veut pas qu’elle soit perçu comme très rigide, il faut donner du sens à sa politique Mice».

«Peu d’entreprises se sont engagées dans une telle démarche», confirme Agnès Benveniste, directrice France et Bénélux d’Amex Meetings & Events. Celles qui ont franchi le pas sont souvent des acteurs de l’industrie pharmaceutique. Elles maîtrisent leurs dépenses bien souvent en raison de règles et d’obligations. Certaines en la matière sont très matures, ayant consolidé l’ensemble de leurs événements auprès d’un, deux ou trois acteurs, ce qui leur offre une grande visibilité sur cette dépense».

Pas simple pourtant de réduire le nombre de prestataires auxquels ont recours les entreprises. D’autant que l’événementiel corporate attire une multitude d’acteurs, à même de répondre à des demandes très différentes : agences événementielles, représentants d’agences réceptives (DMC), organisateurs Professionnels de Congrès (OPC)… Les TMC, grandes et moins grandes, ont créé des départements Mice. On peut ainsi citer Amex Meetings & Event, CWT Meetings & Events ou Frequent Flyer Travel Events. Une OTA telle Expedia a conçu un moteur de réservation dédié au Mice. Les professionnels de l’hôtellerie ne manquent non plus de courtiser les entreprises. HRS, par exemple, dispose d’un département Mice. Accor, doté du site monmeeting.com, structure pour sa part son activité Meetings & Events aujourd’hui davantage autour de ses marques haut de gamme et de luxe.

L’un des phénomènes majeurs du moment est l’évolution de l’offre des venue-finders, ces spécialistes concentrant leur expertise dans la sélection et la recommandation des lieux les mieux adaptés à la réception d’un événement. Parmi ces venue-finders ayant fait évoluer récemment leur modèle, on peut en citer au moins trois :

. Privateaser est positionné sur le btob depuis le rachat cet été de Bizmeeting. Ce dernier était spécialiste de la location de lieux et de prestations pour des événements. L’entreprise a récemment lancé Privateaser for Business, un meeting booking tool destiné au marché du Mice, incluant reportings en ligne, facturation centralisée, tarifs préférentiels, voire équipe d’accompagnement dédiée.

. Bird Office a aussi fait évoluer son offre depuis sa création en 2013. A l’origine le «AirBnB du bureau», l’entreprise s’est orientée vers un service online permettant aux grands comptes de centraliser l’intégralité de leurs besoins dans l’événementiel. Bird Office joue aussi un rôle de conseil et d’expert auprès des directions achat des entreprises, sur le segment Mice.

. Kactus, à l’origine plateforme de recherche et de réservation de lieux pour tous les événements d’entreprise, a lancé récemment Kactus Corporate, «la toute première plateforme digitale de pilotage des dépenses Mice à destination des directions achats». Cet outil permet aux entreprises de visualiser toutes leurs dépenses événementielles depuis un seul et même endroit, et de les piloter grâce à un accès administrateur. On notera aussi que Kactus dispose d’une vingtaine d’experts événementiels, chacun d’eux étant dédié à un secteur d’activité, le luxe, la pharmacie…

Kactus, Bird Office, Privateaser… la concurrence est rude. «Bien sûr que nous nous challengeons entre nous. Mais certains de nos clients sont fidèles et ne travaillent qu’avec nous, constate Hélène Môme, responsable Communication et Événementiel chez Kactus. Les venue-finders, poursuit-elle, n’ont pas vocation à répondre à toutes les demandes Mice, et notamment pas à se placer sur le terrain des agences événementielles».

Agnès Benveniste voit davantage une TMC telle Amex M&E jouer la carte du «one-stop shopping» et gérer à terme l’ensemble de la chaîne, du transport au lieu événementiel, en passant par la logistique, la facturation, le paiement, la réconciliation et le retour sur investissement. Beaucoup ne l’entendront pas de cette oreille…

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